إليك ما تحتاج إلى معرفته عن محتويات ملفات الموظفين
- يريد صاحب العمل الحصول على معلومات دقيقة في متناول اليد وتنظيمها عندما تحتاج إلى الوصول إلى المعلومات لأي سبب من الأسباب. تعتبر التغييرات في اتصالات الطوارئ ، وعناوين الموظفين ، وتتبع تقييمات الأداء ، والرسائل التأديبية ، واعتراف الموظفين ، ومواد تطبيق التوظيف أمثلة على أنواع المعلومات التي يريد صاحب العمل أن يتمكن من الوصول إليها بسرعة.
- يحتاج صاحب العمل إلى الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بقضايا الموظفين مثل اختيار الموظف ، والأداء ، وتاريخ العمل ، ومبرر التعويض ، وتطبيقات الترويج الداخلي ، على سبيل المثال لا الحصر.
مطالبة EEOC ، دعوى قضائية أو حتى الحاجة إلى تبرير عدم رفع أو ترقية إلى الموظف تتطلب أن صاحب العمل قد قام بتجميع واستبقاء هذا النوع من وثائق الموظف. - مطلوب بعض سجلات الموظفين من قبل الحكومات الفيدرالية أو الولائية لأرباب العمل للحفاظ عليها. إن تنظيم معلومات الموظف في ملف الموظفين أمر منطقي للوصول والتوافق القانوني والاستعداد.
أنواع ملفات الموظفين
يحتفظ صاحب العمل بشكل عام بأنواع متعددة من ملفات الموظفين ، للاستخدام التجاري ، ولسرية الموظفين ، وللخصوصية الطبية ، وللامتثال للقانون. أنا غير مدرك لأي قانون ينص على عدد الملفات التي يطلب من صاحب العمل الاحتفاظ بها.
ومع ذلك ، هناك العديد من القوانين ، وهناك أفضل ممارسات الموظفين لسرية الموظف ، والتي تحكم محتوى ملفات الموظفين والذين يمكنهم الوصول إلى تلك المعلومات.
هذه هي ملفات الموظفين التي يحتفظ بها معظم أصحاب العمل في الولايات المتحدة. (قد تختلف القوانين والممارسات على مستوى العالم.)
- ملف الموظفين : هذا هو ملف الموظف الرئيسي الذي يحتوي على تاريخ علاقة العمل.
- ملف المرتبات : تريد الحفاظ على ملف منفصل لجميع قضايا الرواتب فيما يتعلق بالمرتبات والفوائد.
- الملف الطبي للموظف : يتطلب قانون التأمين الصحي للمساءلة والتأمين الصحي لعام 1996 (HIPAA) من أرباب العمل حماية السجلات الطبية للموظفين باعتبارها سرية.
- نماذج الموظف I-9 : تحتاج إلى الاحتفاظ بملف منفصل لجميع الموظفين (وليس لكل موظف) نماذج I-9 حيث أنك لا تريد موظفين حكوميين ، مخولين بفحص هذه النماذج في ظل مجموعة متنوعة من الظروف ، من خلال النظر في ملفات الموظفين الرئيسية السرية.
وصول الموظف لملفات الموظفين
يسمح للموظفين بالوصول إلى ملف الموظفين الخاص بهم تحت إشراف وتوجيه موظفي الموارد البشرية. تعتبر ملفات موظفي الموظفين ملكا لصاحب العمل الذي يتحمل مسؤولية الحفاظ عليها وحمايتها.
نموذج ملف سياسة الموظفين
فيما يلي نموذج لسياسة ملف الموظفين لاستخدامها في شركتك. يناقش الملفات المختلفة الموصى بها والذي يجب أن يكون لديك حق الوصول إلى كل ملف.
سياسة العينة
تحتفظ الشركة بملفات الموظفين الثلاثة لكل موظف.
يتم الاحتفاظ بملف الموظفين لكل موظف من (اسم شركتك). تحتوي ملفات الموظفين هذه على وثائق سرية ويتم إدارتها وصيانتها من قبل موظفي الموارد البشرية.
يقتصر الوصول إلى هذا الملف على موظفي الموارد البشرية ويفترض أن مدير كل موظف يحتفظ بملفه الخاص به مع المستندات ذات الصلة بأداء عمل الموظف.
تتضمن المستندات النموذجية في ملف الموظفين طلب التوظيف ، ونموذج اتصال عائلي للطوارئ ، وتاريخ العمل التأديبي الموثق ، وسيرة ذاتية ، وكتيب الموظف ، وورقة تسجيل الدخول لدى صاحب العمل ، والمعلومات الشخصية الحالية ، ومراجع الوظائف.
لا تحتوي كل ملفات الموظفين على نفس المستندات ولكن يحتوي كل ملف من ملفات الموظفين على بعض المستندات المتشابهة.
كما يتم الاحتفاظ بملفات كشوف المرتبات ؛ ملفات الرواتب تحتوي على تاريخ من وظائف الموظف ، والأقسام ، وتغييرات التعويض ، وهلم جرا. يقتصر الوصول إلى ملف كشوف المرتبات على موظفي المحاسبة والموارد البشرية المناسبين.
كما يتم الاحتفاظ بالملف الطبي للموظف . محتويات الملف الطبي غير متاحة لأي شخص باستثناء الموظفين المعينين في الموارد البشرية والموظف الذي يتم الاحتفاظ بسجلاته في الملف. في اسم شركتك) ، تتلقى الملفات الطبية أعلى درجة من التخزين الآمن والسرية.
يمكن للموظف عرض ملف الموظف الخاص به عن طريق الاتصال بموظف الموارد البشرية خلال ساعات العمل العادية. لا يجوز لأي موظف تغيير أو إزالة أي مستند من ملف الموظفين الخاص به والذي يجب مشاهدته بحضور أحد موظفي الموارد البشرية.
المعروف أيضا باسم ملفات الموظف ، سجلات الموظف ، ملفات الموارد البشرية ، الوثائق
إخلاء المسؤولية - يرجى ملاحظة:
تبذل سوزان هيثفيلد قصارى جهدها لتقديم مشورة دقيقة ، منطقية ، وأخلاقية لإدارة الموارد البشرية ، ورب العمل ، والمشورة في موقع العمل على هذا الموقع ، وربطها من هذا الموقع ، لكنها ليست محامية ، والمحتوى على الموقع ، في حين موثوقة ، ليست مضمونة للدقة والشرعية ، ولا ينبغي أن تفسر على أنها مشورة قانونية.
يحتوي الموقع على قوانين وتعليمات جمهور على مستوى العالم تختلف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر ، لذلك لا يمكن للموقع أن يكون محددًا في جميع أماكن العمل. عندما تكون في شك ، ابحث دائمًا عن مساعدة قانونية أو مساعدة من موارد حكومية أو اتحادية أو دولية ، للتأكد من صحة تفسيرك وقراراتك القانونية. المعلومات الواردة في هذا الموقع هي للإرشاد والأفكار والمساعدة فقط.