سواء كانت مراجعة الأداء ، أو اجتماع تعديل الرواتب ، أو تنفيذ خطة تحسين الأداء (PIP) ، ستساعدك هذه النصائح على قيادة الاجتماع بثقة أكبر.
هذه النصائح قابلة للتطبيق في محادثاتك اليومية مع الموظفين. كما أنها حاسمة في اجتماعاتك الدورية والرسمية مع الموظفين لمناقشة أهداف الوظيفة والأداء. ستساعدك هذه النصائح العشرة على جعل تقييمات الأداء إيجابية وتحفيزية. ستعمل على تحسين - وليس إفراغ - قدرتك على التفاعل مع موظفي التقارير الخاصة بك.
نصائح مراجعة الأداء
يجب ألا يسمع الموظف أبداً عن الأداء أو الأداء الإيجابي الذي يحتاج إلى تحسين لأول مرة في اجتماع مناقشة الأداء الرسمي الخاص بك ما لم تكن معلومات جديدة أو نظرة ثاقبة. يناقش المديرون الفعالون كلا من الأداء الإيجابي ومجالات التحسين بانتظام ، حتى بشكل يومي أو أسبوعي. تهدف إلى جعل محتويات مناقشة استعراض الأداء إعادة التأكيد على النقاط الحرجة.
من أجل توفير التغذية الراجعة المنتظمة ، لا تكون مراجعات الأداء حدثًا سنويًا . يوصى بالاجتماعات الفصلية مع الموظفين.
في إحدى الشركات متوسطة الحجم ، يحدث تخطيط وتقييم العمل مرتين في السنة. ومن المقرر أيضا تخطيط التطوير الوظيفي للموظفين مرتين في السنة ، لذلك يناقش الموظف وظيفته ومهنته ، رسميا ، أربع مرات في السنة.
بغض النظر عن مكونات عملية مراجعة الأداء ، فإن الخطوة الأولى هي إعداد الأهداف .
من الضروري أن يعرف الموظف بالضبط ما هو متوقع من أدائه. تحتاج مناقشاتك الدورية حول الأداء إلى التركيز على هذه الأجزاء المهمة من مهمة الموظف.
تحتاج إلى توثيق خطة العمل هذه: الأهداف والتوقعات في نموذج خطة العمل أو توقعات العمل ، أو في صيغة صاحب العمل الخاصة بك. بدون اتفاق مكتوب وصورة مشتركة لأهداف الموظف ، من غير المحتمل نجاح الموظف.
أثناء الإعداد وإعداد الأهداف ، يجب أن تجعل كيفية تقييم أداء الموظف واضحة. وصف بالضبط ما تبحث عنه من الموظف وكيف بالضبط تقييم الأداء. ناقش مع الموظف دورها في عملية التقييم. إذا تضمنت عملية مراجعة أداء مؤسستك تقييمًا ذاتيًا للموظف ، شارك النموذج وتحدث عن التقييم الذاتي الذي يتطلبه.
مشاركة تنسيق مراجعة الأداء
تأكد من أنك تشارك أيضًا تنسيق مراجعة الأداء مع الموظف ، لذلك لا تفاجئ في نهاية فترة مراجعة الأداء. يتمثل أحد المكونات المهمة في مناقشة التقييم هذه في مشاركة الموظف في كيفية تقييم مؤسستك للأداء.
يحتاج الموظف إلى فهم أنه إذا قام بما هو متوقع ، فسيتم اعتباره موظفًا فاعلًا.
في بعض المؤسسات التي تقوم بتصنيف الموظفين ، هذا يعادل ثلاثة على مقياس مكون من خمس نقاط. يجب على الموظف أن يقوم بأكثر من مجرد الأداء ليعتبر موظفًا متميزًا.
تجنب الأبواق وتأثير الهالة التي يتضمن كل شيء مناقش في الاجتماع الأحداث الأخيرة الإيجابية والسلبية. الأحداث الأخيرة تلون حكمك على أداء الموظف. بدلاً من ذلك ، أنت مسؤول عن توثيق الحوادث الإيجابية مثل المشروعات المكتملة ، والأحداث السلبية مثل الموعد النهائي الفائت ، خلال الفترة الزمنية بأكملها التي يغطيها تقييم الأداء.
(في بعض المؤسسات ، يطلق على هذه التقارير تقارير الحوادث الخطيرة.) اطلب من الموظف أن يفعل نفس الشيء حتى تتمكن من تطوير نظرة شاملة لأداء الموظف خلال الفترة الزمنية التي تغطيها نقاشك.
التماس ردود الفعل
التماس ردود الفعل من الزملاء الذين عملوا عن كثب مع الموظف. في بعض الأحيان ، يُطلق على التعليقات 360 درجة نظرًا لأنك تحصل على ملاحظات للموظف من رئيسه وزملائه وأي موظف لإعداد التقارير ، فإنك تستخدم التعليقات لتوسيع نطاق معلومات الأداء التي تقدمها إلى الموظف.
ابدأ بالمناقشات غير الرسمية للحصول على معلومات التعليقات. ضع في اعتبارك تطوير تنسيق حتى تكون التعليقات سهلة الهضم ومشاركتها مع المدير. إذا كانت شركتك تستخدم نموذجًا تملأه قبل الاجتماع ، فاعرض مراجعة الأداء على الموظف قبل الاجتماع. يسمح ذلك للموظف بهضم المحتويات قبل مناقشتها بالتفاصيل معك. يمكن لهذه الإيماءة البسيطة إزالة الكثير من العاطفة والدراما من اجتماع مراجعة الأداء.
