إنشاء طلب تقديم العروض التي سوف تحصل على النتائج
يُسمى أحيانًا طلب تقديم العروض أو طلب عرض الأسعار لطلب "عرض الأسعار" ، وهو مستند تصدره الشركة عندما تريد شراء منتج وترغب في إتاحة مواصفاته للجمهور. عادة ما يكون هذا هو الحال عندما تقوم عدة شركات بالعرض على العمل أو الوظيفة وتدعو إلى أسعار أكثر تنافسية. ولكن قد ينتج عن جهدك عروض أسعار تكون مضيعة لوقتك ، أو للأسوأ ، لا توجد عروض على الإطلاق ، إذا لم تكن مستعدًا لطلب تقديم العروض بشكل صحيح.
فيما يلي كيفية القيام بها لتحقيق أفضل نجاح.
الصعوبة: متوسط
الوقت المطلوب: غالبًا ما يستغرق عدة أيام
إليك الطريقة:
- قم بأداء واجبك المنزلي: حدد ما تحتاج إليه وما تريده وما هو ممكن قبل البدء في كتابة طلب تقديم العروض. لا تصدر RFP لآلة يمكنها إنتاج 1500 أداة في الساعة إذا لم تبع أكثر من 25 شهرًا. ليس هناك ما يدعو إلى إصدار طلب تقديم العروض لسيارة تحلق عندما يمكن للرسول المرور عبر حركة المرور بنفس السرعة على الدراجة.
- التمييز بين احتياجاتك واحتياجاتك: إذا كنت ترغب في شراء تطبيق يمكنه نقل الصور بين المقر وشاحناتك في موقع العمل ، فيمكنك تحديد عدد الصور التي تحتاج إليها في الثانية ، والحد الأقصى لحجم الصور التي تحتاجها ، القرار اللازم. بالتأكيد ، قد يكون من اللطيف الحصول على هذه الصور بالألوان ، لكن هل هذا ضروري فعلاً؟ إذا كنت تحتاج فعلاً إلى كلمة معينة ، فاستخدم كلمات مثل "سوف" و "يجب" و "يجب". هذا يدل على أن هذه هي المتطلبات. يجب تحديد المواصفات التي تعني "يريد" فقط بكلمات مثل "يجوز" و "يمكن" و "اختياري".
- قرر ما سيبدو عليه الفائز : ستختلف المقترحات التي تحصل عليها استجابة لطلب تقديم العروض الخاص بك. سيكون لكل شركة استجابة نقاط قوة ونقاط ضعف مختلفة. سوف يركز البعض على أقل تكلفة. والبعض الآخر على أفضل نوعية . ومع ذلك ، سيقدم الآخرون مجموعة كاملة من الميزات. قرر مقدمًا ما تبحث عنه - بأقل تكلفة أو أسرع تسليم أو مزيج من الاثنين.
- تنظيم الوثيقة : يجب إعطاء أي شيء تكتبه لنشاطك التجاري قدرًا كبيرًا من التفكير وينبغي تنظيمه. المخطط هو مكان جيد للبدء. كحدٍ أدنى ، ستحتاج إلى أقسام للمقدمة والمتطلبات ومعايير الاختيار والجداول الزمنية والعملية. العديد من هذه الأقسام سيكون لها أقسام فرعية.
- اكتب المقدمة : هذا هو المكان الذي سوف تشرح فيه لمقدمي العروض المحتملين سبب قيامك بنشر طلب تقديم العروض وما الذي تأمل في تحقيقه من خلال القيام بذلك. قد تتضمن المقدمة أيضًا ملخصًا للنقاط الرئيسية من الأقسام الأخرى ، بما في ذلك تاريخ الاستحقاق. قد يكون تقديم طلب تقديم العروض الخاص بنظام نقل الصور شيئًا كالتالي: "تطلب شركة XYZ مقترحات لنظام موثوق للغاية وسهل الاستخدام قادر على نقل الصور من المكتب الرئيسي إلى الشاحنات في أي مكان في المنطقة المتروبولية. يجب تلقيه يوم الاثنين ، 5 مارس 2007 ، الساعة 8 صباحًا بتوقيت المحيط الهادي ".
