7 طرق لتحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك الفردية مع الموظفين

واحد على واحد الاجتماعات ضمان تحقيق أهداف عملك

إذا كنت مديرًا ، فمن المحتمل أنك تعرف بالفعل أنه من المفترض أن تعقد اجتماعات فردية مع كل موظف لديك . هذا واضح. ولكن ماذا على الأرض يفترض بك أن تفعل في هذه الاجتماعات؟ كيف يمكنك التأكد من أنها منتجة وجديرة بالاهتمام ، بدلاً من الاعتماد على علامة اختيار واحدة أخرى على قائمة الإدارة الخاصة بك؟

فيما يلي سبع طرق لتحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك الفردية مع الموظفين.

1. هدف التقدم

بالإضافة إلى الاجتماعات الثنائية العادية ، يجب أن يكون لديك أهداف أداء سنوية . لا يقتصر التخطيط لتطوير الأداء على النجاحات والفشل في العام الماضي فقط. هو تحديد الأهداف والأهداف لهذا العام. سوف تشير إلى هذه الأهداف على مدار السنة.

في كل مرة تجتمع فيها مع موظفيك ، سوف تلقي نظرة على هذه الأهداف وترى كيف تتقدم نحو تحقيقها. سيعرف الموظفون دائمًا ما هو متوقع منهم وستعرف دائمًا المكان الذي يقفون فيه تجاه التقدم المطلوب.

2. تغيير الأهداف

قد يبدو هذا على عكس النقطة المذكورة أعلاه ، ولكن الأهداف التي تم تحديدها في ديسمبر ليست منطقية دائمًا في يوليو. تعيد الشركات تنظيم عملائها ويترك العملاء مؤسستك وينضم عملاء جدد. استقال الموظفين ، واستئجار بدائل. تُقتل المشاريع وتُضاف مشاريع جديدة. بعبارة أخرى ، لا تتردد في إجراء تغييرات على الخطط الأصلية.

عندما تجلس مع الموظفين وتنظر إلى الأهداف ، فإن هدف واحد لا معنى له ، قم برميه. لا ذنب. تخلص منها وأضف واحدة جديدة ، إذا كان ذلك مناسبًا. الآن ، إذا لم يعد الهدف منطقيًا لأن موظفك حقق الهدف ، ثم أهنئه وأخرجه من القائمة.

3. اسأل عن الدعم المطلوب

اجتماع واحد في اجتماع واحد هو الوقت المثالي لطرح السؤال على الموظف الذي يحتاج إلى مساعدة .

قد يحتاج مشروع معقد إلى المزيد من القوى العاملة. قد تكون تعمل مع زميل العمل الذي هو الفتوة والنطر. لقد اكتشفت أنها حامل وستحتاج إلى وقت من أجل مواعيد الطبيب. ولكن ، داس بحذر - لا تسأل عن الاحتياجات إذا كنت ستتجاهلها بمجرد تحديدها.

لا تأخذ طلبًا للمساعدة كعلامة على أن الموظف غير قادر على أداء وظيفته. يحتاج الجميع إلى المساعدة ، ومن الأفضل أن تقوم بإنشاء بيئة مفتوحة وداعمة بدلاً من الانتظار حتى تحدث كارثة عليك قضاء أيام نهاية الأسبوع في إصلاحها.

4. التخطيط الوظيفي

بينما ينصب تركيزك على إنجاز المهمة اليوم ، فإن موظفيك قلقون بشأن مستقبلهم. في حين أن هذا ليس محور كل اجتماع في اجتماع واحد ، فإن التخطيط الوظيفي هو جزء قيم في الاجتماعات العادية. هذا هو لصالحك فضلا عن مصلحة الموظف الخاص بك.

تريد أن تعرف إلى أين تريد الذهاب ، وستحتاج إلى مساعدتها على هذا الطريق. لماذا ا؟ لأن أفضل شيء يمكنك القيام به لشركتك هو المساعدة في الاحتفاظ بأفضل الموظفين . ويشمل ذلك النمو الوظيفي - عدد قليل جدا من الناس يريدون البقاء في نفس الوظيفة إلى الأبد.

لذا ، تحدث عن ما يحتاج الموظف أن يفعله وتعلم كيفية الحصول على ترقية أو الاستعداد للنقل إلى نوع آخر من الوظائف.

5. الثناء

الجميع يريد أن يسمع عندما يكونوا ناجحين . في الوقت الذي يكون فيه أفضل وقت لإشادة موظف ما في الوقت الحالي ("مرحبًا ، عرض تقديمي رائع!" أو "لقد رأيت أنك تتعامل مع هذا العميل البغيض تمامًا. وظيفة رائعة!") لا يكون المديرون في كل مكان في وقت واحد.

تأكد من امتداح موظفيك لإنجازاتهم. ابق على عينيك وآذانك مفتوحة لتقارير العمل الجيد. إذا قال شخص آخر ، "يا ، لقد قامت جين بعمل رائع أمس ،" قم بكتابته وإحضاره معه في واحد على واحد. (هذا أيضًا مستند رائع للحصول على تعديلات الرواتب على أساس الأداء.)

