نصائح حول كيف تكون أكثر كفاءة
بالنسبة إلى الاستراتيجيات الإضافية ، راجع نصائح إدارة الوقت ونصائح موازنة العمل والحياة .
كيف تعمل الذكية وتكون أكثر كفاءة
يعد استخدام الوقت بشكل أكثر فاعلية مهارة مهمة يمكن أن يتعلمها كل شخص من موظف الاستقبال إلى الشريك المسؤول.
يمكن أن يؤدي اعتماد المزيج الصحيح من ممارسات إدارة الوقت إلى تقليل الضغط وتوفير ما يصل إلى ساعة في اليوم. فيما يلي تسعة تلميحات حول كيفية العمل بذكاء وكفاءة أكبر.
1. استخدام التكنولوجيا للحصول على المنظمة. لا يمكن أن تكون أنت الأكثر إنتاجية إذا كنت غير منظم ومحاطة بفوضى. تخلص من تلك الأكوام العشوائية من الأوراق والملاحظات اللاصقة واستخدم نظام إيداع إلكتروني بسيط. هناك العديد من البرامج التي يمكن أن تساعدك على تنظيم مجموعة واسعة من تفاصيل العملاء والمنتجات ، مما يتيح الوصول السريع والسهل. أيضا ، اعتماد برنامج جدولة الشخصية التي تسمح لك بالاحتفاظ بالتقويم ، وقوائم المهام ، وخطط العمل ودليل جهات الاتصال.
2. مجموعة الرسائل الواردة. إن التحقق من بريدك الإلكتروني ، والبريد الصوتي ، والرسائل الأخرى ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى ، لا يؤدي إلا إلى مقاطعة القطار وتفاقم الإنتاجية ، خاصة في الوظائف التي تتطلب تفكيرًا إبداعيًا أو ابتكاريًا أو استراتيجيًا .
تعلم كيفية الرد على الرسائل الواردة على دفعات والنظر في التحقق منها ثلاث أو أربع مرات في اليوم فقط.
3. اعتماد نهج "لمسة واحدة". استخدم مبدأ "افعل أو افترض أو احذف أو ملف" للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والفواتير والرسائل النصية والرسائل الصوتية والطلبات الأخرى.
4. انخفاض الوقت يهدر. يتم إهدار الكثير من الوقت في العمل عن طريق المماطلة ، القيام "بالعمل المزدحم" ، زيارة المواقع التي تشتت الانتباه (وخاصة مواقع الشبكات الاجتماعية ) ، حضور الاجتماعات غير الضرورية ، الإفراط في تحرير التقارير والتفاعل مع الزملاء الذين يمارسون الشائعات الذين هم دائما النميمة أو الشكوى.
التركيز على المهام والأنشطة التي في الواقع "تحريك الإبرة" من الأعمال وتقليل أو القضاء على تلك التي لا تفعل ذلك.
5. خذ فترات راحة صغيرة متكررة. حتى أكثر الناس ازدحاما يحتاجون إلى إزالة ذهنهم وتمديد أرجلهم مرارا وتكرارا. استعن بشكل دوري بخمس أو عشر دقائق من مكتبك. قم بجولة سريعة في الخارج إذا استطعت ، قم ببعض تمارين التمدد أو قم بالسير إلى أعلى وأسفل الدرج عدة مرات. تحدث مع شخص تستمتع به. اشرب ماء. تناول وجبة خفيفة صحية مثل الفواكه والخضروات الطازجة. الابتعاد عن عملك لفترة وجيزة سوف يخفف جسمك ويجدد عقلك. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون أقل تعقيدًا عندما تعود إلى المنزل في المساء.
6. مندوب. ليس عليك القيام بكل ذلك. هل حقا. أشخاص آخرون قادرون على التعامل مع بعض المهام التي تحتفظ بها لنفسك. ضع في اعتبارك الواجبات التي يمكنك مشاركتها مع الآخرين. ثم البدء في فصل بعض من هذه المسؤوليات ببطء. سيتيح لك ذلك التركيز على العناصر ذات الأولوية العالية مع منح زملاء العمل فرصة للنمو والتألق.
7. تعلم أن تقول لا. مثل هذه الكلمة الصغيرة ، ومع ذلك من الصعب القول. عندما يطلب منك شخص ما القيام بشيء لا يمثل شغفك أو أولويتك ، قم بتدني بلطف ولكن بحزم.
ذكّر نفسك بأن قول أي شيء لشيء واحد يمنحك الحرية في أن تقول نعم لشيء آخر أكثر إشباعًا وأكثر جدارة بوقتك ومهاراتك.
8. التوقف عن الهدف من أجل الكمال. سوف نادرا ما تصل إليه ، وغالبا ما يكون غير ضروري. وكثيراً ما يؤدي الكمالية إلى الإدارة المتناهية الصغر ، والعلاقات الضعيفة مع زملاء العمل ، والتسويف ، وانخفاض الإنتاجية ، والاكتئاب ، والتوتر ، والقلق. أكثر الناس نجاحًا هم أولئك الذين يشعرون بالرضا عندما يتم إنجاز العمل بشكل جيد ويحفظون احتياجهم إلى الكمال للأشياء القليلة المهمة حقًا.
9. معرفة متى تطلب المساعدة. إذا كنت غارق في العمل ، وهو يسبب ضغوط لا داعي لها ، لا تعاني في صمت. ارفع صورة Superwoman / Superman واشرح موقفك لرئيسك أو مشرفك. يمكن عادةً التخفيف من حالات العمل غير المستحبة ، ولكن الأمر يتطلب بعض التوكيد من جانبك.
وبالمثل ، إذا استمرت الحياة المتوازنة في التملص منك ، أو كنت تعاني من الإجهاد المزمن ، تحدث مع أحد المحترفين (مستشار ، أو عامل صحة نفسية ، أو رجل دين). استفد من الخدمات التي يقدمها برنامج مساعدة الموظف (EAP) الخاص بك. إن السماح لحياتك بالسيطرة عليك أسبوعًا بعد أسبوع ، شهرًا بعد شهر ، قد يؤدي إلى مشاكل جسدية وعقلية واجتماعية خطيرة. كن إيجابيا ، وتعرف أن هناك حلول لمشاكلك ، لكنك ستحتاج إلى طلب المساعدة.