يمكنك أن تخطط وتؤدي وتدير اجتماعًا لتحقيق نتائج
إذا أهملت أيًا من فرص إدارة الاجتماعات هذه ، فلن تتحمل اجتماعاتك وفرقك الثمار التي تريدها من الوقت الذي تستثمر فيه. خذ هذه النصائح الاثني عشر لإدارة الاجتماعات لتوجيه الحاضرين لتحقيق النتائج المتوقعة والإيجابية والبناءة.
ماذا تفعل قبل الاجتماع لضمان الاجتماعات الفعالة
تؤسس الإجراءات قبل الاجتماع الأساس لتحقيق نتائج الاجتماع. يمكنك القيام بجميع المتابعات اللازمة ولكن بدون البدء في خطة اجتماع فعالة ، ستخيب نتائجك خيبة أملك. ستساعدك هذه النصائح على تخطيط الاجتماع وتنفيذه.
خطة الاجتماع
تبدأ الاجتماعات الفعالة التي تنتج النتائج بتخطيط الاجتماعات. أولاً ، حدد ما إذا كان هناك حاجة إلى موظفين آخرين لمساعدتك في التخطيط للاجتماع. بعد ذلك ، قرر ما الذي ترغب في تحقيقه من خلال عقد الاجتماع. ضع أهداف قابلة للتنفيذ من أجل اجتماعك.
ستحدد الأهداف التي تحددها إطارًا لخطة اجتماع فعالة. كما يقول ستيفن كوفي في العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية ، "ابدأ بالنهاية في الاعتبار". سيحدد هدف اجتماعك تركيز الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع والمشاركين في الاجتماع الذين تحتاجهم لتحقيق الهدف.
تأكد من أنك بحاجة إلى اجتماع
بمجرد تطوير خطة الاجتماع ، تأكد من أن الاجتماع هو وسيلة مناسبة لتحقيق الأهداف المحددة. يعد جدولة اجتماع وعقده أمرًا مكلفًا عندما تسجل وقت حضور الأشخاص ، لذا بذل جهود لتحديد أن الاجتماع هو أفضل فرصة لحل المشكلة أو تحسين العملية أو وضع خطة مستمرة.
قد تجد أنه يمكنك تحقيق أهداف الاجتماع من خلال مناقشة عبر البريد الإلكتروني أو عن طريق توزيع وطلب المعلومات من خلال النشرة الإخبارية للشركة. تأكد من أن الاجتماع مطلوب وليس فقط أكثر ملاءمة لك - ستحصل على نتائج أفضل من حاضري الاجتماع عندما تكون قد استوعبت بالفعل احتياجاتهم.
ضمان المشاركة المناسبة في الاجتماع
إذا كان الاجتماع هو الوسيلة المناسبة لتحقيق أهدافك ، تحقق مع المشاركين الذين يجب حضور الاجتماع لتحقيق النجاح. يجب أن يكون الحضور اللازمين متاحين لحضور الاجتماع.
تأجيل الاجتماع بدلا من عقد اجتماع دون موظفين حرجة. إذا حضر أحد المندوبين مكان صانع القرار الحاسم ، تأكد من أن الموظف المعين لديه سلطة اتخاذ القرارات أو تأجيل الاجتماع.
توزيع واستعراض ما قبل العمل قبل الاجتماع
ما عدد الاجتماعات التي حضرتها والتي بدأت مع مسؤول الجلسة الذي قام بتمرير ممر من النشرات أو عرض شريحة Microsoft PowerPoint للمناقشة؟ محبط؟ تتحدى. يصبح الاجتماع عبارة عن قراءة جماعية ، منتجة بصعوبة لتحقيق الهدف.
عندما تكون الأغراض المعلنة لعقد اجتماع هي صنع القرار والإجابة على الأسئلة ، فإن القراءة الجماعية هي مضيعة مشينة لوقت الشعوب.
يمكنك جعل الاجتماعات أكثر إنتاجية وضمان النتائج عن طريق توفير ما قبل العمل الضروري قبل الاجتماع الفعلي. توفير ما قبل العمل ، الرسوم البيانية ، الرسوم البيانية ، ومواد القراءة 48 ساعة قبل الاجتماع يؤثر على نجاح الاجتماع. كلما زاد وقت التحضير الذي تخصصه ، سيكون الأشخاص الأفضل استعدادًا للاجتماع.
