سياسة وصول الموظفين الملف

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى عرض ملف الموظفين الخاص بهم؟

جميع إدارات الموارد البشرية تحتفظ بسجلات موسعة. يتطلب القانون من الموارد البشرية الاحتفاظ بالعديد منها لفترات زمنية محددة. يدرك الموظفون جيدا أن هذه السجلات موجودة (وبعضها تحت الانطباع بأن الملف يتبعهم من شركة إلى أخرى ، وهذا غير صحيح).

ولأن الموظفين يعرفون أن هذه السجلات موجودة ، فإنهم سيرغبون في عرضها من وقت لآخر لمعرفة ما يحتويه الملف.

عند تحديد كيفية توفير الموظف (ووصول الموظف السابق) ضع في اعتبارك أي قوانين تنطبق على عملك.

لدى العديد من الدول قوانين تتطلب من الشركة توفير أجزاء محددة من الملف للموظفين الحاليين والسابقين. تحقق مع محامي التوظيف الخاص بك للتأكد من أن سياستك تتوافق مع جميع القوانين.

القانون الفيدرالي ، على سبيل المثال ، يتطلب الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة منفصلة عن سجلات الموظفين. إذا كانت شركتك خاضعة لقانون HIPAA ، فتأكد من أن سجلك الطبي متوافق مع ذلك أيضًا.

قد يكون لديك قدر كبير من الفسحة فيما تسمح للموظفين برؤيته في ملفهم. ولكن ضع في اعتبارك أنه حتى إذا قررت أن الموظف لا يستطيع الوصول إلى معلومات معينة ، مثل الفحوص المرجعية ، فإنه في حالة وجود دعوى قضائية يمكن اكتشاف هذه المعلومات.

لذلك ، اطلب من موظفيك تسجيل الأشياء بدقة واتباع القانون في جميع الأوقات. سجلات الموظفين ليست المكان المناسب للنكات الداخلية أو التعليقات الشديدة.

هذه لا تسير على ما يرام في محكمة قانونية.

كقاعدة عامة ، يضمن وجود حارس بوابة واحد للسجلات اتباع الإجراءات واتساقها. لا تريد مديرًا للموارد البشرية يسمح للأشخاص بإعادة سجلاتهم إلى مكاتبهم بينما يرفض آخر الدخول على الإطلاق.

إن مطالبة الجميع بالمرور من مصدر واحد يساعد على إبقاء الأمور متسقة وقانونية.

القوانين المتعلقة بالسجلات واحتباس السجلات والوصول إليها صعبة. تأكد من البقاء حتى الآن.

تمثل السياسة أدناه بداية جيدة لنشاطك التجاري ، ولكن ضع في اعتبارك أن قوانين الولاية والقوانين المحلية قد تختلف.

عينة سياسة وصول سجلات الموظف

قد يقوم جميع الموظفين والموظفين السابقين وممثلي الموظفين بمشاهدة بعض محتويات ملف الموظفين الخاص بهم مع إشعار مسبق لموظفي الموارد البشرية. يمكن الاطلاع على الوثائق التي تتعلق بمؤهلات الموظف للتأجير مثل التطبيق والترقية والإجراءات التأديبية والنقل. بالإضافة إلى ذلك ، يجوز للموظف مراجعة سياسة التوقيع على نماذج وسجلات التدريب.

المستندات التي قد لا يقوم الموظف بمراجعتها تتضمن المراجع أو الشيكات المرجعية وسجلات أي تحقيق تقوم به الإدارة والسجلات الطبية والمستندات المتعلقة بإجراء قضائي وأي مستند ينتهك سرية موظف آخر والمستندات المستخدمة لتخطيط الموظف.

إجراء

يجب على الموظف الذي يرغب في مراجعة المحتويات المسموح بها لملف الموظفين الخاص به الاتصال بالموارد البشرية مع إشعار قبل 24 ساعة (باستثناء عطلات نهاية الأسبوع). يجب على الموظفين السابقين ، أو الأشخاص غير المعروفين لموظفي الموارد البشرية تقديم إثبات الهوية و / أو إثبات الإذن للوصول إلى ملف الموظفين.

يجب على الموظفين مراجعة ملفات الموظفين الخاصة بهم بحضور أحد موظفي الموارد البشرية.

لا يجوز للموظفين إزالة أي جزء من ملف الموظفين من المكتب .

يجوز للموظف طلب نسخ من الملف أو أجزاء من الملف. في حدود المعقول ، سوف يقوم موظف الموارد البشرية بتوفير نسخ مصورة. لنسخ واسع النطاق ، سوف يحتاج الموظف لدفع ثمن النسخ.

إذا كان الموظف غير راض عن مستند في ملف الموظف الخاص به ، في حضور موظف الموارد البشرية ، يجوز للموظف كتابة توضيح أو توضيح وإرفاقه بالوثيقة المتنازع عليها. تحت أي ظرف من الظروف سوف يقوم موظف الموارد البشرية أو الموظف بتغيير المستند الفعلي.

قد يطلب الموظف أيضًا إزالة مستند من ملف الموظفين. إذا وافق موظف الموارد البشرية ، قد تتم إزالة المستند.

إذا لم يتفق موظف الموارد البشرية ، يمكن استئناف الأمر بالطريقة المنصوص عليها في سياسة الباب المفتوح للشركة.