قادة الاجتماعات هم المفتاح إلى اجتماع ناجح يحقق أهدافه
من يقود الاجتماع؟
قائد الاجتماع هو المفتاح في جعل الاجتماعات والفرق ناجحة .
الموظف الذي يعمل كقائد اجتماع مهم للغاية. في بعض الاجتماعات ، يكون القائد رئيس القسم أو قائد الفريق أو الشخص المعين من قبل الإدارة العليا لقيادة المبادرة. تم اختيار هؤلاء الموظفين لدورهم القيادي بسبب مهاراتهم المدركة كمدير أو قائد.
في أوقات أخرى ، قد يظهر موظف كقائد بشكل طبيعي. هؤلاء القادة هم موظفون يبحثون عن موظفين آخرين ويحترمونهم . في مناسبات أخرى ، قد يقرر فريق دوران القيادة بين جميع الأعضاء. وهذا يسمح لجميع أعضاء الفريق بمواصلة تطوير مهاراتهم كقائدين للقادة ، وفي خلق اجتماعات ناجحة بشكل عام.
مسؤوليات قائد الاجتماع
فيما يلي المسؤوليات الرئيسية لقائد الاجتماع.
- يحدد الهدف أو المهمة أو الغرض الذي يجب إنجازه. هذا غالبا ما يكون مهمة أو جزء من الوصف الوظيفي للقائد.
- يقرر ما إذا كان الاجتماع هو أفضل طريقة ممكنة للحصول على الهدف أو الهدف أو تحقيق النتيجة المرجوة. أجب على السؤال ، هل هناك حاجة إلى اجتماع؟
- يحدد من يحتاج للمساعدة في التخطيط للاجتماع.
- مع فريق أو كزعيم ، يقرر جدول أعمال الاجتماع . (في الاجتماعات الجارية ، يتم إنجاز هذه المهمة في نهاية الاجتماع الحالي).
- يحدد التاريخ والوقت والموقع بشكل متكرر باستخدام تقويم منظم مشترك.
- يضع معا لقاء ما قبل العمل مثل القراءة والمعلومات المالية والتاريخ ومحاضر اجتماعات الفريق ذات الصلة وما إلى ذلك.
- تدعو المشاركين وتوزع المهام وأعمال ما قبل العمل مما يسمح بأكبر وقت ممكن حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد للاجتماع.
- يضمن أن يكون للاجتماع مسجل أو متابع لتوثيق الإجراءات وأي التزامات أو بنود عمل أو قرارات. يعين موظفًا للوقت ، عند الضرورة ، لإجراء اجتماع منظم.
- قد يستخدم كاسحة الجليد لتسخين المشاركين وخلق بيئة يكون فيها المشاركون في الاجتماع مرتاحين في التواصل مع بعضهم البعض وتبادل الأفكار والمعلومات.
- يصل في وقت مبكر ويقود الاجتماع من خلال إبقائه في مهمة ، على المسار الصحيح ، وإشراك جميع المشاركين بحيث يشعر كل منهم بأن وجودهم كان ضروريًا في الاجتماع. هذا يضمن مشاركتهم في الاجتماع القادم
- قم بتوابل اجتماع الشركة بحيث لا يشعر المشاركون بالملل والضجر. وسواء كنت تستخدم كاسحات الجليد ، أو الفكاهة ، أو أمثلة ممتعة ، يجب ألا ينتهي أي اجتماع بدون ضحك.
- يضمن أن يتم تعيين الخطوات وعناصر الإجراءات التالية ومعالجتها.
- يستخلص الاجتماع ويخطط جدول الأعمال للاجتماع المقبل.
- المتابعة مع المشاركين بين الاجتماعات للتأكد من أن عناصر الإجراءات في المسار الصحيح وتقديم المساعدة و / أو الموارد إذا كان المتطوع يعاني من مشاكل.
دور القائد الإضافي
يأخذ قائد الاجتماع على عاتقه هذه المسؤوليات ولكن له أيضًا أدوار مرتبطة بالتواصل والإبلاغ وأداء زملائه .
يلتزم كل عضو في فريق أو اجتماع متعدد الوظائف بإبقاء قسمه أو وظيفته على علم بنشاطات وتواصل اجتماع أو فريق مستمر. كما يتحملون مسؤولية التماس مدخلات من زملاء العمل الذين ليسوا في الفريق أو في الاجتماع. لا يمكن لكل موظف حضور كل اجتماع.
يتحمل القائد مسؤولية إضافية تتمثل في إبقاء كبار المدراء المعنيين واطلاعهم من خلال التواصل الفعال والملاحظات.
إن بناء الملكية من الموظفين خارج الفريق أو الاجتماع ، وخاصة قادة المنظمات ، يضمن نجاح الفريق أو الاجتماع في تطوير وتنفيذ وإدماج حلوله أو أفكاره.
إذا كان أحد المشاركين في الاجتماع يؤدي أداءً غير فعال في الاجتماع ، يتحمل القائد مسؤولية تصحيح السلوك من خلال تقنيات قائدة الاجتماعات الفعالة أثناء الاجتماع والتدريب الفعال خارج الاجتماع . يجب تصحيح أحد المشاركين في الاجتماع الذي يحتكر الاجتماع بآرائه أو ينتقد الأعضاء الآخرين عنهم قبل أن يخرب الفرد نجاح الاجتماع.
هذه الإجراءات ضرورية حتى يصل المشاركون في الاجتماع إلى مستوى من الراحة والنضج يتيح لهم مساعدة القائد عن طريق صهر أنفسهم في حين تتكشف الأحداث غير الفعالة ويعطل الأعضاء المختلفين التقدم .
لا يضمن قائد الاجتماع الفعال أن المشروع أو الفريق ينجح بشكل ناجح ، ولكنه عامل مساهم رئيسي عندما تنجح المشاريع أو الإدارات أو الاجتماعات أو الفرق.
ومحاضر الاجتماعات هي مساهم فعال في الاجتماعات الناجحة عندما يتم كتابة وتوزيع الدقائق بشكل مناسب في الوقت المناسب.