لدى صاحب العمل أسباب وجيهة للاحتفاظ بالعديد من ملفات الموظفين - بعضها قانوني وبعض أغراض ممارسة أفضل الممارسات.
هناك حاجة للتوثيق حتى يكون لدى صاحب العمل وجهة نظر دقيقة لتاريخ توظيف الموظف. تدعم الوثائق قرارات صاحب العمل وقد تحمي رب العمل في دعوى قضائية - محفوظة بشكل صحيح.
توفر محتويات ملف الموظفين لمحة تاريخية عن الأحداث الهامة خلال مهنة الموظف. يدعمون القرارات التي يتم اتخاذها بشأن الموظف ومساره المهني. أنها تثبت منطق صاحب العمل وراء التوظيف والترقيات ، ونقل ، والمكافآت والاعتراف ، وقرارات إطلاق النار.
ارتبطت مختلف المبادئ التوجيهية مع أنواع مختلفة من الملفات الشخصية
نظرًا لأنه يُنصح باستخدام عدة أنواع من ملفات الموظفين ، ترتبط القواعد والمبادئ التوجيهية المختلفة بكل نوع من أنواع ملفات الموظفين.
- لكل نوع من ملفات الموظفين أسباب مختلفة للمحتويات الموجودة والمختلفة ، بناءً على هذا السبب.
- يتم تخزين كل نوع من ملفات الموظفين بشكل مختلف.
- يقتصر الوصول إلى ملف الموظفين على بعض الموظفين في معظم المؤسسات. أنواع الملفات الشخصية المختلفة لديها إرشادات وصول مختلفة.
- يسمح بدخول الموظفين إلى ملف الموظفين الخاص بهم ، ولكن معظم أصحاب العمل يضعون إرشادات للوصول إلى الموظفين مع سياسة الوصول إلى ملف الموظفين في دليل الموظف . (تختلف الولايات والولاية القضائية المختلفة في القواعد المختلفة ، لذا ابق على علم بآخر موقعك.)
لا تسمح معظم المؤسسات لمدير الموظف بالوصول إلى ملف الموظفين الإجمالي. يتوقعون من المديرين الاحتفاظ بالوثائق ذات الصلة في ملف الموظفين الخاص بهم وهو ليس ملف الموظفين الرسمي.
- يمتلك قسم الموارد البشرية وهو مسؤول عن ملفات موظفي الموظفين.
ملفات الموظفين الموصى بها
في ما يلي أنواع ملفات الموظفين الموصى بها وما تحتاج إلى معرفته حول العمل معهم.
موظف ملف الموظفين
هذا هو ملف الموظفين الرئيسي الذي يحتفظ به صاحب العمل لكل موظف. يخزن ملف الموظفين سجل التوظيف لكل موظف. هذا هو ما تحتاج إلى معرفته حول ملف موظفي الموظفين.
ملف طبي
يحتوي ملف الموظف الطبي على قيود قانونية خطيرة يجب على صاحب العمل معرفتها والاهتمام بها. إليك ما تحتاج إلى معرفته عن سرية ومحتويات الملف الطبي للموظف.
ملف الرواتب
يعتبر وصول الموظف إلى ملف الرواتب الخاص بالموظفين أقل تقييدًا من الوصول إلى الملف الطبي أو ملف الموظفين. يحتوي ملف كشوف الرواتب على معلومات حول الراتب ، واختيار المزايا ، وتغييرات معدلات الأجور ، والزينة ، وغيرها من الوثائق القانونية التي تؤثر على راتب الموظف. يقوم العديد من موظفي المحاسبة والموارد البشرية بالوصول إلى المعلومات في ملف كشوف المرتبات.
I-9 Forms File for Employees
بسبب حقوق الوصول إلى الوكالات الحكومية المختلفة ، فإنك تتبع أفضل الممارسات من خلال الاحتفاظ بملف منفصل لأشكال I-9 الخاصة بالموظفين . اكتشف المزيد حول تخزين نماذج I-9.
نظرة عامة على ملفات الموظفين
فقط أريد التفاصيل السريعة والأساسية حول ملفات الموظفين الموظف ؟ تحقق هنا للحصول على نظرة عامة على ملفات الموظفين الموظفين.
سياسة وصول الموظفين ملف للموظفين
تريد تمكين كل موظف من معرفة ما هو موجود في ملف الموظفين الخاص به ، ولكنك تحتاج إلى التحكم في تكامل الملف واكتماله ودقته. يتم ضمان الحفاظ على سرية الموظف وصاحب العمل ومحدودية الوصول مع سياسة الوصول إلى ملف الموظفين.
ما لا تدرج في ملف الموظفين الموظف
هل تبحث عن إرشادات حول المحتوى الذي لا يجب تضمينه في ملف موظفي الموظفين؟ في ما يلي أفضل الاقتراحات بشأن المحتوى الذي تريد الاحتفاظ به إما في موقع منفصل أو غير رسمي أو لا يتم الاحتفاظ به على الإطلاق. يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بالوثائق غير المرغوب فيها والموثوقة تمامًا إلى إيذاءك.
كابل بيانات
هل تعرف ما هو التوثيق ؟ الكلمة والوثائق والمحاصيل في كثير من الأحيان في عالم التوظيف والموارد البشرية. ومع ذلك ، فإن معنى الوثائق ولماذا قد ترغب في توثيق أحداث توظيف معينة يتم تغطيتها بالكامل هنا.
إخلاء المسؤولية: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للاسترشاد فقط.