كيف يتقاضى الموظفون رواتبهم عندما ينفقون المال على العمل؟
يمكن أن تشمل نفقات السفر السكن ورحلات الطيران والنقل البري ، ونصائح لأصحاب المطاعم ، والوجبات ، وغيرها من النفقات العرضية التي قد يتعرض لها الموظف أثناء وجوده على الطريق.
يمكن أن تتضمن نفقات العمل الأخرى بنودًا مثل أخذ العملاء أو الموظفين المحتملين لتناول الغداء أو شراء الكتب أو المواد التعليمية الأخرى التي يغطيها صاحب العمل أو يدفع النفقات لإعادة تدوير ممتلكات الشركة.
يتم العثور على أنواع النفقات التي تسددها منظمة ما في سياسات سفر أعمال الشركة والترفيه والسياسات العامة القابلة للاسترداد في دليل الموظف . تعرف على سياسات شركتك لأن رب عملك يمكنه تغطية النفقات المتنوعة مثل التنظيف الجاف وعضوية الجيم في الرحلات الممتدة.
يُعد ترفيه العميل في رحلات العمل من النفقات الأخرى القابلة للسداد ، ولكن تعرف سياسات شركتك بحيث لا تتجاوز أي حدود للإنفاق. كنت ترغب في إثبات حسن الضيافة والدقة دون تجاوز ميزانية صاحب العمل الخاص بك لهذه النفقات.
شعبية الآن هي بطاقات ائتمان الشركة التي يعهد بها للأشخاص الذين هم من كبار الموظفين المستوى وغيره من الموظفين الذين يجب السفر في كثير من الأحيان للأعمال التجارية.
فبدلاً من دفع المصروفات بأموالهم الخاصة ، يقوم الموظفون بتحصيل كل النفقات والنصائح إلى بطاقة ائتمان الشركة.
هذا هو نهج ملائم لتسديد النفقات للموظف حيث أن فواتير بطاقات الائتمان توثق النفقات الدقيقة دون أن يضطر الموظف إلى حفظ الإيصالات وملء تقارير نفقات السفر.
ملء تقرير تعويض المصروفات
في حالة استخدام بطاقة ائتمان الشركة ودفعها نقدًا ، من المرجح أن يقوم الموظفون بملء تقرير استرداد النفقات عند عودتهم من الرحلة. مع بطاقة ائتمان الشركة ، سيتعين عليهم شرح أقل من الرسوم الواضحة التي تظهر على فاتورة بطاقة الائتمان (أسهل بكثير من ملء تقرير النفقات من الصفر). كما سيقومون بتحصيل الرسوم من الشركة مقابل النفقات الإضافية التي دفعوها مقابل أموالهم الخاصة أو ببطاقتهم الائتمانية.
عندما يدفع الموظف نقدًا ، فإنه سيحتاج إلى سرد ، وفي بعض الأحيان تبرير ، كل مصاريف تطلب السداد. تتم مراجعة هذه الحسابات من خلال المحاسبة وكذلك البيانات الصادرة من شركة بطاقة الائتمان. لا يتم استرداد النفقات غير المبررة ، أو تلك التي يتم استبعادها من خلال سياسة الشركة ، وبالتالي ، فإن هناك حاجة لمعرفة سياسات شركتك فيما يتعلق بسفر العمل.
تحدد معظم الشركات تاريخا يجب فيه تقديم تقارير سداد النفقات لضمان تسديد التكاليف للموظفين والمحاسبة المناسبة. يحتاج الموظفون إلى اتباع هذه القواعد بعناية لأن بعض المنظمات لا تسدد النفقات التي يتم تسليمها بعد الموعد النهائي. تعرف على قواعد شركتك.
طريقة أخرى لدفع نفقات سفر عمل الموظف هي مع بدل يومي .