- شرح المتطلبات : يعتبر هذا القسم من أهم هذه المتطلبات ويستغرق عادةً معظم الوقت. سيكون عليك تحديد حجم ووضوح الصور المراد نقلها والسرعة اللازمة. كن محددًا ، لكن لا تخبر مقدمي العطاءات كيف تريد إنجاز العمل ما لم يكن هذا ضروريًا. قد ترغب في تقسيم هذا الجزء إلى أقسام فرعية حسب النظام. على سبيل المثال: أ) حجم الصورة ونوعيتها ب) الإرسال (الذي يمكن أن يشتمل على كل من السرعة المطلوبة وأي متطلبات تجعل الإرسال آمنًا) و (ج) الخيارات المرغوبة (حيث يمكنك إدراج اللون كخيار مرغوب).
- معايير الاختيار : في هذه الحالة ، يمكنك إخبار مقدمي العطاءات عن كيفية اختيار العرض الفائز. يمكنك الإفصاح قدر أو القليل كما تشاء. من الجيد تضمين جملة مثل "سيتم اختيار العارض الفائز ، إن وجد ، فقط من خلال حكم شركة XYZ". بعض طلبات تقديم العروض الحكومية محددة للغاية بشأن معايير الاختيار ، ولكن معظم طلبات عروض الأسعار التجارية أقل دقة. قد ترغب في إنشاء جدول بيانات يمنح كل عرض نطاقًا معينًا من النقاط في كل فئة ، ثم اجعل الفريق يختار عرض السعر "الأفضل" من العرض الذي يحتوي على أفضل ثلاث نقاط.
- المخططات الزمنية : يخبر هذا القسم الشركات التي ترغب في تقديم عطاءات على طلب تقديم العروض الخاصة بك ، مدى السرعة التي يجب أن يتصرفوا بها والمدة التي يتوقع أن تستغرقها العملية. كن منطقيًا عند تحديد مواعيدك النهائية. لا تسأل عن المقترحات للأنظمة المعقدة ، ثم أعطي العارضين بضعة أيام للإجابة. امنح وقتًا أطول لإعداد عرض سعر إذا كان طلب تقديم العروض الخاص بك كبيرًا ، إذا كان الشراء المطلوب معقدًا أو إذا كنت تحتاج إلى استجابة أكثر تفصيلاً. وهذا أيضًا هو المكان الذي يمكنك فيه إخبار مقدمي العطاءات عن المدة التي تستغرقها عملية التقييم ، ومتى سيتم إخطارهم في حالة نجاحهم ، ومتى يجب عليهم تقديمها.
- العملية: استخدم هذا القسم لشرح كيفية سير العملية ، من إرسال طلب تقديم العروض إلى منح العقد وبدء العمل. قد يقول هذا القسم ، "إن العروض مستحقة في التاريخ المحدد في الخطوة 8 أعلاه. ستتم مراجعة جميع عروض الأسعار للتأكد من أنها تلبي جميع المتطلبات وتستجيب. سيتم تسجيل جميع عروض التسعير المتجاوبة في فئات X (يمكنك تسمية الفئات إذا يتم تقييم العروض الثلاثة الأولى من قبل فريق العرض لاختيار العارض الفائز والمناوب ، ومن المتوقع أن تؤدي المفاوضات مع مقدم العرض الفائز إلى الحصول على عقد من العقد في غضون أسبوعين. "
- قرر كيفية إرسال طلب تقديم العروض : يتم إرسال معظم طلبات RFP بالبريد ، ولكن لا يجب أن تكون. يمكنك إرسال طلب تقديم العروض عبر البريد الإلكتروني ، أو يمكنك نشره على موقع شركتك الإلكتروني. فقط تأكد من تحديد الاسم أو الرقم الذي يجب على مقدمي العروض استخدامه لتحديد طلب تقديم العروض الذي يستجيبون له.
- قرر من سيتلقى طلب تقديم العروض: ربما تكون قد حددت بالفعل الموردين الذين ترغب في شرائهم. قد يكون لدى شركتك قائمة بأسماء البائعين المقبولين. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك العثور على موردين محتملين من خلال شبكتك الاحترافية ، أو من خلال البحث عبر الإنترنت ، أو عن طريق مطالبة البائعين الموثوقين بمواد أخرى بتوصياتهم. لا تحدّد قائمتك الخاصة بمن يتلقى طلب تقديم العروض الخاص بك إلى الشركات "الكبيرة" فقط أو البائعين "المُنشَأة". قد تجد أفكارًا أفضل وأسعارًا أفضل من البائعين الأصغر الذين غالبًا ما يهتمون أكثر بفوز أعمالك.
- أرسل طلب تقديم العروض.