كيف تعالج المنظمات قضايا الأداء عبر الانضباط التقدمي
تتميز العملية بسلسلة من الجهود الرسمية بشكل متزايد لتقديم ملاحظات إلى الموظف حتى يتمكن من تصحيح المشكلة.
الهدف من الانضباط التقدمي هو جذب انتباه الموظف بحيث يفهم أن تحسين أداء الموظف أمر ضروري إذا أرادوا الاستمرار في العمل.
ليس المقصود من عملية الانضباط التقدمي كعقاب على الموظف ، ولكن لمساعدة الموظف للتغلب على مشاكل الأداء وتلبية توقعات العمل. الانضباط التقدمي هو الأكثر نجاحًا عندما يساعد الفرد على أن يصبح عضوًا فاعلًا في المنظمة.
يستخدم الانضباط التقدمي في كثير من الأحيان مع الموظفين كل ساعة أو غير معفاة . الموظفون الذين يتقاضون رواتب أو معفيين ، في معظم الظروف ، لا يتجاوزون مرحلة التحذير الشفهية المكتوبة لأنهم إما يحسنون أو يبحثون عن عمل في مكان آخر.
وإذا فشل ذلك ، فإن الانضباط التقدمي يمكّن المنظمة من الإنصاف ، ومع الوثائق الجوهرية ، من إنهاء توظيف الموظفين غير المؤهلين وغير الراغبين في التحسين.
الخطوات النموذجية في نظام الانضباط التقدمي قد تشمل هذه.
- استشارة الموظف حول الأداء والتأكد من فهمه للمتطلبات. تأكد مما إذا كانت هناك أية مشكلات تسهم في الأداء الضعيف. هذه القضايا ليست دائما واضحة على الفور للمشرف. قم بحل هذه المشكلات ، إن أمكن.
مثال على المشكلة هو أن الموظف لا يفهم هدف ما يحتاج إلى المساهمة فيه. المثال الثاني لقضية ما في حالة ضعف أداء الحضور هو أن الموظف يأخذ إجازة لمساعدة أمه المريضة. لم يخبر مديره الذي كان سيحيل الحالة إلى الموارد البشرية ليخاطب كمؤهلة للـ FMLA .
- توبيخ اللفظي الموظف لضعف الأداء. أخبر الموظف أنك ستوثق الخطوات التالية في الانضباط التقدمي وأن الإنهاء قد يؤدي إلى أي نقطة في عملية الانضباط التقدمي عندما يعتقد صاحب العمل أن الموظف غير قادر على التحسن بالرغم من التحذيرات المتكررة. توثيق المحادثة.
- تقديم تحذير شفهي مكتوب رسمي في ملف الموظف ، في محاولة لتحسين أداء الموظف. استمر في الانضباط التقدمي طالما أنك تعتقد أن الموظف يبذل جهودًا لتحقيق أدائه على المسار الصحيح.
- توفير عدد تصاعدي من الأيام التي يتم فيها تعليق الموظف من العمل دون أجر. ابدأ يومًا واحدًا ، وصعد إلى ثلاثة أيام ثم تصعد إلى خمسة.
- وضع حد للفرد الذي يرفض التحسين.
كيفية التواصل مع موظف أثناء الإجراءات التأديبية
هل أنت مهتم بمعرفة كيف يمكنك التواصل بشكل فعال أثناء الإجراءات التأديبية التي تتخذها لتصحيح سلوك الموظف أو أدائه؟ في هذا المثال ، غالبًا ما عانى زملاؤك في العمل من وطأة تأثير تغيب الموظف أو عدم المساهمة فيه.
إنهم يريدون معرفة أنك تأخذ الأمر على محمل الجد وتعمل على تصحيح السلوك.
لا شيء يسيء إلى معنويات الموظفين المساهمين أكثر من رؤية عدم اتخاذ أي إجراء لتصحيح تصرفات الموظفين ضعيفي الأداء.
لا يمكنك مشاركة ما تتصل به بسبب سرية الموظف ، ولكن إليك الطريقة التي يمكنك من خلالها التحدث إلى الموظف غير المنفذ. الانضباط هو الأفضل عندما تكون قد شاهدت السلوك بشكل شخصي لذلك قم ببذل جهد حقيقي لتحقيق هذه الغاية. ضع في اعتبارك أن وجودك يمكن أن يغير سلوك الموظف وبالتالي قد لا ترى أبدًا الإجراءات التي يراها زملاؤك في العمل.
سيقدر زملاؤك في العمل أي إجراء تتخذه لتصحيح المشكلة. (يمكنك إخبار زملاء العمل بأنك قد عالجت المشكلة - لا شيء أكثر من ذلك - لكن في بعض الأحيان يحتاجون إلى معرفة أن شكاواهم كانت على الأقل تستحق الانتباه).
نموذج العمل التأديبي يرشد المناقشة مع المؤدي الضعيف
إعادة النظر في موضوع الانضباط الموظف ، وعلى وجه الخصوص الانضباط التدريجي ، وهذا نموذج عمل تأديبي منقح هو واضح ويعالج إجراءات الموظف في شروط سلوكية.
يتلقى المديرون توجيهًا عبر الأسئلة الواردة في النموذج لتقديم ملاحظات حول الأداء قابلة للتنفيذ واقتراحات لتحسين الموظف.
