كيف (ولماذا) لتسجيل محضر الاجتماع
الدقائق عادة ما تتضمن:
- أسماء المشاركين ،
- بنود جدول الأعمال المشمولة ،
- القرارات التي اتخذها المشاركون ،
- إجراءات المتابعة التي يرتكبها المشاركون ،
- المواعيد المحددة لإنجاز الالتزامات ، و
- أي أحداث أو مناقشات أخرى تستحق توثيقها للمراجعة أو التاريخ في المستقبل.
يركز محضر الاجتماع المثيل على القرارات التي اتخذت خلال الاجتماع والالتزامات التي قطعها المشاركون. وترافق هذه الالتزامات تواريخ الاستحقاق وأي تفاصيل أخرى ضرورية لفهم مشترك من خلال مقابلة المشاركين.
محضر الاجتماع كوثيقة تاريخية
كوثيقة تاريخية ، فهي مفيدة أيضًا لتوثيق الأفكار الرئيسية أو المناقشات التي أدت إلى اتخاذ قرار. على سبيل المثال ، الإجابة عن الأسئلة لاحقًا عندما يقول أحد أعضاء الفريق: "ما كنا نفكر فيه عندما اخترنا هذا الهدف."
تحدد محاضر الاجتماعات الفعالة البدائل الخمسة التي ناقشها الفريق والسبب الرئيسي وراء اختيار واحد على المسارات الأخرى المتاحة.
لا تحتاج محاضر الاجتماعات الفعالة لاجتماع العمل النموذجي إلى تسجيل كل مناقشة.
هم أيضا لا يحتاجون إلى ، ولا ينبغي أن يذكروا من قال ماذا. ولا ، يجب أن يوثقوا ما يقوله كل مشارك بالتفصيل. في المثال المعطى ، يلخص مقدم الملاحظات الفعال المناقشة بدلاً من تدوين كل كلمة.
(إدراك أن هذه القاعدة تختلف عن أنواع الاجتماعات الأخرى في حالات مثل الإجراءات القانونية وجلسات المحكمة وما إلى ذلك.
تتطلب هذه الدقائق سجلاً دقيقًا للمحادثة والبيانات.) لكن اجتماعك النموذجي في مكان العمل لا يفعل ذلك.
متى وكيفية مشاركة محضر الاجتماع
من الناحية المثالية ، يتم نشر محاضر الاجتماعات إلى الاجتماع بالمشاركين إلكترونياً في نهاية الاجتماع. عند القيام بذلك ، يكون لدى المشاركين إشعار فوري بالتزاماتهم والمواعيد النهائية. إذا لم يكن ذلك ممكنًا (على سبيل المثال ، يرغب مُدوّر الملاحظات في تنظيف الأخطاء) ، يجب على مُدوّن الملاحظات نشر محضر الاجتماع في غضون 24 ساعة من الاجتماع.
الدقائق بمثابة تذكير لأعضاء فريق الالتزامات التي قدمت خلال الاجتماع. فهي تساعد المشاركين على نقل التزامات الاجتماعات الخاصة بهم إلى تقاويمهم والقيام بقوائم. وهي بمثابة تذكير بأي عنصر يجب أن يصل إلى المشاركين قبل الاجتماع التالي.
(هذا يمكن أن يزيل واحدة من أهم المشاكل مع الاجتماعات ، بشكل عام - تمرير المعلومات في الاجتماع بحيث يقضي المشاركون الاجتماع القراءة بدلاً من التفاعل.) بعد كل شيء ، لا التفاعل نقطة الاجتماع؟ لأي شيء آخر ، لديك أدوات مثل البريد الإلكتروني و Yammer.
ستحتاج إلى مراجعة محضر اجتماعك السابق في بداية الاجتماع التالي حتى يتمكن الأشخاص من التحقق من صحتها والخطوات التالية.
ومحاضر الاجتماعات هي مساهم فعال في الاجتماعات الناجحة عندما يتم كتابة وتوزيع الدقائق بشكل مناسب في الوقت المناسب. هذا صحيح بشكل خاص عندما شكّل فريق معايير قوية تدعم نجاح أعماله .
