خطوة بخطوة لنظام إدارة الأداء
بعد كل شيء ، كم من الناس في منظمتك تريد أن تسمع أنها كانت أقل من الكمال في العام الماضي؟ كم عدد المديرين الذين يريدون مواجهة الحجج وتراجع المعنويات التي يمكن أن تنجم عن عملية تقييم الأداء ؟
كم عدد المشرفين يشعرون بأن وقتهم يتم إنفاقه باحتراف لتوثيق وتقديم دليل لدعم ملاحظاتهم - طوال العام؟ بالإضافة إلى ذلك ، قد لا يتم تحديد أو قياس أهم نواتج تقييم الأداء ، من وظيفة كل شخص ، أو قياسها في نظام عملك الحالي. جعل نظام التقييم خطوة واحدة أكثر صعوبة لإدارة وربط الزيادة في راتب الموظف إلى تصنيفها العددي .
إذا كان الهدف الحقيقي لتقييم الأداء هو تطوير الموظفين والتحسين التنظيمي ، فكر في الانتقال إلى نظام إدارة الأداء . ضع التركيز على ما تريد إنشاءه في مؤسستك - إدارة الأداء والتطوير.
كجزء من هذا النظام ، ستحتاج إلى استخدام قائمة التحقق هذه لتوجيه مشاركتك في إدارة الأداء وعملية التطوير. يمكنك أيضًا استخدام قائمة التحقق هذه لمساعدتك في عملية تقييم أداء أكثر تقليدية.
إذا قمت باتباع قائمة التحقق هذه ، فأنا مقتنع بأنك ستقدم نظامًا لإدارة وتطوير الأداء من شأنه تحسين عملية التقييم التي تديرها حاليًا بشكل كبير. سوف يشعر الموظفون بشكل أفضل حول المشاركة وقد يؤثر نظام إدارة الأداء بشكل إيجابي على الأداء.
الإعداد والتخطيط لإدارة الأداء
يتم استثمار الكثير من العمل ، في الواجهة الأمامية ، لتحسين عملية تقييم الموظفين التقليدية. في الواقع ، يمكن للمديرين أن يشعروا كما لو أن العملية الجديدة تستغرق وقتا طويلا جدا.
وبمجرد وضع أساس الأهداف التنموية ، يتناقص الوقت لإدارة النظام. يتم اتخاذ كل خطوة من هذه الخطوات بمشاركة وتعاون الموظف ، للحصول على أفضل النتائج.
إدارة الأداء والتطوير في نظام العمل العام
- حدد الغرض من الوظيفة ، واجبات الوظيفة ، والمسؤوليات .
- تحديد أهداف الأداء مع نتائج قابلة للقياس.
- تحديد أولوية كل مسؤولية وظيفية وهدف.
- تحديد معايير الأداء للمكونات الرئيسية للوظيفة.
- عقد مناقشات مؤقتة وتقديم ملاحظات حول أداء الموظف ، ويفضل أن يكون ذلك يوميا ، وتلخيصها ومناقشتها ، على الأقل ، كل ثلاثة أشهر. (قدم تغذية راجعة إيجابية وبناءة.)
- الحفاظ على سجل للأداء من خلال تقارير الحوادث الخطيرة. (ملاحظات JOT حول المساهمات أو المشاكل طوال الربع ، في ملف الموظف .)
- إتاحة الفرصة لتعليقات أوسع. استخدم نظامًا لملاحظات الأداء بزاوية 360 درجة يتضمن تعليقات من نظراء الموظفين والعملاء والأشخاص الذين قد يقدمون تقارير إليه.
- تطوير وإدارة خطة التدريب والتحسين إذا كان الموظف لا يلبي التوقعات.
الإعداد الفوري لاجتماع التخطيط لتطوير الأداء
- جدولة اجتماع تخطيط تطوير الأداء (PDP) وحدد ما قبل العمل مع الموظف لتطوير خطة تطوير الأداء (PDP) .
- يقوم الموظف بمراجعة الأداء الشخصي وتوثيق تعليقات التقييم الذاتي وجمع الوثائق المطلوبة ، بما في ذلك نتائج التعليقات بزاوية 360 درجة ، عندما تكون متاحة.
