ماذا ينبغي (و لا ينبغي) أن تضع في ملف الموظف الموظف
في حالات أخرى ، يقتصر الوصول إلى موظفي الموارد البشرية ويمكن للموظفين طلب الوصول إلى سجلاتهم. يمكن للمحامين أيضا استدعاء محتويات سجلات الموظفين عن الدعاوى القضائية وشكاوى لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) .
يمكن للموظف السابق أيضًا طلب نسخة من سجلات الموظفين لديه.
مع كل هذه الاستخدامات المحتملة والمشاهدين المحتملين لسجلات الموظفين الخاصة بك ، يجب على صاحب العمل الحرص على الحفاظ على توثيق واقعي غير متحيز لتاريخ التوظيف الخاص بالموظف في سجلات الموظفين الخاصة بك. وبالتالي ، قم بتطبيق هذه الإرشادات العامة على الوثائق التي تحتفظ بها في سجلات الموظفين الخاصة بالمؤسسة.
المبادئ التوجيهية العامة لمحتويات ملف الموظفين الموظفين
- المعلومات في سجلات الموظفين يجب أن تكون واقعية. المشرف أو آراء موظفي الموارد البشرية. ملاحظات عشوائية القيل والقال. شائعات لا أساس لها أسئلة أو تقارير أو ادعاءات tattletale من موظفين آخرين غير مستكشفة ؛ الادعاءات التي لم تتم متابعتها والتحقيق فيها وإبرامها ؛ ويجب استبعاد أي معلومات أو تعليقات أو ملاحظات غير واقعية من ملف الموظفين الخاص بالموظف.
أحد أسوأ الأمثلة على التعليقات الهجومية التي وجدها مدير الموارد البشرية في سجل الموظفين ، كان يتضمن مذكرات مقابلة لمدير التوظيف. قال أحدهم: "من الممكن أن يكون الدهن صعوداً ونزولاً على الدرج حسب الحاجة". تخيل الموظف ، والمحامي ، وحتى الموظفين والمشرفين في المستقبل الذين يقرأون تعليقات مثل هذه.
وفي شركة أخرى ، وجد المدير مذكرات غير مثبتة بأن المديرين وغيرهم قد وضعوا ملفات الموظف مثل: "غاضبة ماري لأنها لم تحصل على زيادة. لقد أبطأت عملها بشكل هادف حتى مع مديرها". انظر المشكلة؟
- يجب أن يتم تعيين سجلات الموظفين بعناية في مواقع ملفاتهم المناسبة. حدد بروتوكولًا لسجلات موظفي شركتك استنادًا إلى قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية ، وقوانين التوظيف مثل قانون التأمين الصحي وقابلية التأمين لعام 1996 (HIPAA) ، وأفضل ممارسات صاحب العمل.
ثم ، والتشبث مع البروتوكول. أنت لا ترغب في العثور على أعذار الطبيب العشوائية مدسوس في ملف الموظفين عندما ينتمون إلى ملف طبي. ولا تريد الأساس المنطقي والمبرر لترقية الموظف في ملف كشوف المرتبات.
أنت أيضا لا تريد سجلات قرار التوظيف الذي يتضمن التحقق من الخلفية أو الملاحظات من المناقشات مع أرباب العمل السابقين في ملف الموظفين.
- يجب تدريب المشرفين والمديرين والموظفين الآخرين الذين يضعون الوثائق في سجلات الموظفين على كتابة الوثائق بشكل مناسب. إن ذكر توبيخ الموظف أن الموظف كان مرهقا كاملا لن يفوز بسجلات الموظفين الخاصة بك أي جوائز ، ولكن من المعروف أن المشرفين غير المدربين يكتبون عبارات مماثلة.
والأفضل من ذلك ، الحد من الوصول إلى الملفات إلى موظف الموارد البشرية المسؤول عن السجلات ويعرف ما ينبغي ويجب ألا يوضع في ملف الموظفين. - موازنة المعلومات التي تضعها في سجلات الموظفين لتشمل كلا الجوانب الإيجابية والسلبية للتاريخ الوظيفي للموظف. في كثير من الأحيان ، تؤكد سجلات الموظفين على كل الأحداث السلبية وتفوت المكونات الإيجابية.
- التعرف على الفرق بين الملاحظات الشخصية للمشرف حول موظفيه أو موظفي السجلات الرسمية للشركة. إن ملاحظات المشرف المستخدمة لتحسين الأداء ، وتتبع المشروعات وإنجاز الأهداف ، وتحديد خطط التطوير ورفع مستوى الأداء ، على سبيل المثال ، تنتمي إلى الملف الخاص للمشرف ، وليس في سجلات الموظفين الرسمية للشركة.
الاعتراف أيضا ، والحاجة إلى تدريب المشرفين على كيفية تدوين الملاحظات والحفاظ على الوثائق في ملف الإدارة الخاصة بهم. تنطبق نفس المعايير على الحقائق ، وليس الآراء ، والأمثلة المحددة ، وليس الإشاعات ، على الملاحظات الخاصة.
