الإعداد الخاص بك يحدد ما إذا كنت ستحقق نتائجك المرغوبة
بالاقتران مع محاضر الاجتماعات ، الوثائق التي يتلقاها المشاركون بعد الاجتماع ، جدول الأعمال هو خطة الاجتماع والمتابعة المبلغ عنها للاجتماع السابق.
عندما تقوم بتطوير جدول أعمال لاجتماع غير مجد بشكل منتظم ، فإن الخطوات التالية ستساعدك. لاحقًا في هذه المقالة ، سترى قالب جدول أعمال لاجتماع مجدَس بانتظام. يتقاسم نوعا الاجتماعين بنود جدول أعمال متشابهة ولكنهما ليسا متشابهين تمامًا.
تطوير جدول أعمال للاجتماع
أولاً ، حدد ما إذا كان هناك حاجة إلى موظفين آخرين لمساعدتك في التخطيط للاجتماع. بعد ذلك ، قرر ما الذي ترغب في تحقيقه من خلال عقد الاجتماع. ضع أهداف قابلة للتنفيذ من أجل اجتماعك. ستحدد الأهداف التي تحددها إطارًا لخطة اجتماع فعالة . تأكد من أنك لم تخطط أكثر مما يمكن تحقيقه بشكل معقول خلال الإطار الزمني لاجتماعك.
كما قال ستيفن كوفي في "العادات السبع للناس الأكثر فعالية" ، "ابدأ بالنهاية في الاعتبار". سيحدد الغرض من اجتماعك التركيز على الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع والمشاركين في الاجتماع.
بناء جدول الأعمال هو وضع خطة للاجتماع.
تبدأ الهدف الرئيسي أو الهدف الذي تحاول تحقيقه من خلال عقد الاجتماع. بمجرد تحديد هدفك ، يجب عليك تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة موظفين إضافيين لتخطيط جدول أعمالك. إذا كانت الإجابة بنعم ، ادعهم للانضمام إليك في إعداد جدول أعمال الاجتماع الخاص بك عادة عن طريق البريد الإلكتروني أو النص حتى لا تخلق الحاجة إلى اجتماع إضافي.
قرارات لجعل لكم تطوير جدول أعمال اجتماعك
بعد تحديد هدفك العام ، تحتاج أنت أو فريقك إلى اتخاذ القرارات التالية. بالإضافة إلى غرض أو هدف الاجتماع ، يظهر كل من هذه البنود في جدول أعمال الاجتماع.
- المشاركون المطلوبون للاجتماع الفعلي ،
- البنود التي تحتاج إلى مناقشة أو إجراء من شأنها أن تؤدي إلى تحقيق الهدف أو الغرض ،
- مقدار الوقت الذي تتوقعه المجموعة سوف تحتاجه لمناقشة كل بند ،
- تاريخ ووقت الاجتماع ،
- موقع مناسب ، سيحمل جميع المشاركين بشكل مريح ، للاجتماع ،
- ما قبل العمل للاجتماع. سيتضمن ذلك أي قراءة أو توثيق أو بيانات أو محضر اجتماع من اجتماع سابق أو أي إعداد آخر من شأنه أن يجعل اجتماعك الفعلي ناجحًا. يجب إرفاق هذا الإعداد بإشعار الاجتماع وجدول الأعمال عند توزيعها على المشاركين المدعوين.
بالإضافة إلى بنود القرار المذكورة أعلاه ، يجب أن تتضمن بنود جدول أعمال الاجتماع القياسي ما يلي:
- مراجعة هدف الاجتماع وجدول الأعمال والنتائج المتوقعة والمنتج.
- راجع محضر الاجتماع السابق.
- مراجعة تقدم المشاركين بشأن الالتزامات وبنود الإجراءات التي تم اتخاذها في الاجتماع السابق.
- يحتاج مقدم الملاحظات أو القائد إلى مراجعة الالتزامات التي تعهد بها المشاركون خلال الاجتماع الحالي كبند نهائي في جدول الأعمال.
قرر من يجب أن يشارك في إنجاز جدول أعمال اجتماعك
بمجرد أن تقرر أن الاجتماع ضروري لتحقيق هدفك ، فإنك تحتاج إلى تطوير قائمة المشاركين.
لا يمكن لكل موظف أو يجب عليه المشاركة في كل اجتماع ، ولكن دعوة المشاركين المناسبين ستزيد من احتمالية نجاحك.
