تعلم كيفية تقديم ملاحظات على نحو فعال: أمثلة جيدة وسيئة

اختر أفضل الكلمات لأي موقف.

ذات مرة قال كين بلانشارد ، وهو مؤلف وخبير إداري ، " التغذية المرتدة هي فطور الأبطال ." هذا كل شيء جيد وجيد ، ولكن ما هي بالضبط ردود الفعل وما هي أفضل طريقة لتقديمها للحصول على أفضل النتائج؟ في ما يلي بعض الأمثلة على الأمثلة الإيجابية ... والبعض الآخر غير الإيجابي الذي قد ترغب في الابتعاد عنه.

الغرض من ردود الفعل

الغرض من التغذية المرتدة هو تعزيز السلوكيات الإيجابية التي تساهم في الأداء أو التي تقضي على السلوكيات السلبية التي يمكن أن تنتقص من الأداء.

يعتبر تقديم التعليقات أحد أهم أجزاء وظيفة المدير. يحتاج الموظفون الجيدون ويريدون معرفة كيف يفعلون ، ويعمل المديرون الفعالون بجد لإتقان الفن وعملية إجراء محادثات صعبة وتقديم مدح مجدي .

لدينا جميعنا نقاط عمياء ، ويمكن للمدير الذي يركز على تطوير الموظف أن يساعد في فتح عيون الموظف لتلك البقع العمياء. يمكنه تدريب الموظفين على كيفية التحسين.

ملاحظات فعالة

يجب أن تكون التغذية الراجعة الإيجابية الفعالة:

• محددة: الوصول إلى النقطة. لا تسحب الحوادث الأخرى ذات الصلة بالموضوع أو الأحداث المشابهة في المحادثة. ركز على حدث واحد لكل محادثة.
• خالص: إذا كان لديك صراع شخصي مع الفرد ، ففكر في الحصول على مساعدة مشرف آخر لتمرير التعليقات بدلاً من الإقلاع مثلما تعطي الثناء على مضض - أو الأسوأ من ذلك ، أنك تكون شديد القسوة بشأن خطأ ما.
• في الوقت المناسب: معالجة القضايا عند ظهورها ، وليس بعد أن تصبح العادات السلبية راسخة. اعطِ مكافأة التقدير بعد أن يحقق الموظف شيئًا. سيظل الحدث جديدًا في ذهن الموظف حتى يتمكن من وضعه في سياقه واتخاذ نفس النهج مرة أخرى.

• ذات مغزى أو سلوكي: يجب أن تعالج التغذية المرتدة مباشرة المهمة أو كيفية تعامل الفرد مع الوظيفة.
• شيء يمكن للشخص تغييره: إذا كان التغيير يمثل تحديًا صعبًا ، فقدم اقتراحات أو مساعدة على أقل تقدير. احصل على الموظف لاتخاذ الخطوة الأولى في الاتجاه الصحيح.

في ما يلي بعض الأنواع الشائعة من التعليقات ، مع مسارات الكلمات الجيدة والسيئة لكل منها.

ملاحظات الأداء الوظيفي

مثال إيجابي: "فاتورة ، تجاوزت هدف إنتاجك بنسبة 20 في المائة الأسبوع الماضي. عمل عظيم. وهذا سيساعدنا في تحقيق أهدافنا الإجمالية في الإنتاج النباتي والأهداف المالية. كيف فعلتها؟"

مثال سيء: "بيل ، لقد لاحظت أنك تجاوزت هدف إنتاجك في الشهر الماضي. وسيتم زيادة هدف هذا الشهر بنسبة 20 في المئة ".

مثال سيء: " بيل ، لاحظت أنك تجاوزت هدف إنتاجك في الشهر الماضي. آمل ألا يعني هذا أنك ستطلب زيادة."

يوضح المثال الأول الاهتمام بمهارات بيل ، في حين لم يتلق بيل أي شكل من مظاهر المكافأة لإنتاجه المثالي في الاستجابات الثانية أو الثالثة. في الواقع ، ربما أقنعه هذان الجوابان أنه لا ينبغي عليه أن يكلف نفسه عناء العمل مرة أخرى.

ملاحظات سلوكية

مثال إيجابي: "نانسي ، لقد لاحظت في اجتماع هذا الصباح أنك حصلت على موقف دفاعي عندما تم تحدي بياناتك أثناء العرض التقديمي. عندما سألت ايمي سؤالا عن حساباتك ، كنت قصيرة معها وأخبرها أنها بحاجة إلى الوثوق بأنك تعرف كيف تقوم بعملك. عندما استجابت لها بهذه الطريقة ، أغلقت لبقية الاجتماع وبدت غاضبة. أنت حقا بحاجة لدعمها ، وأنا أتساءل عما إذا كنت ستحصل عليها الآن. ما رأيك؟"

مثال سيء : "نانسي ، لقد قطعت في إيمي في اجتماع الأسبوع الماضي. تحتاج إلى السيطرة على أعصابك ".

مثال سيء: "نانسي ، من فضلك حاول أن تترك عواطفك في المنزل. ردك على آمي كان غير مهني للغاية."

لقد ثبت بالفعل أن نانسي لا تستجيب بشكل خاص للنقد. لن تقنعها بتحسين سلوكها من خلال انتقادها أكثر. الاستجابة الأولى تستلزم مساعدتها في علاج الوضع.

