فيما يلي نصائح لإصدار تحذير شفوي بسبب ضعف الأداء
يتم توفير التحذير اللفظي بعد فشل التدريب الإشرافي غير الرسمي لمساعدة الموظف على تحسين الأداء المطلوب. يتم توثيق التحذير من قبل المشرف في ملاحظاته غير الرسمية حول الاستشارات التي قدمها لمساعدة الموظف على التحسن.
توثيق تحذير شفوي
إذا ﻟﻢ ﻳﺘﻢ ﺗﻮﺛﻴﻖ اﻟﺘﺤﺬﻳﺮ اﻟﻠﻔﻈﻲ ، ﻣﻊ ﺗﻮﻗﻴﻊ ﺗﻮﻗﻴﻊ اﻟﻤﻮﻇﻒ ﻋﻠﻰ أﻧﻪ ﺗﻠﻘﻰ اﻟﺘﺤﺬﻳﺮ ، ﻓﻘﺪ ﻳﻜﻮن ﻏﻴﺮ ﻣﻮﺟﻮد. سيكون من الصعب إثبات التحذير اللفظي أثناء أي تحذيرات انضباطية تدريجية محتملة أو التقاضي المستقبلي.
يميل الموظفون أيضًا إلى أخذ أي نقد موثق لأدائهم على محمل الجد. في كتابة ملاحظات حول التحذير اللفظي ، كان المشرف يأمل في الوصول إلى الموظف. ﯾﺷﻌر ﻣﺷرﻓك اﻟﺗﻧظﯾﻣﻲ اﻟﻌﺎدﻲ ﺑﺎﻟﺷﮐر إذا ﻟم ﯾﺟب ﻋﻟﯾﮫ أو ﻟﮭﺎ اﻟﺗﺻدي ﻷداء اﻟﻣوظف اﻟﺿﻌﯾف. يفضّل المشرف توفير القيادة إلى الحشد ، أداء الموظفين. وهذا يسمح له بتفادي المواجهة والصراع الذي يريد معظم المشرفين تجنبه بأي ثمن.
يتم تضمين وثائق التحذير الشفهي هذه مع أي وثائق أخرى مكتوبة يحتفظ بها المشرف مثل أهداف الموظف والتقدم ومعلومات النسخ الاحتياطي لخطة تطوير أداء الموظف (PDP) أو تقييم الأداء وما إلى ذلك.
هذه الملاحظات ليست جزءا من ملف الموظفين الموظف. هم توثيق إشرافي خاص لأداء الموظف. إذا كان أداء الموظف يستدعي الإنهاء في نهاية المطاف ، فقد ينتهي الأمر بأوراق التحذير الشفهية في ملف الموظفين الخاص بالموظف كدعم لإثبات الإجراء التأديبي الرسمي التدريجي.
الإجراء التأديبي لملف الموظف الموظف
يتم اتباع التحذير اللفظي عمومًا ، في إجراءات الإجراءات التأديبية ، عن طريق تحذير شفهي مكتوب يبدأ بتوثيق الإجراء التأديبي في ملف الموظفين الخاص بالموظف. يوفر التحذير الشفهي المكتوب بداية الوثائق اللازمة لمنظمة لإطلاق الموظف .
إذا فشل أداء الموظف في التحسن خلال سلسلة من خطوات الإجراءات التأديبية ، فقد قام صاحب العمل بتوثيق الخطوات التي تم اتخاذها لمساعدة الموظف على تحسين الوظيفة والاحتفاظ بها.
من خلال هذه العملية ، أظهر صاحب العمل الخطوات التي اتخذها صاحب العمل لمساعدة الموظف على تحسين الأداء. كما أظهر صاحب العمل أنه أو أنها اتخذت الإجراء اللازم لمساعدة الموظف على التحسن وأن الإجراء التأديبي اللاحق لم يكن تعسفياً.
في حين أن خطوات الإجراء التأديبي ، والتي تشمل التحذير الشفهي ، تختلف من شركة إلى أخرى ، وحتى داخل الشركة ، وهذا يتوقف على طبيعة عدم الأداء ، فإن التحذير اللفظي هو حدث سلبي. فشل الموظف في الأداء بمستوى يحدده صاحب العمل يتطلب اتخاذ إجراء تأديبي.
تمشيا مع سياسة الإجراءات التأديبية المحددة في دليل الموظف ، قد يكون التحذير اللفظي هو الخطوة الأولى ، أو الأخيرة ، أو الوحيدة المطلوبة قبل إنهاء العمل ، وهذا يتوقف على شدة عدم الأداء أو الحدث المترسب.
لهذا السبب يجب أن تظل كتيبات الموظف خالية من حيث ما إذا كان يتم اتباع إجراء تأديبي رسمي بشكل منتظم. إذا كان لدى أصحاب العمل خيار إنهاء الموظف من وظيفته قبل ذلك بكثير ، فهذا أمر إيجابي بالنسبة لصاحب العمل.
أنت لا تريد أن يتدرب أحد الموظفين ، على سبيل المثال ، إذا كان له تأثير على العمل وعلى معنويات الموظفين الآخرين أو إذا كان يتدخل بنشاط في التقدم.
أمثلة على الأداء الذي يضمن التحذير اللفظي
هذه أمثلة على الأوقات التي قد يرغب فيها المدير في استخدام تحذير شفوي. الموظف يتأخر باستمرار عن العمل ، ويترك العمل في وقت مبكر ، أو لا يعمل 40 ساعة.
- يفشل الموظف في إكمال المهام في الوقت المحدد بسبب المماطلة وتخطيط العمل الضعيف.
- يتفاعل الموظف سلبًا مع زملاء العمل أو العملاء.
- بدون أي سبب ، يفشل الموظف في جمع معلومات احتياطية مهمة وبحوث ضرورية للدراسة الكافية وتقديم الحلول لمشكلة أو عملية تحتاج إلى تحسين.
- يتحدث الموظف بشكل متقلب ولذيذ لرئيسه.
لا يرغب الموظفون في تلقي تحذير شفوي ولكن إذا كان أدائهم يستدعي تحذيراً واحداً ، فإن هذا هو الكيفية التي تحتاجون بها لاستخدام التحذير اللفظي. هنا معلومات حول كيفية كتابة خطاب التوبيخ . التحذير الشفهي المكتوب هو توبيخ من جانب الموظف وسيتبع نفس النمط.