كيفية تحديد المشاركين اللازمة لإنجاز جدول أعمال اجتماعك
حدد المشاركين إما لمرة واحدة أو سلسلة اجتماعات قصيرة أو لجلسة منتظمة أو جارية بانتظام من خلال طرح أسئلة على نفسك مثل ما يلي.
- من الذي يجب أن يمتلك الحل الذي تطوره المجموعة؟
- من يمتلك العملية التي تناقشها المجموعة؟
- من الذي يحتاج إلى معرفة المعلومات التي تقوم بتوزيعها؟
- من يستطيع توفير البيانات والحقائق لتوجيه عملية صنع القرار؟
- من لديه خبرة أو خبرة للمشاركة مع المجموعة؟
- من يجب أن يدعم تنفيذ أي حلول أو مهام؟
- من الذي يجب أن يقدم إذنًا أو موارد لتحقيق نتيجة الاجتماع؟
- من قد يعارض تنفيذ أي حلول أو اتجاه؟
هل تحتاج إلى جدول أعمال للاجتماعات من أجل عقد اجتماعات منتظمة؟
ليس كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال مطور حسب الطلب. معظم الموظفين لديهم اجتماعات دورية منتظمة لإداراتهم أو مجموعات العمل. لديك أيضًا فرق ومشاريع تشارك فيها.
قد لا يتطلب المشروع الجاري جدول أعمال مطورًا حديثًا لكل اجتماع ، ولكن سيخدم فريقك بشكل جيد من خلال اتباع نهج قياسي في اجتماعك.
ينقسم الاجتماع المنتظم للموظفين بانتظام إلى ثلاثة أجزاء لكل منها بنود قياسية لجدول الأعمال: العناصر الإعلامية ، عناصر العمل ، والتخطيط إلى الأمام.
مكونات جدول أعمال الاجتماعات للاجتماعات المنتظمة بانتظام
عناصر إعلامية
اكتب أي بنود جدول أعمال تكون معلوماتية لكل اجتماع. على سبيل المثال ، يقوم المدير بتحديث المجموعة حول نتائج اجتماع الإدارة العليا.
خطوات العمل
ضع على جدول الأعمال أي عناصر تتوقع أن تريد المجموعة مراجعتها في كل اجتماع مجدٍ بانتظام. على سبيل المثال ، الأداء إلى الميزانية للفترة الزمنية وتحديد التوفير في التكاليف والتحسينات المستمرة التي تخطط المجموعة لتحقيقها.
التخطيط للمستقبل
ضع على جدول الأعمال أي عناصر تريد المجموعة التخطيط لها أو التحضير لها مسبقًا. على سبيل المثال ، أهداف المدى القصير للشهر التالي أو الحاجة إلى مساعدة الزملاء في المهام القادمة.
إذا قمت باتباع هذه الإرشادات عندما تقوم بتطوير جدول اجتماعك ، فإنك ستعزز احتمال أن يؤدي اجتماعك إلى نتائج.
نموذج جدول أعمال للاجتماع من أجل اجتماع مجدول بانتظام
استخدم جدول الأعمال هذا لعقد اجتماع مجدول بانتظام للتأكد من أن اجتماعك ينتج النتائج التي تسعى إليها.
- الاحماء والتحيات. ضع في اعتبارك وجود كاسحة جليد قصيرة حسب عدد مرات مقابلة المجموعة.
- مراجعة هدف الاجتماع وجدول الأعمال والنتائج المتوقعة والمنتج.
- راجع محضر الاجتماع السابق.
- تقديم المعلومات المناسبة عن الإدارات والشركات التي يحتاجها الفريق.
- استعراض التقدم في بنود العمل وخطط العمل والالتزامات. استعراض تقدم المجموعة على الأهداف.
- مناقشة واتخاذ قرارات حول بنود جدول الأعمال لهذا الاجتماع.
- حدد الخطوات التالية.
- حدد الغرض والنتيجة وجدول الأعمال للاجتماع القادم.
- في نهاية الاجتماع ، يجب على مقدم الملاحظات مراجعة الالتزامات التي قطعها الناس خلال الاجتماع.
- تحديد أي مساعدة مطلوبة من الأشخاص غير الموجودين في المجموعة وتعيين المشاركين لإجراء اتصال.
- تحديد من خارج الاجتماع يحتاج المشاركون إلى معرفة ما الذي سيحدده وكيف سيتحققوا منه.
- إرسال دقائق في غضون 24 ساعة من الاجتماع أو على الفور إذا أخذ تدوين الملاحظات الملاحظات إلكترونياً (القاعدة).
المزيد ذات صلة بعقد الاجتماعات الفعالة