كيفية استخدام ملاحظات الموظفين العاديين لاستبدال المراجعة السنوية

نصائح لزيادة الإنتاجية في مكان العمل وسعادة الموظف

لا أحد يتمتع بمراجعات الأداء السنوية . إن احتمال وجود مدير يجلس في بداية كل عام مع موظف لشرح السلوك والعمل خلال الأشهر الاثني عشر السابقة هو أمر شاق لجميع المعنيين. لا يريد الموظف الذي يكون عمله قيد المراجعة أو المدير الذي يدير الاجتماع أن يكون هناك.

لا ينظر إلى المراجعات السنوية للأداء على أنها فعالة من جانب المديرين والعاملين وقادة الموارد البشرية أو القيادة العليا.

في الواقع ، فإن 49٪ فقط من الموظفين يجدون أن المراجعات دقيقة ، في حين يعتقد 90٪ من رؤساء الموارد البشرية أن المراجعات السنوية لا تسفر عن معلومات دقيقة.

لا تعتبر المراجعات مجرد عيوب ، بل تستغرق الكثير من الوقت الذي يخنق الإنتاجية ويهدر موارد المواهب التي من شأنها أن توفر فوائد إذا تم استثمارها في أنشطة أخرى.

تحتاج القوى العاملة الرشيقة اليوم إلى استراتيجيات وعمليات و أدوات جديدة ذكية لتمكين التعليقات بين الموظفين والمديرين . لحسن الحظ ، تتوفر أفضل الممارسات والأدوات التقنية لمساعدة أي مؤسسة على الانتقال إلى ما بعد المراجعة السنوية المخيفة وتحسين تقييم أداء موظفيها وعملية التقييم.

استبدال الاستعراضات السنوية مع ردود الفعل العادية

عادةً ما تكون مشاركة الموظفين محورًا مستمرًا لقادة الشركة. يقول الكثير من الناس إنهم لا يستمتعون بالقدوم إلى العمل ، ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى أنهم لا يحصلون على الملاحظات والتوجيهات التي يحتاجون إليها ليشعروا بالارتباط.

في الوقت الذي يشعر فيه الموظفون السعداء والمشاركون بفرصة تحقيق نتائج أعمال أفضل ، فإن حوالي 30 في المائة فقط من القوى العاملة في الولايات المتحدة يعملون بنشاط في العمل ، وفقاً لشركة Gallup.

واستجابة لهذا الوعي المتنامي ، تحل الشركات محل الاستعراضات السنوية مع عمليات تسجيل الدخول المتكررة. يعتبر اعتماد تقييمات أكثر انتظامًا أداة مهمة للشركات لتشجيع مشاركة الموظفين ، والقضاء على عبء المراجعة السنوية ، وعرض مديري الفرصة للتواصل والاستماع وتوفير التدريب القيِّم .

أكثر من ثلث الشركات الأمريكية انتقلت إلى نموذج ردود فعل منتظم ، وفقا لبعض التقديرات. هذه الحركة مدفوعة إلى حد كبير بالنفور للمراجعة السنوية والمخاوف المتعلقة بالاحتفاظ.

لماذا وكيف ردود فعل الموظفين العاديين

وفقا لديلويت ، فإن التفكير في تغيير عملية تستغرق آلاف الساعات في السنة ، بتكلفة تقدر بالملايين ، أمر مروع بشكل خاص إذا كانت القيادة غير معتادة على ممارسة التغذية المرتدة المعتادة.

في حين أن الوقت مطلوب لجعل الجميع على دراية بالانتقال من مراجعات الأداء السنوية إلى تسجيلات الوصول العادية ، أو الاجتماعات الفردية ، من المهم مساعدة القادة على فهم لماذا تحتاج تقييمات الموظفين إلى ترقية.

القوى العاملة اليوم يريد ويحتاج إلى ردود فعل متكررة. لدى الموظفين الألفيين ، على وجه الخصوص ، حاجة خاصة للتغذية الراجعة المنتظمة ؛ الطلب الذي سينمو في السنوات القادمة. بين تزايد اعتماد إدارة المشاريع رشيقة والتطورات التكنولوجية مثل منظمة العفو الدولية والتعلم الآلي ، وتيرة العمل تتسارع بسرعة.

تعتبر التغذية الراجعة في الوقت الفعلي عنصراً ضرورياً بشكل متزايد لتعزيز المشاركة والإنتاجية. كما يوفر تسجيلات الوصول الأسبوعية والشهرية طريقة لمراجعة التحديات والفرص ، مع إعطاء ملاحظات مباشرة وتحديد الإنجازات والأهداف الممتدة.

