والكثير من الأعمال الكتابية هي أعمال غير جيدة ، ومكتوبة بشكل سيئ ، وغير منظمة ، ومتناثرة مع المصطلحات ، وغير كاملة.
في كثير من الأحيان إما أنها طويلة جدا أو قصيرة جدا. كل هذه الصفات تساهم في كتابة الأعمال غير الفعالة.
سواء كنت تكتب مقترحًا للمبيعات ، أو بريدًا إلكترونيًا إلى رئيسك في العمل ، أو دليل تعليمات لحزمة برامج ، فهناك خطوات معينة يجب عليك اتباعها لتكون فعالة. اتبع هذه الخطوات الخمس:
- تنظيم المواد الخاصة بك
- فكر في جمهورك
- اكتب أفكارك
- تدقيق المواد الخاصة بك
- تحرير المواد الخاصة بك
المنظمة هي المفتاح
إذا كنت لا تنظم المواد الخاصة بك فإنه لن ينساب بشكل جيد ولن يكون له معنى. الكتابة يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. عند كتابة رسالة بريد إلكتروني تعلن عن اجتماع للموظفين ، فهذا بسيط مثل جمع أفكارك. من ناحية أخرى ، قد تحتاج إلى تطوير مخطط معقد مسبقًا قبل الانتهاء من المواد إذا كنت تكتب نتائج تجربة دوائية رائدة. مهما كانت المهمة ، دون مستوى مناسب من التنظيم (حتى تنظيم أفكارك) ، قد لا تشمل كل ما تحتاج إليه أو تفشل في إعطاء أهمية لأهم المواضيع.
ستجعل عمليات الحذف أو التركيز غير الصحيح عملك أقل وضوحًا.
اعرف جمهورك
قبل البدء في الكتابة ، فكر في جمهورك المستهدف. على سبيل المثال ، قد يحتوي العرض التقديمي حول برنامج 401 (k) الجديد الخاص بالشركة على نفس المخطط عندما يتم إعطاؤه إلى CFO الخاص بك بالإضافة إلى الموظفين ، ولكن مستوى التفاصيل التي تتضمنها سيختلف.
تحتاج أيضا إلى النظر في لهجة. لن يكون لرسالة البريد الإلكتروني السريعة إلى فريقك ، مذكّراً إياها إلى شركة picknick السنوية ، نفس النغمة الخاصة بصوتك بخصوص التقرير السنوي لشركتك.
تذكر أيضًا أنك ستتواصل مع جمهورك بشكل أكثر فعالية إذا ركزت على ما تريد أن يسمعه بدلاً من التركيز على ما ستقوله .
كلمة عن الكتابة الجيدة
الكتاب الجيدون لديهم أساليب مختلفة في الكتابة. البعض يفضل أن يكتب كل شيء ثم يعود وينتقل. آخرون يفضلون التعديل أثناء سيرهم. أحيانًا يختلف نمطهم المفضل حسب ما يكتبونه.
عندما تكتب (أو عندما تحرر) تكون على علم بالطول. يجب عليك استخدام كلمات كافية لجعل معانيك واضحة ، ولكن لا تستخدم كلمات غير ضرورية لمجرد جعلها زهرية. الكتابة التجارية تحتاج إلى أن تكون واضحة وموجزة ، وليس مطول ومنمق. تذكر ، لا أحد في العمل لديه الوقت لقراءة أي أكثر من اللازم.
من ناحية أخرى ، لا تجعل قطعة الخاص بك قصيرة جدا. يجب أن تكتب ما يكفي حتى يكون معانيك واضحًا ولا يمكن فهمه. تخيل لو تم وصف قطعة من المعدات في مستودع "مستعملة ولكنها جيدة". ومن غير الواضح ما إذا كان هذا يعني أن قطعة المعدات قد استخدمت كثيرًا ، أو أن قطعة المعدات لم تعد جديدة ولكنها لا تزال تعمل.
بعض الكلمات الإضافية قد جعلت المعنى واضحًا. كذلك ، تجنب استخدام المصطلحات أو الاختصارات لأنها يمكن أن تعني أشياء مختلفة لقراء مختلفين. بغض النظر عن أسلوب الكتابة ، يحتاج جميع الكتاب إلى تدقيق وتحرير كل المواد المكتوبة ، حتى رسائل البريد الإلكتروني.
تدقيق وتحرير
بغض النظر عن أسلوب الكتابة ، يحتاج جميع الكتاب إلى تدقيق وتحرير جميع المواد المكتوبة ، حتى رسائل البريد الإلكتروني. بعد الانتهاء من الكتابة ، صحح عملك. قد تحتاج بعد ذلك إلى تحريره. يعمل التدقيق اللغوي على إعادة قراءة ما كتبته للتأكد من أن جميع الكلمات في رأسك جعلته صحيحًا على الورق. لأن أدمغتنا تعمل بشكل أسرع من أصابعنا ، قد تغفل الكلمات ، وتترك نهايتها ، أو تستخدم الترادف الخاطئ (على سبيل المثال ، "هناك" بدلاً من "هم"). التدقيق اللغوي يمسك هذه الأخطاء. من الواضح أن التدقيق في بريد إلكتروني من سطر واحد أمر سهل ومجرد النظر إليه أثناء الكتابة قد يكون كافياً.
ومع ذلك ، إذا كنت تكتب دليلاً إرشاديًا ، سيكون التدقيق اللغوي أكثر تعقيدًا ويستغرق وقتًا أطول.
بعد الانتهاء من تدقيق المادة ، حان وقت التعديل. في بعض الأحيان يمكن إجراء التدقيق اللغوي والتحرير في وقت واحد ، ولكنه يكون أكثر فعالية عندما تتم بشكل متسلسل.
السبب الذي تقوم بتحريره هو إصلاح أو تغيير ما كتبته لجعل صوت المادة (وقراءتها) أفضل. عند الكتابة للأعمال ، فإن هذا يعني إصلاح الأخطاء وجعل النص واضحًا وموجزًا قدر الإمكان.
أنت لا تكتب رواية
عندما تكتب للعمل ، لا تكتب "الرواية الأمريكية العظيمة" التالية. يجب أن تكون كتابتك وصفية حسب الضرورة ، لكنك لست بحاجة إلى رسم صور للكلمات حية باستخدام الكثير من الكلمات الكبيرة وأرقام الكلام. إذا كنت تقصد "المنازل الزجاجية" ، فلا تكتب "مساكن زجاجية" ، تكتب "منازل زجاجية".