أهمية التوثيق في الموارد البشرية

انظر عينات من الوثائق الصحيحة وغير الصحيحة في الموارد البشرية

التوثيق هو السجل المكتوب والمحافظ لأحداث التوظيف . تتكون الوثائق من عناصر حكومية ومفوضة من الناحية القانونية ، ومستندات تتطلبها سياسة وممارسات الشركة ، ووثائق مقترحة من أفضل ممارسات الموارد البشرية ، ومسجلات رسمية وغير رسمية حول أحداث التوظيف.

وثائق حول سجل التوظيف

التوثيق هو سجل مكتوب لأفعال الموظف ، والمناقشة ، وحالات التدريب على الأداء ، وانتهاكات السياسة المشهود لها ، والإجراءات التأديبية ، والمساهمات الإيجابية ، والمكافأة والاعتراف ، والتحقيقات ، والفشل في إنجاز المتطلبات والأهداف ، وتقييم الأداء ، والمزيد.

تسمح الوثائق لصاحب العمل أو الموظف بالحفاظ على سجل مكتوب للأحداث والمناقشات التي وقعت حول حدث معين. يوفر توثيق علاقة العمل سجلاً مكتوبًا قد يكون ضروريًا لدعم إجراءات مثل ترقية الموظف ورفع راتب الموظف واتخاذ إجراء تأديبي بما في ذلك إنهاء العمل .

عادة ما تكون الوثائق المتعلقة بالموظفين إيجابية وسلبية ، عند الضرورة. إنها واقعية وليست قضائية. يصف الأحداث لأنها لا تحدث آراء وأفكار الناظر حول هذا الحدث. تصف الوثائق أيضًا الإجراءات التي تم اتخاذها في حالات ملحوظة مثل عندما تقدم اعترافًا رسميًا بالموظف أو تتخذ إجراءً تأديبيًا.

تذكر أنك تحتاج إلى إنشاء وثائق في أقرب وقت ممكن عند وقوع الحادث قدر الإمكان بحيث تكون الوثائق في الوقت المناسب ومفصلة ودقيقة.

في الإجراء القانوني ، غالباً ما تكون الوثائق حول الأداء السابق للموظف حرجة في النتيجة التي يختبرها صاحب العمل من الحدث.

يكمن الهدف في وضع صورة منصفة لأداء الموظف دون التركيز فقط على الأحداث السلبية.

أنواع الوثائق

السياسات والإجراءات وكتيب الموظفين وخطط تطوير الأداء هي أيضًا أشكال من الوثائق التي تسجل السلوك المتوقع من الموظفين والمتطلبات في مكان العمل للحفاظ على مكان عمل منظم وعادل يعرف فيه الموظفون ما هو متوقع منهم.

الوثائق هي أيضا السجل المكتوب لبيانات المتهم ، المتهم ، والشهود على أحداث مكان العمل العدائية التي تنطوي على سوء سلوك الموظف مثل التحرش الجنسي .

قد تكون الوثائق رسمية ويتم الاحتفاظ بها في ملف الموظفين . من المتوقع أن يوقع الموظفون على هذه الوثائق للإقرار بأنهم قد تلقوا نسخة وقاموا بمراجعة المحتويات. (لا يشير التوقيع إلى اتفاق مع البيانات الواردة في الوثائق.)

تشمل هذه الوثائق أيضًا السجلات الدائمة مثل طلب التوظيف الموقّع ، ومراجع العمل المكتوبة ، ومواد الطلب مثل السير الذاتية وخطابات التغطية ، وعمليات التحقق من الخلفية. وبغض النظر عن ملف موظفي الموظفين ، يتم الاحتفاظ أيضًا بمستندات مثل نموذج I-9 الذي يتحقق من أهلية الموظف للعمل في الولايات المتحدة ، وكذلك السجلات الطبية وسجلات FMLA وما إلى ذلك.

