قائمة مهارات مساعد Office للسير الذاتية ، ورسائل الغلاف ، والمقابلات
يمكن أن يكون شخص ما لك.
مسؤوليات مكتب مساعد المكتب
في حين أن وظائف مساعد المكاتب تتشابه بشكل عام مع بعضها البعض ، إلا أن الوظيفة لا تزال متغيرة - فهي تختلف من يوم لآخر ، وليس من مكتب إلى آخر. اليوم قد تعمل كموظف استقبال ، قد يتطلب غدًا إصلاح الطابعة ، وبعد يوم من ذلك ، سيكون عليك إحضار خزانة الملفات بالكامل إلى القرن الحادي والعشرين. ستحتاج إلى مجموعة مهارات واسعة جدًا لتحقيق النجاح.
مساعدي المكتب من بين الأبطال المجهولين العظماء في عالم الأعمال ، لأنه عندما تقوم بعملك بشكل صحيح ، لا أحد يلاحظ. يبدو أن المكتب يعمل بنفسه. لكن بعض الناس يستمتعون بالعمل السريع والمرن ، والشعور بأنهم في قلب كل شيء. ولا يزال بإمكان السكرتير الجيد العثور على عمل في أي مكان تقريبًا ، في أي نوع من التنظيم.
كيفية استخدام قوائم المهارات
يمكنك استخدام قوائم المهارات هذه خلال عملية البحث عن وظيفة.
أولاً ، تعمل أسماء هذه المهارات ككلمات رئيسية ، لذا استخدم أكبر عدد ممكن من المرات عند كتابة سيرتك الذاتية. لا تعتمد على تعيين المشرفين لمعرفة أن لديك ما يريدون ، أخبرهم مباشرة.
ثانيًا ، يمكنك استخدام هذه الكلمات الرئيسية نفسها في خطاب التقديم . ركز تحديدًا على ما يهتم به صاحب العمل المحتمل.
سيكون عليك القيام ببحثك ، لأنه في حين أن وظائف مساعد المكاتب غالباً ما تكون متشابهة ، يختلف تعيين المشرفين في أولوياتهم. من المحتمل أن يتضمن الوصف الوظيفي قائمة بالمهارات المطلوبة. انتبه لذلك.
وأخيرًا ، يمكنك استخدام هذه المناقشة للتخطيط لمقابلتك . تأكد من أنك قد جهزت مثالًا واحدًا على الأقل لوقت أظهرته كل واحدة من أفضل 6 مهارات مدرجة هنا.
وقد يساعد أيضًا على مراجعة قوائم المهارات التي لدينا والتي يتم سردها حسب الوظيفة وأنواع المهارة .
أعلى ستة مهارات مساعد Office
فيما يلي قائمة بأهم ستة مهارات مهمة لمساعد مكتب ، بالإضافة إلى قائمة أطول بالمهارات التي قد يتوقعها أصحاب العمل.
- مهارات الاتصال اللفظي: الاتصال مهارة حرجة ناعمة لمساعد مكتب. سيكون عليك التفاعل مع مشرفك ، وزملائك في المكتب ، والمهنيين الذين تساعدهم ، وربما العملاء أو الأشخاص في المكاتب الأخرى التابعة للمنظمة نفسها. أنت تعمل جميعًا كفريق ، وأنت مركز الاتصال الرئيسي. ستحتاج إلى أن تكون مبتهجًا ومفيدًا ومستنيرًا وأن تتحدث بوضوح ومستمعًا جيدًا كل يوم.
- مهارات الاتصال الكتابية: معظم مساعدي المكتب يكتبون الكثير. قد يقوموا بكتابة المذكرات ، أو ملء النماذج ، أو كتابة الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني. بعض إنشاء محتوى لموقع الشركة أو تعديل النص للآخرين. الاتصال الكتابي الواضح والوظيفي أمر لا بد منه.
- الصداقة: قد يكون مساعد المكتب هو أول شخص يراه العميل عند دخوله المكتب. إذا حدث أن يكون شاغل الوظيفة الرئيسي في المكتب في هذه اللحظة ، فقد يكون مساعد المكتب هو الشخص الوحيد الذي يتفاعل معه الزائر. يجب أن تكون على استعداد لتحية كل زائر بابتسامة وكلمة طيبة ومساعدتهم في كل ما يحتاجون إليه حتى الآن. لذا ، المهارات الشخصية الجيدة هي ضرورة.
- المهارات التقنية: في الماضي ، قام الأمناء بالكثير من الكتابة. لقد تغير الزمن ، وكذلك التكنولوجيا ، ولكن ما زال بإمكان مساعدي المكاتب توقع قضاء الكثير من الوقت أمام لوحة المفاتيح. بدلا من الآلة الكاتبة ، عليك أن تعرف طريقك حول مجموعة متنوعة من التطبيقات البرمجية. معرفة كيفية القيام ببعض الدعم الفني الخفيف وكيفية إصلاح طابعة متمردة لا يضر ، إما.
- المنظمة: يجب أن يكون مكتب المساعدين منظمًا للغاية ليتمكنوا من التوفيق الفعال لمهامهم العديدة. ستحتاج إلى المساعدة في الحفاظ على تنظيم الأشخاص الآخرين أيضًا من الحفاظ على التقويمات للحفاظ على المكتب بشكل منظم.
- مهارات حل المشكلات: حل المشكلات ، أو مهارات التفكير الناقد ، مهمة لأي مساعد مكتب ، لأنك غالباً ما تكون الشخص الآخر الذي يأتي مع الأسئلة أو القضايا.
قائمة مهارات مساعد Office
اي جي
- الدعم الإداري
- الهواتف الجواب
- تعيينات
- الفواتير
- التقويمات
- الكتبة
- علاقات العملاء
- الاتصالات
- الحاسوب
- تنسيق أنشطة المكتب
- مراسلة
- خدمة الزبائن
- ادخال بيانات
- تسليم البريد
- توجيه الزوار
- الايداع الالكتروني
- البريد الإلكتروني
- تفوق
- تقارير النفقات
- الايداع
- مرن
- إعادة توجيه المكالمات الهاتفية
- ودود
- عمليات مكتب الاستقبال
- تحية الضيوف
ح - م
- الإنترنت
- العلاقات الشخصية
- بريد
- مراسلات
- اجتماعات
- رسالة أخذ
- مايكروسوفت أوفيس
- مايكروسوفت وورد
- التعامل مع الأموال
ن - س
- وظائف مكتبية
- معدات المكتب
- مخزون مكتب التموين
- اللوازم المكتبية
- دعم المكاتب
- منظمة
- ورقة العمل
- موقف ايجابي
- مهارات حل المشاكل
- قراء
- الموثوقية
- الرد على الاستفسارات
- توجيه المكالمات الهاتفية
- جدولة
- فحص وتوجيه المكالمات
- الشحن
- جداول البيانات
- لوحة مفاتيح
تي - زد
- العمل بروح الفريق الواحد
- تقنية
- هاتف
- إدارة الوقت
- ترتيبات السفر
- الكتابة
- التواصل اللفظي
- مرحبا بالزوار
- معالجة الكلمة
- الاتصالات الكتابية