كيف تأخذ محضر الاجتماع

الاحتفاظ بسجل مكتوب لاجتماع أو مؤتمر مكان العمل

محاضر الاجتماعات هي الملاحظات التفصيلية التي تعمل بمثابة سجل رسمي مكتوب للاجتماع أو المؤتمر. الشخص المسؤول عن التجمع عادة ما يطلب من أحد المشاركين أن يميل إلى هذه المهمة. يوم واحد ، يمكن أن يكون شخص ما لك! في حين أنها ليست مهمة صعبة للغاية ، فهي مهمة. بما أن محضر الاجتماع هو سجل رسمي لما حدث ، فالدقة مطلوبة. سيكون عليك أن تأخذ ملاحظات تفصيلية أنه يجب أن يكون بإمكان الأشخاص الرجوع إليها لاحقًا إذا لزم الأمر.

فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك على التعامل مع هذه المهمة ببراعة. تعرف على ما يجب عمله قبل الاجتماع وخلاله وبعده.

قبل الاجتماع

• اختر أداة التسجيل الخاصة بك: أول شيء يجب عليك فعله هو أن تقرر كيف ستأخذ ملاحظاتك. سوف تذهب المدرسة القديمة واستخدام القلم والورقة أو سوف تذهب التكنولوجيا واستخدام جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي أو الهاتف الذكي. تحقق مع رئيسك في العمل لمعرفة ما إذا كان هو أو هي تفضل استخدام طريقة معينة. هذا غير محتمل لكنه ممكن.
• تأكد من أن أداتك المفضلة هي في حالة عمل وأن يكون لديك نسخة احتياطية فقط في حالة فشل الأداة الأصلية. إذا قمت بإحضار جهاز كمبيوتر محمول ، على سبيل المثال ، يكون القلم والورق في متناول اليد. لا تريد أن تضطر إلى إيقاف الاجتماع أثناء البحث عن شيء للكتابة عليه في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• اقرأ جدول الاجتماع قبل بدء الاجتماع. سيسمح لك بصياغة مخطط لدقائقك. اترك بعض المساحة أسفل كل عنصر عليها واكتب ملاحظاتك هناك. إن القيام بذلك سيجعل عملك أسهل قليلاً ، طالما أن الشخص الذي يدير الاجتماع ملتزم بجدول الأعمال.

خلال الاجتماع

• مرر ورقة الحضور وتأكد من تسجيل دخول الجميع. ستحتاج إلى تضمين قائمة بجميع الحاضرين في محضر الاجتماع الرسمي.
• تأكد من أنك تعرف من هو الجميع. بهذه الطريقة ستتمكن من تحديد من يتحدث وتسجيل تلك المعلومات بشكل صحيح.
• لاحظ الوقت الذي يبدأ فيه الاجتماع.

• لا تحاول تدوين كل تعليق واحد. لا بأس من تضمين الأفكار الرئيسية فقط. كن حريصًا جدًا على عدم مغادرة العناصر التي تختلف معها. التحيزات الخاصة بك لا ينبغي أن تؤثر عليك. تذكر أن هذا هو حساب رسمي وليس رأيك في ما حدث!
• قم بتدوين جميع الطلبات ، ومن قام بها ، ونتائج الأصوات ، إن وجدت ؛ لا تحتاج إلى تدوين من أعار اقتراحا. بالطبع ، قد تختلف قواعد منظمتك ، لذا تحقق منها أولاً.
• إذا تم تأجيل التصويت على أي اقتراحات أو مناقشات حتى الاجتماع التالي ، دوّن ذلك.
• سجل وقت النهاية للاجتماع.

بعد الاجتماع

• اكتب الدقائق في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع بينما لا يزال كل شيء جديد في عقلك. إذا عثرت على خطأ في ملاحظاتك أو إذا كان لديك سؤال ، فيمكنك إزالته بسرعة من خلال التحدث إلى الحضور الآخرين.
• في النسخة النهائية من المحضر ، قم بتضمين اسم المنظمة ، عنوان اللجنة ، نوع الاجتماع (يومي ، أسبوعي ، شهري ، سنوي ، أو خاص) ، والغرض منه.
• اعطاء الاوقات التي بدأت وانتهت.
• تقديم قائمة الحضور وملاحظة حول من الذي قام بتشغيل الاجتماع. يمكنك أيضًا الإشارة إلى أنك أخذت الدقائق. قم بتضمين اسمك في قائمة المشاركين ، ومن بين قوسين بعد اسمك ، قل أنك أخذت الدقائق. بدلاً من ذلك ، يمكنك في نهاية المستند تسجيل الخروج من خلال كتابة "مرفقة من جانب ،" متبوعة باسمك.

• صحح الدقائق قبل تقديمها. اطلب من شخص آخر حضرها أن ينظر إليها أيضًا. سيكون بإمكانه إخبارك إذا تركت شيئًا خارجًا عن غير قصد.
• تقديمها إلى الشخص الذي يدير الاجتماع ما لم يُطلب منه القيام بخلاف ذلك.