كيف تتعامل المنظمات مع أخذ محضر اجتماع؟
ومن الأهمية الحاسمة لنجاح أي اجتماع ، أن يقوم مسجل الملاحظات أو المسجل بتوثيق الاجتماع للمشاركين والتاريخ والموظفين الذين يحتاجون إلى معرفة ما حدث في الاجتماع. وبدون محاضر اجتماعات كاملة ، تقل احتمالات نجاح الاجتماع.
عادة ما يكون الموظف الذي يأخذ محضر الاجتماع عضوًا في الفريق ويأخذ الملاحظات أثناء مشاركته في الاجتماع. في الاجتماعات التي لها إجراءات أو إجراءات أو إجراءات قانونية أو إجراءات متعلقة بالحكومة مثل جلسات الاستماع ، أو اجتماعات مجلس إدارة الشركات ، أو الإيداعات ، فإن الشخص غير المشارك يأخذ المحاضر الرسمية وغالباً ما يسجل الإجراءات.
يجب أن يكون لدى الموظف الذي يقوم بتسجيل الدقائق أذن بالتفاصيل لتسجيلها بدقة. يجب على الموظف أيضًا القيام بمهام متعددة بشكل فعال للمشاركة في الاجتماع أثناء تسجيل الدقائق.
في بعض الاجتماعات ، يأخذ الموظف نفسه المحاضر في كل اجتماع. في حالات أخرى ، يمر دور المتدرب من الموظف إلى الموظف. مثل اجتماع القيادات ، يقوم دور مقدم الملاحظات ببناء القيادة ، والتواصل ، ومهارات القيادة الفعالة للاجتماعات.
ما هي متطلبات محضر اجتماع ملاحظة ملاحظة؟
تتضمن متطلبات المُسجل أو مقدم ملاحظة ما يلي:
- سجل بدقة القرارات والالتزامات ونقاط النقاش الرئيسية التي تم تقديمها في الاجتماع.
- سجل بنود الإجراءات التي يلتزم بها الأعضاء الملتزمون بها مع تاريخ الاستحقاق الذي التزم به الأعضاء. بنود العمل لها اسم مرفق ، لكن المناقشة العامة لا تذكر من قال ما في الاجتماعات غير الرسمية في مكان العمل.
- مراجعة القرارات الرئيسية والمهام أو الالتزامات الطوعية والبنود الإجرائية في نهاية الاجتماع بحيث يتمكن المشاركون من مراجعة الأحداث والالتزامات والاتفاق عليها قبل مغادرة الاجتماع.
- قد يطلب قائد الاجتماع من مقدم الملاحظات استعارة المناقشة بشكل دوري خلال الاجتماع.
- في سلسلة الاجتماعات المستمرة ، يأخذ مقدم الملاحظات دقيقة لمراجعة محضر الاجتماع في بداية الاجتماع التالي. يمكن للموظفين الذين يحضرون إضافة أو تصحيح أي شيء يختلفون معه في الدقائق.
- كان توزيع نسخة من محضر الاجتماع في غضون 24 ساعة من الاجتماع هو التوصية القياسية للميسرين الاجتماع لسنوات. الآن ، ومع ذلك ، فإن المسجل على الأرجح استغرق دقائق على جهاز إلكتروني مثل جهاز كمبيوتر محمول أو آي باد. لذا ، يجب على مقدم الملاحظات توزيع ملاحظات الاجتماع بعد مراجعة سريعة للتهجئة والنحو والوضوح - غالبًا في غضون دقائق أو دقائق من الاجتماع.
المسجل هو دور يجب أن يكون للاجتماع لضمان أن يتم نقل نتائج الاجتماع والعمل من قبل المشاركين. بدون الملاحظات ، يجب على المشاركين الاعتماد على ذاكرة المشاركين الآخرين. مضمون ، هذه ليست خطة جيدة.
تعد وثائق المذكرات الخاصة باجتماع أمرًا ضروريًا لنجاح اجتماع ، تمامًا مثلما يلزم التوثيق لتحسين أداء الموظفين.