مثال على كيفية التواصل الانضباط
الخطوة الأولى في الاتصال بالإجراء التأديبي هي نقل الموظف إلى اجتماع مع الموظف أو إعداده في مكتب خاص. إذا كنت تتوقع صعوبة ، ودائماً في مرحلة التحذير الشفهي المكتوب ، فمن الجيد أن تطلب من موظف الموارد البشرية أو مدير آخر الجلوس في الاجتماع حتى يكون هناك شهود من طرف ثالث.
في مكان العمل الذي يمثله النقابة ، قد يطلب الموظف أيضًا من ممثل النقابة حضور الاجتماع. عادةً ما يكون المندوب هو الشخص الثاني الذي يمكن أن يطرح أسئلة لتوضيحها أو للحصول على أمثلة توضح السلوك. في مكان العمل غير الممثّل ، يمكن للموظف أن يطلب حضور شهادته الخاصة ، وربما صديقه في العمل.
التحدث مع الموظف
إخبار الموظف ، "لديك موقف سيء" ، لا يعطي الموظف أي معلومات حول السلوك الذي تريد أن ترى الموظف يتغير أو يتحسن. أفضل؟
قل "عندما تضغط على أجزاءك بقوة على طاولة العمل ، فأنت تخاطر بخرق الجزء. كما أنك تزعج زملائك في العمل. وتزعجهم الضوضاء وهم قلقون بشأن سلامتهم إذا كانت الأجزاء تطير في الهواء.
"تؤدي أفعالك أيضًا إلى توقف زملائك في العمل عن رؤية ما يحدث. فالضوضاء الصاخبة تثير القلق في مكان العمل. يشعر زملاؤك في العمل بالحاجة لمعرفة ما إذا كانوا معرضين للخطر عندما تحدث أصوات غريبة بالقرب من محطات العمل الخاصة بهم.
"يمكنك اعتبار هذا التحذير الشفهي الخاص بك أن السلوك يجب أن يتوقف. يمكنني أن أفهم أن العمل يزعجك في بعض الأحيان وأنك تركت نفاد الصبر المكبوت من خلال انتقاد أجزاء أسفل على محطة العمل الخاصة بك. ولكن ، يحتاج السلوك إلى التوقف بسبب تأثيره على زملائك في العمل.
"يمكنك إلقاء نظرة على سياسة الانضباط التقدمي في دليل الموظف الخاص بك . الخطوة التالية بعد هذا الاجتماع هي أنني سأوثق بأنني أعطيتك تحذيرًا شفهيًا وسأطلب منك التوقيع على المستند. لا يعني توقيعك أنك توافق على المستند.
"هذا يعني أنك قد رأيت المستند واقرأته وأنك تدرك أن الموارد البشرية ستقوم بإيداعه في سجلات الموظفين الخاصة بك .
"أخيرًا ، جورج ، الخطوات التالية إذا تابعت هذه الإجراءات عبارة عن تحذير شفهي مكتوب رسمي ومن ثم تعليق بدون أجر. وعند نقطة التحذير الشفهي المكتوب رسميًا ، ستقرر الشركة ما إذا كنت مهتمًا بتغيير سلوكك أم لا. الجواب ، ليس من المرجح ، سننهي عملك ، هل تفهم؟
مثلما تكون محددًا بقدر الإمكان عندما تثني على سلوك الموظف أو المساهمات الإيجابية أو تتعرف عليه ، فأنت محدد تمامًا عندما تطلب من الموظف إيقاف أو تحسين الإجراءات السلبية. إن مجهودك لوصف السلوك المحدد الذي تريد تصحيحه يجعل النتائج التي ترغب في رؤيتها أكثر وضوحًا للموظف.
بالطبع ، قد يقوم الموظف بطرح الأسئلة وإبداء التعليقات حول الوضع طوال الاجتماع. قد ينكر أن الوضع يحدث ويخبرك أن زملاءه في العمل جاهزون للحصول عليه.
رد الفعل هذا هو السبب الذي يجعلك تريد ، كلما أمكن ، أن تشاهد السلوك بنفسك بدلاً من التأديب بناءً على آراء زملاء العمل. ولكن ، كما ذكرنا سابقًا ، لا يمكن تحقيق ذلك دائمًا.
محتوى سياسة الانضباط التقدمي
في ملاحظة أخيرة ، حتى إذا كان لديك سياسة انضباط تدريجي مكتوبة ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك ستقوم بتطبيقها فقط في ظروف معينة. احتفظ بحقك كصاحب عمل لتخطي كل أو بعض الخطوات في ظروف معينة. في إحدى شركات التصنيع الصغيرة ، على سبيل المثال ، حدثت الإجراءات التالية.
عقد موظفان (كانا يتواعدان خارج العمل) مباراة صراخ في وسط المحطة في نظر وسمع معظم الموظفين الآخرين. توقفت جميع أعمال أكثر من مائة شخص ، وبعد ذلك ، بالطبع ، استغرقت المباراة الصراخ ساعات من انتباه الموظفين والمحادثة.
لم يقم أي من الموظفين بأي إجراء تأديبي ضدهم. ولكن ، في هذه الحالة ، بسبب التأثير الواسع لأعمالهم ، تم منحهم أسبوعًا - بدون أجر - للتفكير في السلوك السليم في العمل.
تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.