قد تكون الوثائق أيضًا غير رسمية كما هو الحال في سجل المدير الخاص بمناقشاته مع الموظف على مدار العام. من المهم أن يحافظ المديرون على هذه الوثائق على جميع موظفي التقارير الخاصة بهم ؛ يجب عدم تخصيص أي موظف بسبب الأداء. (يمكن تفسير هذا على أنه تمييز في وقت لاحق.)

استخدام الوثائق

يوصى أيضا بتوثيق الحوادث الخطيرة ، سواء كانت إيجابية أو سلبية ، بحيث يكون لدى المدراء سجل بأداء الموظفين يمتد على فترة زمنية.

يتم استخدام الوثائق بطرق أخرى في المنظمات. ويمكن أن تشمل هذه الإجراءات وإرشادات العمل وتعليمات برامج الكمبيوتر ، على سبيل المثال لا الحصر ، ولكن لأغراض الاستخدامات البشرية ، هذه هي الاستخدامات الشائعة للوثائق. وهذه إرشادات حول كيفية توثيقها بشكل مناسب .

عينات وثائق الأداء

ستسمح لك الوثائق المتعلقة بأداء الموظف بتأديب الموظفين أو إنهاء خدمتهم أو ترقيتهم بصورة منصفة ومكافأتهم والتعرف عليهم . وبدون التوثيق ، فإن جعل أي قضية من هذه الإجراءات أمرًا صعبًا - ومن المحتمل أن يكون خطرًا على صاحب العمل.

يجب على صاحب العمل تجنب أي اتهام محتمل بشأن المعاملة التمييزية للموظفين .

بغض النظر عن الشرعية ، يرغب أصحاب العمل الجيدون في خلق بيئة عمل عادلة ومتسقة وداعمة لأهداف الموظفين وخططهم الوظيفية.

يتم دعم هذه البيئة من خلال الوثائق المهنية للمدير لأداء الموظف - سواء من خلال سلوك الإدانة والإجراءات التي تحتاج إلى تصحيح أو تحسين. في وقت سابق ، تمت مناقشة كيفية توثيق بالتفصيل. هذه العينات تعطيك المزيد من الأمثلة على الوثائق المناسبة.

عينات الوثائق

خطأ :

تأخر مارك عادة عن العمل. مارك يفتقد الكثير من العمل.

الحق :

1 أبريل: دعا مارك في المرضى وغاب 8 ساعات من العمل.

4 أبريل: وصل مارك إلى العمل في الساعة العاشرة صباحاً متأخراً بساعتين عن موعده المقرر.

6 أبريل: حدد مارك موعدًا لتعيين الطبيب ثم بقي في المنزل ليتم تركيب فرن جديد.

12 أبريل: دعا مارك في المرضى وغاب 8 ساعات من العمل.

خطأ :

ماري لا يمكن الاعتماد عليها. إنها بالكاد تفعل ما تعهدت بفعله.

الحق :

2 مايو: وعدت ماري بأن المسودة الأولى لمقترح المنتج ستكون متاحة للمراجعة في الاجتماع الأسبوعي اليوم. لم تنتج ماري مسودة وثيقة كما هو متوقع. قالت أنها كانت مشغولة للغاية والأشخاص الذين تحتاجهم إلى مساعدة لم يعودوا معها.

رد المدير: ما هي المساعدة التي كنت تحتاجها؟ معلومات؟ من لم يعود إليك وماذا كنت بحاجة منهم؟

كان على كارل ومايكل تحديث ماري حول تقدمهما.

ما الذي يجعلك مشغولاً لدرجة أنك لا تملك الوقت الكافي لمتابعة التزامك؟ يجعل الكثير من الالتزامات بساعات محدودة للوفاء بها.

ماذا يمكنني أن أفعل لمساعدتك؟

متى ستتاح مسودة الوثيقة للمراجعة؟

توفر هذه العينات نظرة عامة حول الوثائق الفعالة التي تبدو مثل الوثائق التي تتم كتابتها بشكل غير صحيح. اتبع هذه النصائح لتوثيق السياسات والأداء والأحداث في مكان عملك بشكل فعال وقانوني.

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.