سؤال غير عادي للقارئ متعلق بسداد النفقات
سأل أحد القارئ: "ممثلو المبيعات الخارجيين لدينا لديهم مناطق كبيرة (ولايات متعددة) ويتنقلون بشكل روتيني ، وغالبا ما يتطلبون المبيتات. وقد تم استرعاء انتباهي من خلال قسم المحاسبة ، حيث قام مندوب المبيعات باصطحاب حيوان أليف معهم في رحلة واحدة من هذا القبيل. ودفعت رسوم الحيوانات الأليفة إلى بطاقة ائتمان الشركة ، وادعت أن الفندق لن يفصل الرسوم ، وقد خططت لتعويض الشركة.
"أنا مذهول وبحث عن اقتراحات حول كيفية التعامل مع هذا الوضع. غرائز الموارد البشرية تقول لي أن أكتب هذا الموظف بسبب سوء استخدام أموال الشركة ولكنني أتلقى مقاومة من إدارة المبيعات الذين يريدون مني أن أقوم بسياسة خاصة بالحيوانات الأليفة.
"يشير استخدامنا لبطاقة ائتمان الشركة بوضوح ،" يجب استخدام هذه البطاقة لمصروفات الشركة فقط.
يمكن أن يؤدي الاستخدام الشخصي للبطاقة إلى فقدان البطاقة أو الإنهاء. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون مسؤولو المبيعات مسؤولين عن الرسوم غير المصرح بها. هل كتبت عن هذا الموضوع في الماضي؟
استجابة الموارد البشرية: إليك ما تحتاج إلى التفكير فيه. هل ذهب الموظف إلى المحاسبة وفسر المشكلة بأن الفندق لم يتمكن من فصل رسوم الحيوانات الأليفة؟ أو ، هل تم القبض عليها بمراجعة دقيقة لنفقاتها في المحاسبة؟
أولاً ، من الصعب تصديق أن الفندق لم يتمكن من فصل رسوم الحيوانات الأليفة. ثانياً ، إذا كان الفندق غير قادر على فصل الرسوم عن الحيوان الأليف ، كيف عرفت ما الذي يجب تسديده للمحاسبة؟
إذا خططت لدفع رسوم الحيوانات الأليفة فقط إذا تم القبض عليها ، ولم تقدم طواعية للدفع ، نظراً لسياستك ، فهي تستحق إجراءً تأديبيًا . وهذا يعتمد أيضًا على كيفية تعاملك مع مواقف مماثلة في الماضي. هل قام الموظفون الآخرون بتعويض الشركة عن مصروفات مختلفة ولم يتلقوا أي إجراء تأديبي؟
في كثير من الأحيان عندما تنظر إلى الموقف ، ستجد أن هناك سياسة من جهة ، وكيف تم تنفيذها وتطبيقها من ناحية أخرى. أنت لا تريد معاملة هذا الشخص بشكل مختلف عن معاملة الموظفين الآخرين في الماضي.
الإجراءات التأديبية ليست صحيحة إذا كان الموظفون الآخرون قد سددوا ببساطة الشركة في الماضي لتغطية نفقات مماثلة. تذكر أني لست محاميًا ، لذلك هذا رأي زميل الموارد البشرية فقط.
لا يُنصح بوضع سياسة سفر للحيوانات الأليفة لأن ذلك هو مثال على الشركة التي تتدخل في الحياة الشخصية للموظف وتزيد من حدتها. إذا كان الموظفون يرغبون في دفع ثمن حيواناتهم الأليفة للسفر معهم ، فليس هذا هو مصدر قلق الشركة.
طالما أن الحيوان الأليف لا يؤثر على تكلفة المكان الذي يقيم فيه أو قدرته على المشاركة في أغراض العمل الخاصة بالرحلة ، فهو ليس عمل صاحب العمل. يجب على الموظف ، بالطبع ، دفع أي رسوم إضافية لتوليد الحيوانات الأليفة.
إن سياسة سفرك مربكة بعض الشيء ويمكن أن تستخدم تعزيزًا في الجزء المتعلق بـ "المسؤول عن الرسوم غير المصرح بها" عندما تنص السياسة على أنه لا يُسمح إلا بنفقات الشركة.
أكثر من 10 نصائح لخفض تكلفة سفر الأعمال هل يجب على الموظفين مشاركة الغرف؟
تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.