6. تصحيح

جنبا إلى جنب مع المديح ، يجب أن تحدث التصحيحات . مثل الثناء ، فإن معظم هذه التعليقات تكون أكثر فاعلية عندما يتم تقديمها في اللحظة المناسبة. ما لم تكن الحالة ملحة وخطيرة ، تحتاج إلى تقديم تصحيحات على انفراد.

(لا مانع من الصراخ في موظف للحصول على طفاية الحريق لإطفاء حريق سجل النقدية ، ولكن ليس من الصواب أن تصرخ في الموظف أمام العملاء والموظفين الآخرين لأن درج النقد الخاص بها كان قصيرًا).

الاجتماعات الفردية هي الوقت للجلوس وتقديم التصحيحات والنصائح.

يمكن أن تتراوح التصحيحات التي تقدمها بين متطلبات صعب الإرضاء ("لدينا معيار شركة لاستخدام Times New Roman للتقارير ، يرجى تغيير تقاريرك") ، إلى سمات الشخصية التي تسبب المشاكل ( "لقد لاحظت أنك تنتقد زملائك في العمل . إذا كانت لديك مخاوف بشأن أحد الزملاء ، فيُرجى إحضارها إليّ ، وسأقوم بالتعامل معها ، وتتمثل مهمتك في القيام بـ X ، و Y ، و Z. لا تشغل نفسك بعمل جين.)

يجب أن تساعد الانتقادات دائمًا بدلاً من تقديم العقوبة - على الأقل في البداية. لا ينبغي أن يتوقع المدير الكمال. ومع ذلك ، هناك بعض الإجراءات التي قد تحتاج إلى "العقوبة". إذا كان الموظف متأخراً بشكل مزمن ، فقد تحتاج إلى إنشاء خطة لتحسين الأداء . إذا كان الموظف يتنمر على موظفين آخرين ، فقد تحتاج إلى كتابة أمر في ملف الموظفين الخاص به ومرافقة هذا الإجراء التأديبي من خلال المشورة المكثفة .

تسمح لك هذه الطريقة العادية بمواكبة هذه المواقف حتى لا يخرج أي شيء عن السيطرة. على سبيل المثال ، لن يكون لديك مطلقًا أي مكان في مكان العمل لأنك قمت بتصحيح المشاكل في أول تسجيل لها ، وإذا لم تعمل التصحيحات ، فإنك توثق حالة قوية لإنهاء العمل.

7. الواجبات الجديدة

على الرغم من أنك لا تنتظر اجتماعًا فرديًا لتعيين مهمة أو هدف جديد للموظف ، إلا أنه غالبًا ما يكون أفضل مكان لمناقشة مشروع جديد. تمنحك الوقت لتقديم المشروع بأكمله ولموظفك لطرح الأسئلة حتى أنه عندما يغادر مكتبك ، فهي على استعداد للذهاب.

يمكنها أيضًا طرح المخاوف والأفكار التي قد تجعل المشروع أكثر سلاسة. كما تحتاج إلى فهم مقدار السلطة والاستقلالية التي يمكنها ممارستها في صنع القرار الخاص بها. وأخيرًا ، يحتاج الموظف إلى إنشاء مسار حرج يحدد الأوقات التي ستحتاج فيها إلى ملاحظات حول تقدمه أثناء اجتماع واحد في اجتماع واحد.

كم مرة يجب عليك عقد اجتماع واحد لواحد؟

لا توجد إجابة واحدة تغطي جميع الحالات الطارئة. يعتمد ذلك على عدد الموظفين لديك ، ونوع العمل الذي تقوم به ، وكم الدعم الذي يحتاجه الموظفون ، والجدول الزمني الخاص بك. في بعض الأحيان ، يكفي 15 دقيقة من وقت واحد ، مرة واحدة في الشهر ، للاحتفاظ بكل شيء.

في بعض الأحيان قد تحتاج إلى ساعة في الأسبوع لإنجاز الأهداف السبعة المذكورة أعلاه. إذا كنت جديدًا في الاجتماعات الفردية ، فابدأ كل أسبوعين لمدة نصف ساعة وقم بالتعديل أو التصغير حسب الحاجة. لا تحتاج إلى جدولة الوقت نفسه لكل موظف ، على الرغم من أنك ستحتاج إلى التأكد من أنك لا تفضل استخدام موظف على حساب موظف آخر .

عندما تعتاد على التعيينات المنتظمة مع تقاريرك المباشرة ، ستجد أن قسمك يعمل بسلاسة أكبر. سيعرف الموظفون ما يحتاجون إلى فعله وسيعرفون ما تحتاج إلى فعله لمساعدتهم.

وإذا لم تكن تحتفظ بها بالفعل - فقم بتحديد موعد شخص واحد مع رئيسك بشكل دوري. ستستفيد من هذه المواجهة مع رئيسك في العمل ، تمامًا مثلما يستفيد موظفوك من الوقت الذي يقضونه معك شخصًا واحدًا.