يمكن أن تتضمن الوثائق التي تساعدك في تحقيق أهداف الاجتماع التقارير ؛ البيانات ، والمخططات ، والروابط إلى المعلومات التنافسية ، ومبيعات الشهر ، وخطط الإنتاج ؛ شرائح Microsoft PowerPoint التي توضح نقاط المناقشة الرئيسية؛ ومحاضر الاجتماعات والملاحظات والمتابعة من الاجتماعات والمشاريع السابقة أو ذات الصلة.
ما قبل العمل ، وحتى مجرد روابط لمتابعة قراءة المعلومات ، وتوزيعها في الوقت المناسب ، مع توقع جدي أن يقرأ الحاضرين ما قبل العمل قبل الاجتماع ، يساعد على ضمان نجاح اجتماعك.
خلال الاجتماع لضمان الاجتماعات الفعالة
الاستخدام الفعال للوقت الاجتماع يبني الحماس للموضوع. يولد الالتزام والشعور بالإنجاز من المشاركين. يشعر الناس بأنهم جزء من شيء أكبر من تحدياتهم اليومية. ولذلك ، فإن الاجتماع النشط والميسر بشكل جيد الذي يمهد الطريق للمتابعة سيؤدي إلى نتائج الاجتماع.
تسهيل اجتماع فعال
يحدد رئيس الاجتماع لهجة إيجابية ومثمرة للتفاعل بين المشاركين في الاجتماع. يبدأ التسهيل الفعال للاجتماعات بمراجعة الأهداف أو النتائج المتوقعة وجدول الأعمال. يساعد المُيسِّر أعضاء المجموعة على التركيز على التركيز والإنتاجية.
تصميم الاجتماع وجدول الأعمال يحدد إطارًا للاجتماع. يضمن الميسر الفعال ، الذي يحافظ على المشاركين على المسار الصحيح ، تحقيق النتائج المتوقعة والمطلوبة من الاجتماع.
استخدم ما قبل العمل في الاجتماع
استخدم أو قم بالإشارة إلى معلومات ما قبل العمل وغيرها من المعلومات المقدمة قبل الاجتماع خلال الاجتماع. أنت تعزز الحاجة إلى أن يقضي المشاركون الوقت المطلوب في الأمام لمراجعة المواد التي تعتبر جزءًا لا يتجزأ من تحقيق النتائج المرجوة.
سوف يستعد المشاركون قبل حضور اجتماعاتك وستشهد نتائجك على التحضير والقيادة الراسخين . لا أحد يريد أن يبدو غير مستعد أو غير مهتم أو لا يساهم في نظر زميله.
إشراك كل مشارك في الإجراءات
كل مجموعة عمل لديها شخصيات مختلفة تظهر للاجتماعات. لديك زملاء العمل والناس الذين يحاولون الهيمنة على كل منصة. وسواء كنت تريد تيسير الاجتماع أو حضوره ، فإنك تحتاج إلى إشراك كل مشارك في تحقيق أهداف الاجتماع.
يضمن ذلك استثمار كل مشارك في موضوع الاجتماع والمتابعة. سوف تحقق المزيد من النتائج مع سحب الفريق بأكمله من شخص واحد مهيمن يحاول دفع الجميع إلى أعلى التل.
إنشاء خطة متابعة فعالة للاجتماع
خلال الاجتماع ، ضع خطة متابعة مع عناصر العمل. تتضمن الخطط الفعالة ما يلي.
- عنصر العمل المحدد ،
- اسم الشخص الذي ارتكب "امتلاك" إنجاز عنصر العمل ،
- تاريخ استحقاق عنصر العمل و
- اتفاق حول ما يشكل الانتهاء من عنصر العمل.
ناقش سيناريوهات الحياة الواقعية والحواجز التي تعترض نجاح أعضاء الفريق عند محاولتهم إنجاز العناصر التي ستنتج النتائج المطلوبة. حدد وقتًا للاجتماع التالي ، إذا لزم الأمر ، في حين أن المشاركين في الحضور.