- يستعد المشرف لاجتماع PDP من خلال جمع البيانات بما في ذلك سجلات العمل والتقارير والمدخلات من الآخرين المطلعين على عمل الموظف.
- يدرس كلاهما كيفية أداء الموظف ضد جميع المعايير ، والتفكير في مجالات التطوير المحتملة.
- وضع خطة لاجتماع PDP تتضمن إجابات على جميع الأسئلة حول أداة تطوير الأداء مع أمثلة ، وثائق وما إلى ذلك.
اجتماع عملية تطوير الأداء (PDP)
- إنشاء بيئة مريحة خاصة وعلاقة مع الموظف.
- مناقشة والاتفاق على هدف الاجتماع ، لوضع خطة تطوير الأداء .
- يناقش الموظف الإنجازات والتقدم الذي حققه خلال هذا الربع.
- يحدد الموظف الطرق التي يرغب في تطوير أدائه المهني بشكل أكبر ، بما في ذلك التدريب والمهام والتحديات الجديدة وما إلى ذلك.
- يناقش المشرف أداء الربع ويقترح الطرق التي يمكن أن يقوم بها الموظف لتطوير أدائه.
- أضف أفكار المشرف إلى مجالات التطوير والتحسين التي اختارها الموظف.
- ناقش مجالات الاتفاق والاختلاف ، وتوصل إلى توافق في الآراء.
- دراسة مسؤوليات الوظيفة للربع القادم وبشكل عام.
- الاتفاق على معايير الأداء لمسؤوليات العمل الرئيسية.
- حدد الأهداف للربع.
- ناقش كيف تدعم الأهداف إنجاز خطة أعمال المؤسسة وأهداف الإدارة وما إلى ذلك.
- نتفق على قياس لكل هدف.
- بافتراض الأداء مرضٍ ، ضع خطة تطوير مع الموظف ، تساعده على النمو مهنيًا بطرق مهمة بالنسبة له.
- إذا كان الأداء أقل من مُرضٍ ، فقم بوضع خطة مكتوبة لتحسين الأداء ، وجدولة المزيد من اجتماعات التعليقات المتكررة . ذكّر الموظف بالعواقب المرتبطة باستمرار الأداء الضعيف .
- يقوم المشرف والموظف بمناقشة ملاحظات الموظفين والاقتراحات البناءة للمشرف والقسم.
- ناقش أي شيء آخر يود المشرف أو الموظف مناقشته ، على أمل الحفاظ على البيئة الإيجابية والبناءة التي أقيمت حتى الآن ، خلال الاجتماع.
- قم بالتوقيع بشكل مشترك على أداة تطوير الأداء للإشارة إلى أن المناقشة قد تمت.
- إنهاء الاجتماع بطريقة إيجابية وداعمة. ﯾﻌرب اﻟﻣﺷرف ﻋن ﺛﻘﺗﮫ ﺑﺄن اﻟﻣوظف ﯾﻣﮐﻧﮫ ﺗﺣﻘﯾق اﻟﺧطﺔ وأن اﻟﻣﺷرف ﻣﺗﺎح ﻟﻟدﻋم واﻟﻣﺳﺎﻋدة.
- حدد إطارًا زمنيًا للمتابعة الرسمية ، بشكل ربع سنوي بشكل عام.
بعد اجتماع عملية تطوير الأداء
- إذا كانت خطة تحسين الأداء ضرورية ، قم بمتابعتها في الأوقات المحددة.
- متابعة مع ملاحظات الأداء والمناقشات بانتظام طوال هذا الربع. (يجب ألا يفاجأ الموظف أبدًا بمحتوى التعليقات في اجتماع تطوير الأداء.)
- يحتاج المشرف إلى الاحتفاظ بالالتزامات المتعلقة بخطة التنمية المتفق عليها ، بما في ذلك الوقت اللازم بعيدًا عن العمل ، والدفع للدورات ، ومهام العمل المتفق عليها ، وما إلى ذلك.
- يحتاج المشرف إلى التصرف بناءً على التعليقات الواردة من أعضاء الأقسام وإعلام الموظفين بما تغير ، بناءً على ملاحظاتهم.
- إحالة الوثائق المناسبة إلى مكتب الموارد البشرية والاحتفاظ بنسخة من الخطة لتسهيل الوصول إليها والإحالة إليها.