عادةً ما يتم تخزين ملف الموظف الموظف في خزانة ملفات مقفلة ومضادة للحريق في مكان مغلق يمكن الوصول إليه من قبل موظفي الموارد البشرية.
تعتبر سرية معلومات الموظف في ملف الموظفين ذات أهمية قصوى.
من بين جميع ملفات الموظفين التي تحتفظ بها الشركة ، يتم الوصول إلى ملف الموظفين بشكل يومي بشكل متكرر للحصول على المعلومات من قبل صاحب العمل أو المشرف أو فريق الموارد البشرية.
اعتبارات حول الموظفين ملف محتوى الموظف
المبادئ الأساسية والأسئلة التي يجب مراعاتها عند تقديم أي مستند في ملف الموظفين الموظف هي هذه.
- هل يحتاج صاحب العمل إلى وثيقة معينة لتبرير القرارات إذا تمت مقاضاة صاحب العمل؟ هل يحتاج صاحب العمل إلى الوثيقة في محكمة قانونية؟
- هل يعرف الموظف ويفهم أن المستند سيودع في ملف الموظف الخاص به؟ في معظم الحالات ، يجب أن يقوم صاحب العمل بتوقيع الموظف على الوثيقة ، وليس للإشارة إلى اتفاق مع محتويات الوثيقة ، ولكن للإقرار بأنهم على علم بالوثيقة وقاموا بقراءتها.
- لا يجب وضع أي مفاجآت أو آراء أو ملاحظات شخصية حول الموظف في ملف موظف الموظفين. الحقائق فقط ، لا الأفكار المضاربة ، تنتمي إلى ملف الموظفين الموظف.
محتويات ملف الموظف الموظف
فيما يلي توصيات حول الوثائق التي يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بها في ملف موظف الموظفين.
تاريخ التوظيف
- طلب وظيفي
- استئنف
- استئناف خطاب تغطية
- التحقق من التعليم
- التحقق من فرص العمل
- خطاب رفض
- موقف الوظيفة الوصف
- سجلات تحليل الوظائف
- خطاب عرض العمل أو عقد العمل
- وكالة توظيف أو اتفاقية وكالة مؤقتة ، في حالة استخدامها
- معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
- نموذج إقرار تسجيل الموظف الموضح لاستلام دليل الموظف
- قائمة مرجعية من توجيه الموظف الجديد تعرض الموضوعات التي تم تغطيتها ومن الذي قام بإعدادها
- أي اتفاقيات إعادة التوطين والوثائق
- أي عقد ، أو اتفاق مكتوب ، أو إيصال ، أو إقرار بين الموظف وصاحب العمل (على سبيل المثال ، اتفاقية عدم عقد ، أو عقد عمل ، أو اتفاقية تتعلق بسيارة قدمتها الشركة) ، على سبيل المثال
- أشكال الحياة الوظيفية الرسمية بما في ذلك: طلبات النقل والترقية وتطبيقات العمل الداخلية وما إلى ذلك
- أي وثائق أخرى تتعلق بالتوظيف
تطوير أداء الموظف وتحسينه
- نسخ من أي تقييم للأداء المستخدم أو خطط تطوير الموظفين
- التقييم الذاتي للموظفين
- السجلات من أي جلسات استشارية رسمية
- ملاحظات على الحضور أو التأخر
- وثائق خطة تحسين الأداء
- تقارير الإجراءات التأديبية
- يتم التعرف على الموظف مثل الشهادات ورسائل التعرف وما إلى ذلك
- اقتراحات وتوصيات رسمية للموظفين ، استجابات المنظمة
- سجلات التدريب
- طلبات للتدريب
- تقييم الكفاءات
- دروس التدريب أو إخطارات الجلسة أو الجداول
- تقييم الاحتياجات وقعت
- تقارير نفقات التدريب
- شكاوى من العملاء أو زملاء العمل
سجلات إنهاء العمل
- خطاب استقالة الموظف
- الخروج من الوثائق المقابلة
- إخطار كوبرا
- قائمة مراجعة نهاية التوظيف
- المحاسبة النهائية لجميع جوانب عمل الموظف مثل راتب الراتب النهائي ، وبدل الإجازة ، وعودة ملكية الشركة ، وما إلى ذلك.
تتوفر مستندات إضافية متعلقة بملفات الموظفين.