التحضير للمناقشة
استعد للمناقشة مع الموظف. لا تذهب أبدًا إلى مراجعة الأداء دون إعداد. إذا قمت بالتحريك ، تفشل مراجعة الأداء. ستفوت الفرص الرئيسية للتغذية الراجعة والتحسين ، ولن يشعر الموظف بالتشجيع بشأن نجاحاته. تخدمك الوثائق التي قمت بالحفاظ عليها أثناء فترة مراجعة الأداء بشكل جيد أثناء التحضير لمراجعة أداء الموظف.
إذا دﻋﺖ اﻟﺤﺎﺟﺔ ، ﻗﻢ ﺑﻤﻤﺎرﺳﺔ اﻟﻤﻤﺎرﺳﺎت ﻣﻊ ﻣﻮﻇﻔﻲ اﻟﻤﻮارد اﻟﺒﺸﺮﻳﺔ أو زﻣﻴﻠﻚ أو ﻣﺪﻳﺮك. ملاحظات جوت مع النقاط الرئيسية من ردود الفعل. تضمين النقاط التي توضح بوضوح النقطة التي تخطط لجعلها للموظف. كلما تمكنت من تحديد الأنماط وإعطاء أمثلة ، كلما كان الموظف أفضل في فهم التعليقات والقدرة عليها.
لقاء مع موظف
عندما تقابل الموظف ، اقض بعض الوقت في الجوانب الإيجابية لأدائه. في معظم الحالات ، يجب أن تتناول مناقشة المكونات الإيجابية لأداء الموظف وقتًا أطول من المكونات السلبية.
بالنسبة للموظفين ذوي الأداء المتوسط فوق المعدل والموظفين الذين يؤدون أدوارهم ، يجب أن تشتمل التعليقات الإيجابية والنقاش حول كيفية استمرار الموظف في تنمية أدائه على غالبية المناقشة. الموظف سيجد هذا مجزيا وتحفيزا.
لا يوجد أداء موظف سلبي تمامًا - إذا كان الأمر كذلك ، فلماذا لا يزال الموظف يعمل لدى مؤسستك؟ ولكن ، لا تهمل المجالات التي تحتاج إلى تحسين سواء. خاصة بالنسبة لموظف ضعيف الأداء ، تحدث بشكل مباشر ولا تقطع الكلمات. إذا لم تكن مباشرًا ، فلن يفهم الموظف خطورة موقف الأداء. استخدم أمثلة من الفترة الزمنية الكاملة التي يغطيها استعراض الأداء.
المحادثة هي مفتاح اجتماع الأداء المنتج
إن الروح التي تتعامل بها مع هذه المحادثة ستحدث الفرق في مدى فعاليتها. إذا كانت نيتك حقيقية ، ولمساعدة الموظف على التحسن ، ولديك علاقة إيجابية مع الموظف ، تكون المحادثة أسهل وأكثر فاعلية.
على الموظف أن يثق في أنك تريد مساعدته في تحسين أدائه. عليه أن يسمع أنك تقول بأنك تثق في قدرته على التحسن. هذا يساعده على الاعتقاد بأن لديه القدرة والدعم اللازمين للتحسين.
المحادثة هي الكلمة الرئيسية عندما تحدد اجتماع مراجعة الأداء. إذا كنت تقوم بكل الكلام أو أصبح الاجتماع محاضرة ، فإن مراجعة الأداء أقل فاعلية. سوف يشعر الموظف وكأنه صاح في معاملة غير عادلة. هذه ليست الطريقة التي تريد أن يشعر بها الموظفون أثناء تركهم لمراجعات الأداء.
أنت تريد موظفًا متحمسًا ومتحمسًا بشأن قدرته على الاستمرار في النمو والتطور والمساهمة. الهدف من اجتماعات استعراض الأداء التي يتحدث فيها الموظف أكثر من نصف الوقت. يمكنك تشجيع هذه المحادثة بطرح أسئلة مثل هذه.
- ماذا تتوقع أن تكون الأكثر تحديًا في أهدافك خلال هذا الربع؟
- ما هو الدعم الذي يمكن أن توفره لك الإدارة والذي سيساعدك في الوصول إلى هذه الأهداف؟
- ما هي آمالك لإنجازاتك في شركتنا هذا العام؟
- كيف يمكنني أن أكون مديرًا أفضل لك؟
- كم من المرات ترغب في تلقي ملاحظات؟
- ما نوع الجدول الزمني الذي يمكننا إعداده بحيث لا تشعر بإدارة دقيقة ، ولكن أتلقى التعليقات التي أحتاجها بشأن تقدمك في تحقيق أهدافك؟
- ماذا سيكون أجندة مفيدة لاجتماعاتنا الأسبوعية الفردية ؟
إذا كنت تأخذ نصائح مراجعة الأداء هذه على محمل الجد وممارسة هذه التوصيات في اجتماعات مراجعة الأداء الخاصة بك ، سوف تقوم بتطوير أداة هامة لحقيبة أداة الإدارة الخاصة بك. يمكن أن تعزز مراجعة الأداء علاقتك بالموظفين ، وتحسن أداء مؤسستك ، وتعزز من التواصل بين الموظف والمدير بشكل كبير - وهي نعمة للعملاء وعلاقات العمل.