ملاحظات الوظيفي

مثال إيجابي: "مات ، أعتقد أن لديك إمكانات قيادية. لقد أثبتت قدرة على تحفيز الفرق ، يمكنك التعامل مع الغموض ، وكنت دراسة سريعة. هل هناك شيء قيادي تثير اهتمامك في الاستكشاف؟ "

مثال سيء: "مات ، تهانينا ، أنا أروّج لك!"

مثال سيء: " يبدو أنك قد تكون مهتمًا أكثر بالدور القيادي ، ولكن أعتقد أنك بحاجة إلى التركيز على مسؤوليات الوظيفة الحالية في الوقت الحالي."

لقد أعطيت أي مساهمة حقيقية في الاستجابة الثانية. لماذا تروج له؟ امنح مات شيئًا ما للبناء عليه وفخرًا به ، كما هو مذكور في الرد الأول. الاستجابة الثالثة في الواقع لا يشجع مات من شحذ تلك المهارات.

ملاحظات السمعة

مثال إيجابي: "ليزا ، لقد سمعت ولاحظت أن موظفينا الجدد يأتون إليك للحصول على المشورة حول كيفية النجاح في ثقافتنا. يبدو أنك تطور سمعة كشخص يفهم حقًا كيف نفعل الأشياء هنا. ذلك رائع. شكرا لمساعدتهم ، وأنا أقدر ذلك حقا. أنت مثال يحتذى به لقيمنا ، وأنا متأكد من أن موظفينا الجدد يقدرون مشورتكم ".

مثال سيء: "ليزا ، لقد بدأت في تطوير سمعة كمتظلم. حاول أن تبقى أكثر إيجابية. "

مثال سيء: "ليزا ، يرجى الامتناع عن مناقشة القضايا الشخصية مع موظفينا الجدد. هذا مكان عمل. ليس لدينا الوقت أو الرغبة في الخوض في القضايا الثقافية."

يستجيب الموظفون للثناء. المثال الأول يعطيها. يمكن للاستجابة الثانية أن تحدّ من سلوك مفيد بالفعل لشركتك ، ناهيك عن أنها تحبط معنويات الموظف وستؤثر على ديناميكيتك الخاصة معها.

ردود الفعل التي جاءت من الآخرين

مثال إيجابي: "توم ، لقد تلقيت تعليقات من الآخرين في القسم بأنك تنتقدهم بشكل مفرط بشأن عملهم. أنا لم أر مباشرة أنك تفعل ذلك بنفسي ، لكنني أشعر بالقلق من أن الآخرين قد لاحظوا وأزعجهم بما فيه الكفاية أنهم أتوا إلي. هل يمكنك أن تسقط بعض الضورء على هذا؟"

مثال سيء: "توم ، أعتقد أنك تنتقد بشدة أعضاء فريقك."

مثال سيء: "اشتكى لي كارلي وجيف من كونك قاسياً جداً معهم. ما الذي يحدث بهذا؟ هل هذا صحيح؟"

على الرغم من أن المثالين الأول والثالث يحاولان معرفة السبب في كون توم شديد الأهمية ، إلا أن الاستجابة الأولى فقط تجعله مشكلة في مكان العمل ، وليس اتهامًا موجه إلى توم فقط.

ملاحظات حول مشكلة شخصية مشتبه بها

مثال إيجابي: "آن ، لقد لاحظت أنك لم تكن نفسك في الأسبوعين الماضيين. لقد ارتكبت خطأين مهمين في آخر اقتراحين ، فقد فاتك موعد نهائي مهم ، وعندما اجتمعنا بالأمس ، يبدو أنك لا تولي اهتماما لي. كان علي أن أكرر نفسي مرتين. أنا قلق لأن هذا ليس مثلك على الإطلاق. إذا كان هناك شيء ما يحدث في حياتك ، فأنا أدرك أنه قد يكون خاصًا ولا ينطوي على أي نشاط تجاري ، لكنني أشعر بالقلق من أنه يؤثر في وظيفتك. هل هناك أي شيء أستطيع القيام به؟"

مثال سيء: "آن ، هل أنت وزوجك لديك مشاكل؟"

مثال ضعيف: "لقد كنت أفضل بكثير في عملك قبل أن تبدأ بمشاكل شخصية. ما الذي يحدث؟"

لاحظ أن النهج الأول لم يحاول تحديد المشكلة الشخصية. سوف يشعر الموظف باحترام أن خصوصيته يتم تكريمها. التمسك بمعالجة الأداء الوظيفي ، وتقديم المساعدة إذا استطعت. قم بإحالة إلى برنامج مساعدة الموظف إذا كان لديك واحد متاح.

النهج الثالث ينتقد آن لشيء خارج عن سيطرتها. هي على الأرجح ستصلح المشكلة إذا استطاعت. أنت فقط تضيف المزيد من الإجهاد ، وهو ما يأتي بنتائج عكسية.

الخط السفلي

هذه الأمثلة ومسارات الكلمة ليست سوى عينات. الطريقة التي يتم بها تقديم الملاحظات وكيفية مناقشتها ستعتمد بالتأكيد على السياق والعلاقة بين المدير والموظف . ومع ذلك ، نأمل أن تقدم هذه الأمثلة المبالغ فيها قليلاً نماذج فعالة للتحضير لمناقشات التعليقات وفتحها.