هذه النصائح سوف تجعل الموظفين 10 نقدر الاجتماعات الخاصة بك
فالناس مهتمون ، ولكن الاجتماعات الأكثر فعالية تثير اهتمامهم بالأسئلة والأجوبة المثيرة للفكر ، والمسموعة والمرئية والمشاركة. هذه النصائح تجلب لك النجاح.
- ابدأ اجتماعاتك وعروضك التقديمية وجلساتك التدريبية باستخدام كسارة الجليد أو نشاط الإحماء. في اجتماع كبير أو اجتماع قصير ، يمكن أن يكون كاسح الجليد سؤالًا واحدًا يجعل الناس يفكرون ويتحدثون مع جيرانهم. على سبيل المثال ، اطرح سؤالاً يجعل الناس يرفعون أيديهم. يعتمد طول الكسارة الجليدية على طول اجتماعك ، لذا قم بالتخطيط بحكمة.
- تنويع طرق العرض التقديمي. إذا تحدث كل متحدث للجمهور ، في شكل محاضرة ، حتى رؤساء المهتمين قريبا موافقة. اطلب من الناس التحدث في مجموعات صغيرة.
استخدم مواد سمعية بصرية مثل مقاطع الفيديو والشرائح والعروض التقديمية والصور من PowerPoint. إذا كنت تتحدث عن عملية طلاء جديدة ، فقم بإظهار موظفيك قبل وبعد الأجزاء المطلية. اجتاز الاستطلاعات الإيجابية للعملاء وبطاقات التعليقات. - دعوة المتحدثين الضيوف لمشاركة الجمهور والإثارة. زبائنك لديهم الكثير ليقولونه للقوى العاملة الخاصة بك عن احتياجاتهم ومتطلبات الجودة. منظمة واحدة من العملاء الذين يتعاونون مع الجمعيات الخيرية غير الربحية تضم متحدثين من المؤسسات التي تتلقى تبرعاتهم. المتحدثون من المؤسسات التي يدعمها موظفوكم مالياً ديناميت.
- شجع الأسئلة للحصول على حوار. اطلب من الناس كتابة أسئلتهم قبل الاجتماع وخلال الاجتماع. افسح المجال لبعض الأسئلة الموجهة إلى كل متحدث أثناء ذهابك.
إذا لم تتمكن من الإجابة على السؤال مباشرة وبشكل صحيح ، فأخبر الأشخاص الذين ستعود إليهم عندما يكون لديك الإجابة الصحيحة. إذا تجاوزت الأسئلة الوقت ، قم بجدولة اجتماع حول الموضوع.
- إن تكتيك الاجتماع الذي غالباً ما يتم تجاهله ، ولكنه حاسم وناجح هو أن نطلب من كل متكلم أن يكرر كل سؤال يطرح نفسه عليه. الشخص الذي يطرح السؤال بعد ذلك يعرف أن المتحدث يفهم هذا السؤال. يمكن لأشخاص آخرين يحضرون الاجتماع أن يسمعوا ويعرفوا السؤال أيضًا ، ليس فقط من أجل طرح السؤال - ربما بشكل خاطئ - من استجابة المتحدث.
- حدد أهدافًا لاجتماعك الدوري. لا يمكنك تقديم كل جانب من جوانب أعمال الشركة في اجتماع مدته ساعة واحدة. لذلك ، تقرر القضايا الهامة في الوقت المناسب وقضاء وقت الاجتماع عليها. تأخذ بعين الاعتبار مصالح غالبية الحضور كذلك.
تذكر أن لديك طرقًا أخرى لتوصيل معلومات الشركة التي تتضمن برامج مثل Yammer و Google Hangouts و GoToMeeting و Skype for Business و Flowdock والبريد الإلكتروني و IM. لا يجب أن يتم نقل معلومات الشركة الإستراتيجية في أي اجتماع. - صياغة جدول الأعمال بعناية. تحديد احتياجات ومصالح غالبية المشاركين. ابدأ بالأخبار الجيدة التي ستجعل الحضور يشعرون بالرضا.
تختلف ترتيب المتحدثين على جدول الأعمال كل شهر. أنت لا تريد أن يشعر الناس بالملل من التماثل. توزيع العناصر الضرورية في جدول الأعمال حتى لا يضبط الأشخاص نهاية الاجتماع ، أو يعتقدون أن العناصر النهائية أقل أهمية. - وذكر مقال نشر في صحيفة "وول ستريت جورنال" منذ عدة سنوات ، أن مديري الولايات المتحدة سيوفرون 80٪ من الوقت الذي يضيعونه في الاجتماعات إذا فعلوا شيئين بشكل صحيح. الأول كان دائما أن يكون لدينا جدول أعمال. والثاني هو أن تبدأ في الوقت المحدد وتنتهي في الوقت المحدد . سأضيف أنك تحتاج إلى السماح لكل متكلم بكمية الوقت اللازم لتغطية موضوعه. امسكهم إلى الحد الزمني - جيد.
- تنظيم البيئة المادية حتى يكون الناس منتبهًا لمحتوى الاجتماع. لا ينبغي لأحد أن يجلس خلف أو إلى جانب مكبرات الصوت. تأكد من وجود مقاعد لجميع الحاضرين ، وإذا كان مطلوبًا تدوين الملاحظات ، فسوف يتم الكتابة أيضًا على سطح. تأكد من أن المرئيات مرئية ويمكن للأشخاص سماعها. قد تحتاج إلى استخدام ميكروفون. يمكنك تمرير الدعائم أو العينات في جميع أنحاء الغرفة للعرض.
- لا تقلل من أهمية قوة الطعام في أي اجتماع. يساعد الطعام على الاسترخاء في الجو ، ويساعد في جعل الناس يشعرون بالراحة ، ويساعد الناس على الحفاظ على مستويات الطاقة الإيجابية ، ويبني صداقة الفريق. تأكد من تلبية الاحتياجات المتنوعة لمجموعتك مع الطعام الذي تقدمه. على سبيل المثال ، تقديم الفواكه واللبن الزبادي بالإضافة إلى الكعك. نقدم الهوت دوغ النباتي و الكوشر مع الفرنك العادية.
ما تحتاجه لاجتماع ناجح:
- موقف المتكلم أو الجدول
- ميكروفون
- جدول أعمال
- المعينات البصرية