كيفية تقديم الملاحظات التي تساعد على تحسين الموظفين

اجعل تعليقاتك لها الأثر الذي تستحقه بالطريقة والنهج الذي تستخدمه لتقديم ملاحظات الأداء. يمكن أن تؤثر ملاحظاتك على الأشخاص إذا تمكنت من تجنب إثارة رد دفاعي. ستساعدك هذه الإرشادات على مساعدة الموظفين على تطوير أدائهم.

إليك أفضل الطرق لتقديم التعليقات:

1. ردود الفعل الفعالة للموظفين محددة ، وليست عامة. على سبيل المثال ، لنفترض أن "التقرير الذي تقدمت به أمس كان مكتوبًا جيدًا ومفهومًا ، وجعل نقاطك حول الميزانية فعالة للغاية". لا تقل "تقرير جيد". يتمثل أحد أغراض التغذية الراجعة الفعالة والبناءة في إعلام الفرد بالسلوك المحدد الذي ترغب في رؤية المزيد منه. إن ردود الفعل العامة ، مثل ردود الفعل على ظهره ، تجعل الموظف يشعر بالارتياح للحظة ولكنه لا يقوم بعمل جيد لتعزيز السلوك.

1. تركز الملاحظات المفيدة دائمًا على سلوك معين ، وليس على شخص أو نواياه. (عندما شاركت في محادثات متنافسة خلال اجتماع الموظفين ، بينما كانت ماري تحضر الكلمة ، فقد صرفت انتباه الآخرين ، ونتيجة لذلك ، فقد افتقدت نقطة ماري جزئيا).
2. يتم تقديم أفضل ردود الفعل بصدق وأمانة للمساعدة. ثق بي ، سيعرف الناس إذا كانوا يتلقونها لأي سبب آخر. معظم الناس لديهم رادار داخلي يمكن أن يكتشف بسهولة النفاق. ضع ذلك في اعتبارك عند تقديم ملاحظاتك.
3. تصف ردود الفعل الناجحة الإجراءات أو السلوك الذي يمكن للفرد فعله. إذا كنت تستطيع ، فقدم أي أدوات أو تدريب أو وقت أو دعم يحتاجه الشخص لأدائه بنجاح كما تحتاجه.
4. كلما أمكن ، تكون التعليقات المطلوبة أكثر قوة. اطلب الإذن بتقديم ملاحظات. قل "أريد أن أقدم لك بعض التعليقات حول العرض التقديمي ، هل هذا مقبول معك؟" هذا يعطي المتلقي بعض السيطرة على الوضع الذي هو مرغوب فيه.

1. عندما تشارك معلومات وملاحظات محددة ، فأنت تقدم ملاحظات قد يستخدمها الموظف. لا تتضمن النصيحة إلا إذا كان لديك إذن أو طلب نصيحة. اسأل الموظف عما قد يفعله بشكل مختلف كنتيجة لسماع التعليقات. من المرجح أن تساعد الموظف في تغيير أسلوبه أكثر مما لو أخبرت الموظف بما يجب عمله أو كيفية تغييره.

1. سواء كانت التعليقات إيجابية أو بناءة ، قدم المعلومات على أنها مرتبطة بشكل وثيق بالحدث قدر الإمكان. يتم تدوين الملاحظات الفعالة بشكل جيد بحيث يمكن للموظف بسهولة توصيل التعليقات بإجراءاته.
2. تتضمن التعليقات الفعالة ما أو كيف تم إنجاز شيء ما ، وليس السبب. يسأل لماذا يسأل الناس عن دوافعهم والتي تثير الدفاع. اسأل ماذا حدث؟ كيف حدث هذا؟ كيف يمكنك منع هذه النتيجة في المستقبل؟ كيف يمكنني القيام بعمل أفضل من مساعدتك؟ ماذا تحتاج مني في المستقبل؟
3. تحقق للتأكد من فهم الشخص الآخر لما توصلته باستخدام حلقة تعليقات ، مثل طرح سؤال أو مراقبة السلوك المتغير. عيّن وقتًا للرجوع إلى بعضهما البعض لمناقشة ما إذا كانت التعليقات قد تغيرت في الأداء وما إذا كانت هناك حاجة إلى أي إجراءات إضافية.
4. تكون ردود الفعل الناجحة متسقة قدر الإمكان. إذا كانت الإجراءات رائعة اليوم ، فهي غدًا عظيمًا. إذا كان انتهاك السياسة يستحق إجراءً تأديبيًا ، فيجب أن يستحق دائمًا إجراءً تأديبيًا.

نصائح عامة حول تقديم ملاحظات فعالة

1. يتم إرسال التعليقات إلى شخص أو فريق من الأشخاص بشأن تأثير سلوكهم على شخص آخر ، أو المنظمة ، أو العميل ، أو الفريق.

1. تتضمن التعليقات الإيجابية إخبار شخص ما عن الأداء الجيد . اجعل هذه التعليقات في الوقت المناسب ، محددة ، ومتكررة.
2. تنبه التعليقات البناءة الفرد إلى منطقة يمكن أن يتحسن فيها أدائه. التعليقات البناءة ليست نقدًا. وهو وصفي ويجب توجيهه دائمًا إلى الإجراء وليس إلى الشخص.
3. الغرض الرئيسي من الملاحظات البناءة هو مساعدة الناس على فهم موقفهم فيما يتعلق بالسلوك الوظيفي المتوقع و / أو المنتج.
4. يعتبر الاعتراف بالأداء الفعال حافزًا قويًا. يرغب معظم الناس في الحصول على مزيد من الاعتراف ، لذلك يعزز هذا الاعتراف المزيد من الإجراءات التي تحظى بالتقدير.