10 نصائح لمساعدتك على إجراء مناقشات صعبة في مكان العمل

المحادثات الصعبة هي شريان الحياة لتحسين الأداء وحل المشكلات للمديرين على جميع المستويات . للأسف ، الكثير من المديرين يؤخرون إجراء هذه المحادثات خوفا من الانتقام أو لأنهم يعتقدون أن المحادثة سوف تهدد علاقتهم مع الطرف الآخر. من الضروري السيطرة على تلك المشاعر ، وأفضل طريقة لتنمية الثقة في إجراء محادثات صعبة هي اتباع عملية منظمة.

في هذا المنشور ، أعرض إرشادات حول إشراك المحادثة وإدارتها.

10 نصائح لتحسين الراحة مع المحادثات الصعبة:

  1. هل تعمل التخطيط. ملاحظتك للسلوكيات المعنية ، وقدرتك على ربط هذه السلوكيات مع الأعمال التجارية ضرورية. اعرف المكان الذي تريد أن تذهب إليه المحادثة. يقوم المعلمون التوضيحيون الحقيقيون بتطوير الانضباط من أجل كتابة وممارسة المحادثة الافتتاحية المخطط لها. التخطيط المسبق يمنع الأداء الرديء!
  2. التوقيت ضروري. إذا كنت قد تلقيت أي مراجعة سنوية للأداء تضمنت انتقادات لشيء قمت بزعمه أو لم تفعله قبل بضعة أشهر ، فأنت تعرف مدى ردة فعل التعليقات التي لا قيمة لها. إن عملك كمدير لضمان أن تكون الملاحظات سلوكية ومركزة على العمل وفي الوقت المناسب. اقترح شريكي في كتابي الأول "دروس عملية في القيادة" أن قيمة التعليقات البناءة قد انخفضت بنسبة 50٪ كل يوم تأخرت في منحه.

    إذا كانت العواطف ساخنة ، دع الأشياء تبرد قليلاً. في حين انتهيت للتو من التماسك لتقديم ملاحظات في الوقت المناسب - في أقرب وقت ممكن من الحادث - إذا تسخن الأمور ، خذ يومًا ليتركهم يبردون قليلاً. فقط لا تدع ذلك لفترة طويلة.
  1. اختر الإعداد . إذا كان موضوعك الصعب محرجًا أو كنت تتوقع استجابة عاطفية ، فتجنّب إعدادات المكتب المفتوح أو غرف الاجتماعات التي تحتوي على نوافذ زجاجية. لا تخطئ على الجانب الآخر عن طريق تحديد الإعداد المصممة للترهيب. الإعداد الخاص والمحايدة هو الأفضل لإجراء محادثات أكثر صعوبة. إذا كنت تخشى التداعيات الجسدية ، استشر ممثل الموارد البشرية الذي قد يقرر الحضور معك.
  1. اعداد موقفك. من الضروري الدخول في هذه المناقشات بشعور من الثقة والسلوك الذي يظهر أنك هادئ وملتزم بنتيجة إيجابية. نبرة صوتك ولغة الجسد والاتصال بالعين كلها مهمة. تذكر أن هذه المحادثة مهمة لنشاطك التجاري وفريقك والأفراد الذين يجلسون معك. إدارة نفسك لتصوير المستوى الصحيح من التصميم مع المستوى المناسب للقلق على رفاهية الطرف الآخر.
  2. استخدم الجملة الافتتاحية التي قمت بإعدادها في جلسة التخطيط . يحدد الفتح الجيد السلوك ، ويربطه بتأثير العمل ، ويشير إلى الحاجة إلى التغيير. لا تشعر بأنك مضطر للفها في الثناء. في الوقت الذي يقدر فيه بعض ممارسي التغذية المرتدة ردود الفعل البناءة "المدهونة" بإيجابية ، يعتقد الكثيرون أن هذا يخلط ببساطة الرسالة. وبالطبع ، يجب عليك إعطاء ملاحظات إيجابية - عند حصولك عليها - في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان.
  3. لا تفقد السيطرة على المحادثة. أكثر من عدد قليل من المديرين ذوي النوايا الحسنة وجدوا أنفسهم مقلوبين رأسًا على عقب في هذه المحادثات. إذا كان المشارك يستجيب لبيانك الافتتاحي بشيء مثل "حسنًا ، كنت سأفعل ذلك إذا كنت مديرًا أفضل" ، فلا تحصل على موقف دفاعي ودع المحادثة تتحول إلى جدال حول أدائك. قد يكون الرد المعقول هو "جون ، هذه المحادثة حول السلوك الذي وصفته والتأثير الذي تركه على أعمالنا ، وليس على أدائي."
  1. لا تخرج عن العمل بواسطة محطات المياه. لقد كان كل من الرجال والنساء يبكون أمامي ، وبينما هم غير مرتاحين ، غالباً ما تكون طريقة الفرد في الاستجابة للإجهاد. كن على استعداد مع الأنسجة. السماح للوقت لهم لتأليف. إذا لزم الأمر ، خذ استراحة قصيرة. يمكنك أن تكون متعاطفا مع الوضع ، فقط لا تدع الدموع يخرج تركيزك على الوصول إلى القرار الصحيح.
  2. تعزيز الحوار . أفضل التعليقات والمحادثات التي تركز على السلوك هي المناقشات ، وليس المونولوج. سوف يمنحك الطرف الآخر فتحات لإنشاء مناقشة عند الاقتضاء. دقق في تأكيد الفهم واطلب أفكارًا حول تقوية السلوك المعني أو تغييره. أنت تعلم أنها تعمل عندما يقدم الطرف المستقبل أفكارًا حول تحسيناته.
  3. تذكر أن تعمل على اتجاهك المخطط للمحادثة. إذا كان السلوك مهارة أو معرفة ذات صلة بالموضوع ، فقم بالتحضير لأفكار للتدريب. إذا كان التدريب لتعزيز الثقة أو تشجيع الفرد على اتخاذ الخطوة التالية ، وضعت على قبعة التدريب الخاصة بك. إذا كان الموضوع يركز على سلوك غير مقبول ، فأعد التأكيد على التأثير التجاري للسلوك وقدم نصائح واضحة حول تجنب ذلك في المستقبل. عند التعامل مع أصعب موضوعات الأداء أو السلوك ، يجب أن يكون هناك آثار على عدم الامتثال.
  1. بناء خطة عمل معًا. بمجرد اكتساب الوضوح بشأن المشكلة ، اعمل معًا لتحديد الطريق إلى الأمام. الموافقة على خطة عمل وتحديد موعد واضح للمتابعة ومناقشة التقدم.

The Bottom-Line for Now:

في مشاركتي الأصلية ، شاركت سر أن معظم المديرين يتوقون إلى إجراء ما يرون أنه سيكون محادثة صعبة. السر الآخر هو أن معظم الناس يريدون ردود فعل وتريد أن تتحسن. في الاستطلاع الذي أجري بعد الاستطلاع في ورش العمل ، يعبر الأفراد بشكل كبير عن رغبتهم في أن يزودهم مديروهم بمزيد من التعليقات - سواء كانت إيجابية أو إيجابية. بدلاً من تأجيل خطة الأداء ، والتطوير الوظيفي ، وتعزيز الأعمال هذه للنجاح ، استخدم هذه العملية والنصائح أعلاه لمساعدتك على تعزيز أدائك باستخدام أداة الإدارة الحرجة هذه.