بعد الاجتماع لضمان الاجتماعات الفعالة
تلعب الأعمال والتخطيط قبل وأثناء الاجتماع دورًا كبيرًا في مساعدتك على تحقيق النتائج المتوقعة والإيجابية والبناءة. أفعالك بعد الاجتماع هي بنفس القدر من الأهمية. إن المتابعة في الاجتماع المجدول التالي لا تكفي أبداً لاستثمار لضمان النتائج.
نشر محضر الاجتماع
ابدأ بنشر محاضر وخطة العمل في غضون 24 ساعة. سيساهم الناس بفعالية أكبر في النتائج إذا بدأوا في العمل على الفور. لا يزال لديهم ذاكرة جديدة للاجتماع والمناقشة والأساس المنطقي للاتجاه المختار.
تظل متحمسة وجاهزة للبدء. سيؤخر التأخير في توزيع الدقائق نتائجك لأن معظم الناس ينتظرون وصول الدقائق قبل البدء في معالجة التزاماتهم.
متابعة فعالة للاجتماع
سيساعدك احترام ومراقبة المواعيد النهائية والمتابعة في تحقيق نتائج من اجتماعاتك. وقد تم تحديد الموعد النهائي خلال الاجتماع. بعد الاجتماع ، يجب على كل شخص لديه عنصر عمل وضع خطة لإنجازه الشخصي لالتزامهم.
وسواء كانوا يكتبون الخطوات في مخططهم ، أو يقومون بتفويض المهام إلى موظف آخر ، أو يقومون فقط بإكمال المهمة ، يكون الفرد مسؤولاً عن المتابعة.
هذا هو مخطط الاجتماعات. يمكنك تحسين نتائج الاجتماع عن طريق المتابعة مع كل شخص لديه عنصر إجراءات في منتصف الطريق بين الاجتماعات. هدفك هو التحقق من التقدم والتأكد من أن المهام جارية. تذكر أن ما تسأل عنه يتم إنجازه.
المساءلة للمتابعة خلال الاجتماع القادم
هل سبق لك أن جلست في اجتماع متابعة تألف من كل مشارك يخبر المجموعة لماذا لم يتمكنوا من تحقيق التزامهم؟ والنتيجة هي مستنقع. يبدأ وضع قاعدة أو مساءلة المساءلة عن النتائج في وقت مبكر من دورة الاجتماع.
تساعد متابعة المُيسِّر في منتصف الطريق بين الاجتماعات ، لكن يجب على المجموعة أن تجعل الفشل في إبقاء الالتزامات غير مقبولة . تقرير عن التقدم المحرز والنتائج في الاجتماع القادم ، ونتوقع أن يتم كل ذلك. بدلا من ذلك ، تحقق من التقدم في الاجتماع التالي وإذا كان هناك حاجز حقيقي للتقدم ، حدد كيفية المضي قدما.
استخلاص عملية الاجتماع للتحسين المستمر
ممارسة استخلاص المعلومات من كل اجتماع هي أداة قوية للتحسين المستمر. يتناوب المشاركون في مناقشة ما هو فعال أو غير فعال حول عملية الاجتماع الحالية. كما يناقشون التقدم الذي يشعرون به المجموعة في الموضوع الذي عقد الاجتماع من أجله.
مع التحسين المستمر لمستوى آخر ، تستكشف الفرق الناجحة مشروعها بالكامل بالإضافة إلى العملية لتحديد مدى نجاحها في تحقيق النتائج. الاجتماعات المستقبلية تعكس التقييم. تتطور الاجتماعات كأداة أكثر فاعلية لإنشاء نتائج المؤسسة.
استنتاج
النتائج قابلة للتحقيق ويمكن التنبؤ بها من الاجتماعات جيدة التخطيط والتنفيذ. اتبع هذه التوصيات الاثنتي عشرة لضمان أن يحقق المشاركون في الاجتماع نتائج متوقعة وإيجابية وبناءة من وقت استثمارهم في الاجتماعات. ستكافئ مؤسستك إنجازك وسيحبك زملاؤك في العمل عند استخدام نصائح الاجتماع الفعالة هذه.