يمكن استدعاء الملاحظات الخاصة للمشرف في حالة دعوى قضائية ، لذلك ينصح بالحذر حتى للملاحظات الخاصة. لا يوصى بممارسة المشرفين الذين يحتفظون بنسخ من السجلات الموجودة في ملف الموظفين الرسميين في ملف الإدارة الخاص بهم.
- تقديم وثائق التوظيف والمذكرات المقابلة يمثل قليلا من مأزق. تتمثل أفضل الممارسات في الاحتفاظ بملف منفصل لكل موضع تقوم بملئه ، بما في ذلك جميع الوثائق المتعلقة بملء هذا المنصب من نشر الوظيفة إلى الفحوص المرجعية. وتنتمي السيرة الذاتية للمتقدمين وخطاباتهم وتطبيقاتهم في هذا الملف باستثناء أنه يجب عليك نقل طلب الموظف المستأجر إلى ملف الموظف الموظف.
يحتوي هذا الملف على قوائم المراجعة الرسمية والنماذج التي تسعى للحصول على تمثيل غير متحيز لمؤهلات الموظفين المحتملين ودعم قرارك في توظيف المرشح الأكثر تأهيلاً. إن آراء وملاحظات مدير التوظيف التي تم أخذها خلال عملية التوظيف لا تنتمي إلى هذا الملف. يجوز للموارد البشرية جمع هذه الملاحظات للحفاظ على الوثائق الكاملة بشأن قرار التوظيف ، ولكنها لا تنتمي إلى سجلات الموظفين.
- توثق الوثائق الوقائعية بشأن قرارات التوظيف مثل الترقية والنقل إلى فرصة جانبية والزيادات في الرواتب في سجلات الموظفين. آراء المشرف أو الموارد البشرية حول الموظف لا. كما أن وثائق الإجراءات التأديبية الرسمية مثل التحذير المكتوب تنتمي أيضًا إلى ملف الموظفين الخاص بالموظف.
أمثلة محددة من الوثائق التي لا ينبغي أن تكون في سجلات الموظفين
يجب عدم وضع المعلومات التالية في سجلات الموظفين. قد تتطلب الوثائق ملفًا منفصلاً ، وقد يتم تصنيفها كملاحظات إشرافية أو إدارية ، أو لا يجب الاحتفاظ بها على الإطلاق من قبل صاحب العمل.
- أي معلومات طبية تنتمي في الملف الطبي .
- معلومات الرواتب تنتمي إلى ملف كشوف المرتبات .
- لا ينبغي أبداً الاحتفاظ بالملفات التي تتضمن أرقام التأمين الاجتماعي للموظف أو معلومات عن التصنيفات المحمية للموظف مثل العمر أو العرق أو الجنس أو الأصل القومي أو الإعاقة أو الحالة الاجتماعية أو المعتقدات الدينية وما إلى ذلك في ملفات الموظفين.
- يجب تقديم الوثائق الإشرافية لغرض إدارة عمل الموظف وتحديد الأهداف وردود الفعل المقدمة وما إلى ذلك في مجلد خاص أو مشرف أو مملوك من قبل المدير.
- يجب أن تتواجد مواد التحقيق بما في ذلك شكوى الموظف ، ومقابلات الشهود ، ومقابلة الموظف ، والنتائج ، وتوصيات المحامي ، والقرار ، بالإضافة إلى المتابعة لضمان عدم الانتقام ، في ملف تحقيق منفصل عن سجلات الموظفين.
- ملف الموظف I-9 أشكال في ملف أو موقع I-9 ، بعيدا عن سجلات الموظفين الموظف.
- وضع الفحوصات الخلفية بما في ذلك التاريخ الجنائي وتقارير الائتمان وما إلى ذلك ، ونتائج اختبار العقاقير في ملف منفصل لا يمكن للمشرفين والمديرين والموظفين الوصول إليه. توصي SHRM إما بهذا الملف المنفصل أو توصي بأن هذه المعلومات قد يتم تقديمها أيضًا في الملف الطبي للموظف.
- يجب عدم الاحتفاظ بسجلات تكافؤ الفرص للموظفين مثل نماذج التعريف الذاتي والتقارير الحكومية في ملف الموظفين أو في أي مكان يستطيع المشرف الوصول إليه.
إذا اتبعت هذه الإرشادات ، فإن مؤسستك تخزن فعليًا سجل عمل وقائعي وقابل للدعم وسجلات الموظفين في المواقع المناسبة.
تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، في حين أن حجية ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. يتم قراءة الموقع من قبل جمهور على مستوى العالم ، وتختلف قوانين ولوائح العمل من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى بلد. يرجى التماس المساعدة القانونية ، أو المساعدة من موارد حكومية أو فدرالية أو دولية حكومية ، للتأكد من أن تفسيرك وقراراتك القانونية صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.