نصائح لمساعدتك على التحضير لمحادثات مكان العمل الصعبة

كل قائد ومدير على كل مستوى لديه سر صغير قذر يختبئون به بشكل نشط.

نعم ، الحقيقة غير المألوفة هي أنهم جميعًا يتجنبون بفعالية إجراء محادثة صعبة. هذا يشمل على الأرجح لك. تعلمنا بالطريقة الصعبة التي لا يفوز بها أحد عندما يتأخر الزعيم في مواجهة موضوع صعب.

سواءً كنت مشرفًا على الخط الأول وتلقيت شكاوى (التي تأكدت من صحتها) بأن بوب قد يرغب في تغيير أو استخدام مزيل العرق ، أو أنك المدير التنفيذي الذي يتأخر في مواجهة الواقع الذي يستأجره نجمه ، هناك محادثة صعبة تستأجر مساحة في ذهنك في مكان ما.

لقد حان الوقت لتحرير تلك المساحة وتقليل القلق قبل المحادثة ببعض الإعداد المناسب.

نصائح لخطة محادثة صعبية منتجة:

  1. ابدأ تخطيطك بالتركيز على فوائد إجراء هذه المحادثة المتأخرة . في أخطر الحالات ، فإن صحة فريقك وشركتك وحتى سمعتك تتأثر سلبًا بجهودك المتعثرة. من خلال مواجهة المحادثة وإجرائها ، سوف تقوم بإزالة العقبات بشكل فعال ، وحل مشكلة طويلة الأمد و / أو تمكين شخص أو مجموعة معينة من التعزيز في سعيهم لتحقيق النجاح. ونعم ، ستحرر المساحة التي يستأجرها هذا الحدث المستقبلي الذي يثير القلق.
  2. تقييم الوضع والاتجاه المطلوب للمناقشة. اسأل نفسك: ما نوع الموقف الذي نتعامل معه هنا؟ فكر في الموقف والتركيز على تحديد النهج أو النتيجة المرجحة. من المفيد لبعض المديرين تصنيف الحالة قبل إجراء المناقشة. على الرغم من عدم وجود تصنيف عالمي ، إلا أن إطار المدرب أو القطار أو المحامي أو التمكين هو نقطة بداية مفيدة.

    بعض المواقف تستحق التدريب ، حيث تشجع ، وتقديم ردود فعل وتحدي الفرد لضبط أو التكيف عن طريق الممارسة.

    حالات أخرى هي أمثلة واضحة من حيث المهارات هي القضية. في هذه الحالة ، التدريب هو نهج ناجع تليها المراقبة والتدريب.

    في بعض الحالات ، يعد تعديل السلوك أمراً أساسياً للسلامة والأداء المقبول أو الإنتاجية الأوسع. الموظف المتاخر بشكل مزمن يهدد أداء المجموعة. موظف كاوي يهدد صحة الفريق. يجب أن تأتي هذه الحالات كاملة مع مضامينها. إنني أشير إلى هذه العبارات بفظاظة على أنها "استشارة مشورة".

    في الحالات التي يعرض فيها الفرد الكفاءة أو إتقانها ، فإن الوضع يستدعي تمكينهم من القيام بالمزيد. في حين أن الوضع الإيجابي ، يشعر العديد من الأفراد بالراحة ، وسيتم تحديهم لإرشادهم إلى مجالات وتحديات جديدة.
  1. التركيز على تحديد القضية السلوكية الأساسية. الغرض من ردود الفعل أو مناقشة التدريب هو دعم تغيير السلوك أو تعزيزه. الموقف ليس سلوكا. ما هو السلوك الأساسي الذي لاحظته أنت والآخرون والذي يؤثر على الأداء؟ كن دقيقا.

    ربط السلوك بالنشاط التجاري وليس بالشخص. مقاومة اتهام الشخص المتاخر بشكل مزمن ككسول أو غير مسؤول. التركيز على تأثير التأخير على قدرة الفريق أو الوظيفة أو الفرد على إكمال عمله بنجاح. وبالمثل ، قد لا يكون تعيين المدير التنفيذي الأول غير حكيم في المواهب الرئيسية أو القضايا الاستراتيجية. التركيز على تأثير عدم وجود قرار في الوقت المناسب على أداء الأعمال.

    فمثلا:
    جون ، لقد تأخرت لزيارتك 3 مرات في أسبوعين. عندما تتأخر ، يجب على أعضاء فريقك تغطية منطقتك ومنطقتهم في نفس الوقت. وهذا يزيد من الضغط على المجموعة ، ويزيد الأخطاء ويعرض جودة خدماتنا لعملائنا للخطر.

    شيريل ، لقد بقيت على قرارين رئيسيين خلال الشهر الماضي. عدم اتخاذ قرارات بشأن هذه القضايا هو دفع جدولنا الزمني. كما تعلمون ، نحن نلعب مع منافسينا في هذه المجالات والتأخير من جانبنا سيؤثر بشكل مباشر على نتائجنا الأعلى والأساسية في العام المقبل.
  1. تخطيط وممارسة الجملة الافتتاحية الخاصة بك. في العشرات من ورش العمل التي تساعد الأفراد على تعلم كيفية التنقل بنجاح في المناقشات الصعبة ، يتم تحديد نشاط صياغة الجملة الافتتاحية وممارستها باستمرار كخطوة واحدة أكثر أهمية في عملية ناجحة. خذ الوقت الكافي لكتابة القضايا والسلوكيات والشكل والإطار ، ثم مارس الجملة الافتتاحية. هناك درجة عالية من الترابط بين صياغة حوارك الافتتاحية وإجراء محادثة فعالة وبناءة.

    تخطيط وممارسة الجملة الافتتاحية الخاصة بك حتى تكون مريحة.
  2. خطة للوجهة النهائية لهذه المحادثة الأولية. لقد قمت بالفعل بتقييم الموقف (التدريب ، التدريب ، الاستشارة ، التمكين). هدفك هو الحصول على اتفاق (مثالي) أو الامتثال (في ظروف الاستشارات) لدعم تقوية السلوك أو تغييره. أثناء إجراء المناقشة هو الفن والعلم وموضوع لنشر لاحق ، يجب أن تخطط لكيفية تقديم الخطوات التالية المرغوبة. في بعض الحالات ، سيكون حوارًا وفي حالات أخرى تفويضًا. اعرف المكان الذي تريد أن تنتهي المحادثة قبل بدء المحادثة.
  3. خطة لأفق زمني معقول ومناسب. اعرف واستعد لتوضيح ما إذا كان تغيير السلوك مطلوبًا على الفور أو ما إذا كان سيتم مراقبته مع مرور الوقت وعبر التدريب والتغذية الراجعة المنتظمة. المحادثة ليست نهاية العملية ، وأولئك الذين يتقنون المحادثات الصعبة لديهم فكرة واضحة عن الأفق الزمني لإجراء التغييرات الصحيحة.

The Bottom-Line for Now:

يدرك القادة الفاعلون وكبار المديرين أهمية وإلحاحية المحادثات الصعبة. وبينما قد يكون اتجاهنا هو التوقف أو تجنبها تمامًا ، فإن هذا النهج ضار لكل المعنيين. يُنفق أفضل خطوة في التعامل مع محادثاتك الصعبة المتأخرة كجلسة تخطيط. قيس مرتان واقطع في مرة. ونعم ، نعرف جميعًا أن التخطيط المسبق يمنع الأداء السيء بشكل خاص.