نصائح لمعرفة متى ، لماذا ، كيف ، وماذا يجب توثيق في أداء الموظف
تعد الوثائق ضرورية للمديرين وموظفي الموارد البشرية لأنك تحتاج إلى بذل جهد جاد لتسجيل جميع الأحداث في تاريخ التوظيف لموظفيك ، سواء كانت حوادث أداء إيجابية أو سلبية.
هذا هو السبب وراء رغبة المديرين وموظفي الموارد البشرية في توثيق جميع الأحداث بعناية.
لماذا الوثيقة؟
- تقدم الوثائق دليلاً على أن مشاكل الأداء تمت مناقشتها مع الموظف بطريقة موجزة وموجزة.
- تقدم الوثائق محفوظات لتحسين الموظف أو الفشل في تحسين الأداء بمرور الوقت. إنه ترتيب زمني ووصف دقيق لإجراءات الموظف وأفعال المدير والأحداث عند حدوثها.
- تقدم الوثائق أدلة تدعم قرارات الإدارة لاتخاذ إجراءات غير مؤاتية مثل الانضباط أو الإنهاء مع الموظف.
- تقدم الوثائق دليلا على أن الموظف يستحق ترقية أو فرصة متاحة على الموظفين الآخرين المؤهلين أيضا.
- تقدم الوثائق دليلاً يبرر الزيادات في الرواتب أو النقصان أو سبب عدم تلقي الموظف أية زيادة.
- في حالة وجود دعوى قضائية ، فإن التوثيق الكامل والشامل يحمي مصالح صاحب العمل. يمكن أن تدعم الوثائق إجراءات الإدارة في إنهاء موظف غير ناجح . كما يمكن أن يثبت أنه تم إنهاء الموظف لأسباب قانونية مقارنة بغيره مثل التمييز غير القانوني .
ما للوثيقة
يحتاج المديرون إلى توثيق أداء الموظفين ، سواء المساهمات الإيجابية أو فشل الأداء. انهم بحاجة لتوثيق بالضبط ما فعله الموظف ، وقال وما فعل المدير وقال في الاستجابة خلال الاجتماع أو المحادثة.
تحتاج إلى توثيق أي اتفاقيات يتم إجراؤها أثناء المحادثة ، وتحديد الأهداف ، والتحسينات المطلوبة والمتوقعة ، والجدول الزمني للتحسين.
يجب أن تحتوي الوثائق أيضًا على التزامات يقوم بها المدير لمساعدة الموظف.
كيفية التوثيق
يجب كتابة الوثائق أثناء أو مباشرة بعد الاجتماع أو المحادثة مع الموظف. في أي وقت من الأوقات ، يجب أن تفوتك تدوين المحادثة في اليوم الذي حدث فيه بالفعل. يؤثر الانتظار حتى وقت لاحق على جودة الوثائق لأنه يستند إلى الذاكرة.
أحد أسوأ الأخطاء التي يرتكبها المدراء هو الاعتقاد بأنهم يستطيعون إعادة بناء سجل استشاري للموظفين حسب الحاجة. لا ينخدع أي شخص HR لديه أي خبرة من وثائق لائقة في الوقت المناسب من خلال سجل أعيد بناؤها. المديرين الذين يعيدون البناء من الذاكرة يجلبون مخاطر غير ضرورية وغير مقبولة لشركتهم لأن التاريخ المصطنع لن يصمد في دعوى قضائية محتملة.
أنت بحاجة إلى وثائقك لتظهر بشكل احترافي وأنيق ومنظم. اكتب الوثائق كما لو كنت تتحدث عن التاريخ إلى طرف ثالث. أنت لا تعرف أبدًا من يمكنه قراءة وثائقك يومًا واحدًا ، لذلك تأكد من أنه يعكس مهنيتك. (لا يُعتبر مؤخرًا من منديل كوكتيل أو ظرف أو مذكرة لاصقة مؤهلاً للوثائق المهنية.)
يجب أن تذهب الوثائق الخاصة بك إلى المدير الجديد للموظف إذا حصل الموظف على وظيفة جديدة - أو قمت بها - في مؤسستك.
بالنسبة لذاكرتك ولإبلاغ المدير الجديد للموظف ، يجب عليك وضع اسم الموظف وعنوانه واسمك وعنوانك والتاريخ الكامل على كل وثيقة.
اكتب الوثائق الواقعية والنزيهة والقانونية والموضوعية والكاملة والمتسقة. تجنب الآراء (مايك ساذج. أليس كسول. توم كان يكذب لي.) ، اسم الدعوة ، التحرير (جون هو النطر. مارك لديه مشكلة في الموقف) ، ووضع العلامات (مريم غير مسؤول. جورج ليس فريق لاعب.).
تجنب أيضًا محاولة تفسير سلوك الموظف. (لا يجب على مارشا أن تحب هذه المهمة. يبدو أن بولا على رأسها). قلل من استخدامك لكلمات وصفية مثل الصفات والأحوال (ببطء ، ساذج ، غير سعيد ، مزاجي ، وقح). اذكر سلوك وأفعال الموظف المحددة ، وليس رأيك أو تفسيرها.
في الوثائق ، ما هو مطلوب هو سجل دقيق للمحادثة. التزم بالحقائق واكتب ما قلته وما قاله الموظف. تأكد من أن الوثائق الخاصة بك لا لبس فيها وأنه يحصل على الحقائق مباشرة. (في أي موقف قانوني محتمل ، فإن الأخطاء في أي من الأحداث الموثقة تجعل جميع الوثائق مشبوهة).
وأخيرًا ، قم بتوثيق أي اتفاقيات ، والتزامات ، وجداول زمنية ، وتحسينات مطلوبة ، ونقاط تسجيل وصول ، وتفاصيل أخرى قد تنزلق من الذاكرة. تأكد من تعيين تاريخ ووقت للمواعيد النهائية ومواعيد الاستحقاق حتى لا يحدث سوء الفهم.
اعرف سياسة توثيق إدارة الموارد البشرية الخاصة بك ، والتي ستخبرك بالمستندات التي تحتاج إلى وضعها في ملف الموظفين الخاص بالموظفين. يجب بالتأكيد تضمين أي وثائق للإجراءات التأديبية.
مكان تخزين وثائق الموظفين
بما أن الوثائق المتعلقة بالموظفين سرية وخاصة للموظف ، فيجب أن تهتم بأن أي وثائق تظل سرية للمدير ، والموارد البشرية ، وربما المدير القادم للموظف. وبالتالي ، لا يوصى بوضع الوثائق على محرك أقراص كمبيوتر مشترك. من الأفضل الاحتفاظ بالوثائق المكتوبة بخط اليد ووثائق المدير المطبوعة في مساحة تخزين مغلقة.
إذا اتبعت هذه الإرشادات ، فعندما تذهب إلى الموارد البشرية لطلب المساعدة في تأديب الموظف أو إنهاءه أو نقله إلى وظيفة ذات نفق محتمل أفضل ، فإن HR سوف يساعدك في حل المشكلة أو تحسين الوضع. عندما يخبركم HR بتوثيق المستندات أو توثيقها أو عدم تمكنهم من مساعدتك ، ستتم تغطية جميع القواعد الخاصة بك.
تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.