النظافة أو الفوضى لا يهم. فعال يفعل.
المشكلة هنا ليست أن مكتبك فوضوي. المشكلة هي أن الأشياء المهمة تضيع. إما أن يتم دفنها بواسطة مواد جديدة قادمة ، أو أنها موجودة في المادة الجديدة ولكن لا يتم ملاحظتها.
ونتيجة لذلك ، تقضي الكثير من الوقت في الأمور التي تكون ملحة ببساطة بدلاً من الأشياء المهمة.
عندما يريد رئيسك أن يعرف متى ستحصل على هذا التقرير لنائب الرئيس ، فأنت لا تريد إخباره أنك لم تلاحظ المذكرة التي أرسلتها لك لطلب التقرير. ولن يكون رئيسك سعيدًا لسماع أن تخطيط خط الإنتاج الجديد متأخر لأنك وضعته جانباً وتم تغطيته ونسيته.
سيخبرك بعض الناس أن أفضل طريقة لحل هذه المشكلة هي وجود مكتب نظيف. يقول آخرون أن الفوضى على ما يرام. من هو على حق؟ لا هذا ولا ذاك. وكلاهما.
مكتب تشوش ، عقل تشوش
منذ زمن ليس ببعيد ، كان هناك تعبير شائع "إن المكتب المتكدس هو علامة على وجود فوضى في العقل". أدى هذا التعبير إلى إنشاء صناعة كاملة مصممة لمساعدة مديري الأعمال على تنظيف أجهزة الكمبيوتر المكتبية الخاصة بهم كدليل على حدة عقليتهم.
لا شك في أنك شاهدت الأفلام التي يجلس فيها الرئيس في مكتبه فوق ناطحة سحاب في وسط المدينة.
يجلس خلف مكتب زجاجي بلا أدراج. الزينة الوحيدة هي مجموعة القلم المثيرة للإعجاب لتوقيع وثائق مهمة وهاتف أو هاتف داخلي حتى يتمكن من إعطاء الأوامر.
من ناحية أخرى...
كثير من الناس لا يرون أي خطأ في أكوام الورق التي تغطي سطح المكتب ، حتى إراقة على مقاعد الكرسي وأرضية المكاتب.
إنهم يقتبسون المثل مثل "المكتب المتكدس هو علامة على العبقرية" و "المكتب الفوضوي هو مجرد علامة على مكتب فوضوي".
كلنا نعرف أي شخص يكون مكتبه بهذه الطريقة. أنت لا ترى كيف يمكنهم حتى معرفة ما إذا كان سطح المكتب من المعدن أو الخشب. ومع ذلك ، عندما تسألهم عن شيء ما ، يذهبون مباشرة إلى كومة ، ورقة من خلال ورقة 2 أو 3 ، وسحب ما طلبتم.
ماذا يعمل لك
كلا الجانبين صحيح. القضية ليست هي الصحيحة. القضية هي التي ستجعلك أكثر فعالية. هناك بعض المبادئ التوجيهية الأساسية التي تنطبق على كل من النهجين ، ولكن المفتاح هو العمل بطريقة تسمح لك أن تكون أكثر فعالية. يحتاج كل شخص تقريبًا إلى التخلص من بعض الفوضى فوق مكاتبه ، ولكن عدم وجود أكثر من عنصر واحد على مكتبك في أي وقت من الأوقات لن ينجح كثيرًا منا.
يعمل العديد من الأشخاص على عدة مشاريع في نفس الوقت (أو في نفس الوقت تقريبًا). تشعر أنواع الإبداع بالحاجة إلى الحصول على الإلهام المحيط بها. يحتاج الأفراد الموجودين بالتفصيل إلى مجلدات من المواد المرجعية في متناول اليد. يشعر بعض الناس بأن أكوام العمل تجعلهم يبدون مشغولين ، وبالتالي يبقونهم أكثر أمنا في أوقات التسريح . يشعر الآخرون بأن مكتبًا نظيفًا يظهر مدى كفاءتهم في إنجاز العمل.
المهم هو أن تعمل ما يناسبك.