يجب أن تتضمن الموضوعات التي تمت مناقشتها في اجتماعاتك الفردية عبء العمل الفوري وكيفية تتبع الموظفين لتحقيق الأهداف الحالية ، بالإضافة إلى أي فرص تدريب أو تطوير يمكن أن تحسن الأداء.

يمكنك أيضًا تحديد فرص تعاون الفريق وطرق تحسين الإنتاجية. إن تحديد الكفاءات الوظيفية ودمج ملاحظات الزملاء في الاجتماع يزيد من قيمة المناقشة.

برامج إدارة الأداء يمكن أن تعزز مشاركة الموظف

تزدهر المراجعات المنتظمة مع الموظفين على الاتصال الشخصي وتحتاج إلى تحديد الأهداف وكتابتها للمساعدة في تركيز جهود الموظفين. ومع ذلك ، يمكن للأفكار الهامة أن تسقط من خلال الشقوق إذا تم عقد واحد على واحد مع القلم والورقة أو على جدول البيانات. على الرغم من الحفاظ على المعلومات ، إلا أن هذه طريقة غير كافية لتعزيز الأداء المحسن.

تكون مراجعات الموظفين أكثر فعالية عندما يتم استخدام البرامج عبر الإنترنت للمساعدة في إدارة الاجتماعات ، مما يساعد على توجيه المحادثة من خلال جداول أعمال تعاونية. تتميز معظم التقنيات التي تم تصميمها لدعم أداء الموظفين بميزة إضافية تتمثل في التكامل مع البرامج الحالية ، مثل وظائف التقويم وإدارة المستندات.

سيساعد العثور على الأدوات المناسبة المديرين والموظفين على تحقيق أقصى فائدة من الانتقال من المراجعات السنوية إلى التعليقات المنتظمة . يمكن أن تساعد برامج إدارة الأداء المناسبة في تعزيز عملية المراجعة المستمرة من خلال توفير:

• أداة إدارة فردية للمساعدة في مساءلة المديرين عن الاحتفاظ بهذه الاجتماعات وجعلها ذات أولوية.
• جداول أعمال تعاونية حيث يمكن للمدراء وأعضاء الفريق إضافة مواضيع للمناقشة في المرة التالية. يمكن أن يساعد هذا في ضمان عدم تركيز المحادثات دائمًا على عبء العمل الحالي ، بل يشمل أيضًا الأهداف المستقبلية وفرص النمو.
• لقطات أداء لتسهل على المديرين مشاهدة النجاحات والاعتراف بها ، بالإضافة إلى تشجيع التحسين في المناطق التي يكون فيها الأداء أقل من مثالي.
• التسجيل في التدريب حتى يتمكن المدراء من تحديد وتعيين الدورات التدريبية وفرص التطوير على الفور. من المرجح أن يكون الموظفون الذين يرون الشركة التي توفر فرصًا قوية للتقدم أقل حماسة للعثور على وظيفة أخرى .

يمكن أن يساعد تمكين الفرق مع الأدوات اللازمة لضمان التغذية الراجعة وتقييم الأداء في تعزيز المشاركة وتعزيز العلاقات بين الموظف والمدير وتحسين الإنتاجية في نهاية المطاف مع خفض تكاليف المراجعة السنوية التي تعيق التنفيذ.

فوائد استبدال الاستعراض السنوي عبر المنظمة بأكملها

يمكن أن يستغرق الانتقال من المراجعات السنوية إلى إدارة الأداء المستمرة والآخر على حساب الوقت والمال والجهد. ويمثل تحدي عملية متجذرة مثل مراجعات الأداء السنوية ، التي تتمتع فيها بالفعل قيادة المنظمة بالفعل باستثمارات مالية كبيرة ، تحديًا.

ومع ذلك ، فإن إزالة برنامج المراجعة السنوية المحتقرة عالمياً يؤكد أنه لن يكون هناك استنزاف للموارد ، مع ما يصاحب ذلك من تأثير سلبي على إشراك الموظفين ووحدة الفريق.

على الرغم من أن المديرين وموظفيهم لديهم أيضاً الكثير على أطباقهم أكثر من إجراء مناقشات الأداء المنتظم والمشاركة فيها ، فإن الفوائد والتقدم المحتملين أكبر من أن يفوتهم. لقد ثبت أن التعليقات المنتظمة والمستمرة تعمل على تحسين الشركة في كل نقطة ، بما في ذلك التعاون والإبداع والابتكار.

إن إجراء تحسينات مستمرة ومتسقة على مدار العام - بدلاً من محاولة إصلاح كل شيء خلال اجتماع سنوي واحد - سيكون له تأثير إيجابي عميق على نفس القدر على الحد الأدنى ، وهو أمر سيقدره كل زعيم.