رأس
يحتوي الرأس على معلومات تعريف للتقرير. ستقوم بإدخال العنوان ، والتاريخ الذي تم نشر التقرير فيه ، وحالة التوقف لكل ما تكتب عنه (أحمر ، أخضر أصفر) ، والمخطط الإجمالي ، ربما النسبة المئوية الكاملة ، مقابل الخطة الفعلية.
ملاحظة: يتم استخدام تقرير التقدم مثل هذا في الغالب للمشاريع ، ولكن يمكن استخدامه أيضًا للإبلاغ عن أشياء أخرى. على سبيل المثال ، إذا تم تعيينك مهمة تخفيض عدد الساعات لكل رسم لشركة هندسية ، فستستخدم تقريرًا تقدميًا لإظهار تقدمك في تقليل عدد الساعات لكل رسم.
- العنوان: Project X Progress Report
- التاريخ: 30 أيار 20xx
- الحالة: أخضر
- النسبة المئوية مكتملة: 63 فعلي ، 59 خطة.
ملخص تنفيذي
تكتب الملخص التنفيذي الأخير. هذا هو ملخص جميع النقاط الرئيسية المذكورة أدناه في متن التقرير. اعتمادًا على جمهورك ، يكون الملخص التنفيذي في بعض الأحيان محدودًا. يعتمد ذلك على جمهورك ، وعدد الأشخاص الذين يتلقون التقرير ومستوياتهم داخل المنظمة. يستهدف الملخص التنفيذي كبار المدراء الذين قد لا يتوفر لديهم الوقت لقراءة التقرير بالكامل. إذا كان تقريرك موجهًا إلى مشرفك المباشر ، فمن المتوقع أن يقرأ / ي التقرير أو قد لا يكون هناك حاجة إلى الملخص التنفيذي.
ومع ذلك ، إذا كان هذا هو التقرير الذي يتم توزيعه على نطاق واسع للعديد من المديرين التنفيذيين في جميع أنحاء المنظمة ، فقد يكون من الضروري تضمين ملخص تنفيذي لأولئك الأفراد الذين ليس لديهم الوقت الكافي لقراءة التقرير بأكمله.
تقدم قطع المكونات
هذا هو الجسم الرئيسي للتقرير. في هذا القسم من التقرير ، تفصّل تقدمك في جميع مجالات المكون في المشروع.
تدرج تقدمك وإنجازاتك فيما يتعلق بجميع المقاييس خلال هذه الفترة الزمنية. تظهر ما هي خطتك للفترة الزمنية التالية. ومن ثم ، فإنك لا تدرج حاصراتك فحسب بل أيضًا الجهود التي تبذلها لإزالتها. وأخيرًا ، سيوضح القسم المساعدة الإضافية المطلوبة من رئيسك أو من مستلم آخر للتقرير المرحلي.
ملخص
يتبع نص التقرير في قسم الملخص. ويتضمن تفاصيل أقل من التقدم المُبلغ عنه في القسم السابق. يمكنك تضمين نفس المعلومات والمقاييس والإنجازات والتخطيط للفترة التالية وأية أدوات حصر ، ولكن يمكنك تقديم تفاصيل أقل لكل فئة. على سبيل المثال ، قد يكون الملخص عبارة عن جملة واحدة ، مثل "جميع التسليمات في الموعد المحدد" ، في حين أن كتابة ما تم إنجازه في القسم السابق قد تقول "سيتم تسليم التسليم A ، المستحق على xx / xx / xx قبل ثلاثة أيام. سيتم تسليم التقرير ص في موعده على xx / xx / xx. ومن المتوقع الآن أن يتم تسليم التقرير C ، الذي تأخر لمدة أسبوعين أثناء انتظار الرسومات ، في تاريخ الاستحقاق المنقح لـ xx / xx / xx. "
تاريخ الاستحقاق التالي
ستجد هنا قائمة عند إرسال التقرير التالي. إذا كان هذا التقرير أسبوعيًا ، على سبيل المثال ، فستعرض تقرير تاريخ الاستحقاق التالي بعد أسبوع واحد.
بالنسبة للتقرير الشهري ، ستعرض التاريخ الشهر المقبل عندما يتم إرسال التقرير. يتوقع الأشخاص الذين يتلقون التقرير أن تكون هذه البيانات دقيقة مثل البيانات الواردة في التقارير.
الحد الأدنى
يتكون تقرير التقدم الخاص بك من الملخص التنفيذي الاختياري ، والإبلاغ عن التقدم المحرز في جميع المكونات داخل المشروع ، والموجز التفصيلي ، والجدول الزمني. اجعلها دقيقة قدر المستطاع.