كيفية ترويض الوحش
سواء أكنت تريد الذهاب إلى سطح الزجاج المعقم ، أو ترغب ببساطة في جلب المزيد من الطلبات إلى فوضى سطح المكتب ، فهناك بعض الإرشادات الأساسية:
- تريد حقا أن تتحسن.
لا أوصي بالنهج الشديد حقا الذي يفعله البعض. لسوء الحظ ، هذا يترك الأعذار لتكون سهلة للغاية على نفسك. تعتمد هذه المحاولة على جعل مكتبك أقل تشوشًا وأكثر كفاءة اعتمادًا على بذل جهد جاد. - حافظ على ، إرم ، أو التحرك.
العثور على ثلاث حاويات. قم بتسمية أصغر "حافظ". تسمية أكبر "إرم". لديك حاوية أخرى تسمى "نقل". ستذهب الأشياء الحيوية حقًا إلى حاوية الاحتفاظ ليتم ترتيبها لاحقًا. أي شيء تريد أن تأخذه إلى المنزل أو التخلي عنه يذهب إلى حاوية "النقل". كل شيء آخر يذهب إلى حاوية إرم. (من الناحية المثالية ، ستكون حاوية الإرم جزءان. جزء واحد هو التخلص من القمامة. وسيكون الآخر عبارة عن منتجات ورقية يمكن إعادة تدويرها.)
- ابدأ بالأقدم.
يمكنك أن تقول من خلال النظر إليها أي كومة هي الأقدم. عادة ، هو الأبعد عن الكرسي. سيكون من الأسهل لرمي العناصر من هذه الدعامة. - تقييم كل قطعة مرة واحدة فقط
انظر إلى كل عنصر في الوبر. قرر أي حاوية ستدخل. لا يمكنك إعادتها إلى مكتبك في وقت لاحق ، عليك أن تقرر الآن. ضع كل شيء في واحدة من الحاويات الثلاث. ليس هناك خيار اخر. - اسأل نفسك هذا ...
السؤال الأول هو "هل لدي هذا في مكان آخر ، أم يمكنني الحصول عليه من شخص ما؟" إذا كان لديك نسخة في بريدك الإلكتروني ، أو في تقرير ، أو على مكتب الشخص الذي أعد تحليل السوق ، وما إلى ذلك ، لا تحتاج إلى الاحتفاظ بنسخة أخرى. إرمه ثم اسأل "لماذا أحتاج هذا؟" إذا كانت الإجابة أ) لاتخاذ إجراء بشأنها ، ب) القيام بشيء ما بها عندما أحصل على مزيد من المعلومات من شخص ما ، أو ج) للإشارة إلى ما أقوم به من أعمال أخرى ، فضعه في كومة الحفظ. (بعد أن تتخلص من الفوضى ، ستقوم بإعادة ترتيب تراكم هذه الفئات الثلاث ، لذا لا تتردد في فصلها الآن. سيوفر ذلك الوقت لاحقًا.) إذا كانت إجابتك أي شيء آخر ، فقم بإلقاء هذا العنصر. - كن قاسياً كن شجاعا.
مع تقدمك في كل كومة ، اقترب أكثر وأقرب إلى الأشياء التي وصلت للتو ، كن قاسياً في قراراتك. لا تأخذ أي سجناء. إذا كنت حقا لا تحتاج إليها ، ارميها. ويكون شجاعا. لا تتشبث بشيء فقط لأن شخص ما قد يطلب منك شيئًا عنه يومًا ما. لا تبني حصنًا من الورق لحماية نفسك.
إدارة المشكلة
لا يجب أن يكون سطح المكتب عقيمًا وخاليًا تمامًا من الورق ، على الرغم من أنه يمكن أن يكون ذلك إذا كان ذلك مفيدًا. هدفك هو تنظيم سطح المكتب الخاص بك بحيث يزيد من كفاءتك. إذا كان ذلك يعني وجود بضعة أكوام على مكتبك أكثر من الشخص المجاور ، فهذا أمر جيد - شريطة أن يكون كل ما تحتفظ به يساعدك على تحقيق هدفك بزيادة الكفاءة .