يجب أن يشارك قسم تكنولوجيا المعلومات في إنهاء التوظيف
من الضروري إشراك تقنية المعلومات في عملية إنهاء الموظف لأن الموظف السابق الذي لا يزال لديه إمكانية الوصول إلى شبكة الشركة وبيانات الشركات الخاصة هو تهديد أمني. في غالبية النهايات ، لن يفكر الموظفون السابقون في إلحاق الضرر بأنظمة الكمبيوتر لديك ، ولكن لماذا تنتهز فرصة التعرض لبيضة واحدة سيئة؟
وعلاوة على ذلك ، من الجيد الحفاظ على بعض الموارد التكنولوجية والبيانات والسجلات في حالة ما إذا قرر الموظف السابق أو الشركة نفسها مواصلة المقاضاة.
وأخيرًا ، من الضروري دمج تكنولوجيا المعلومات في العملية للمساعدة على ضمان أن تكون ضوابط إنهاء الخدمة شاملة بما يكفي لتلبية متطلبات Sarbanes-Oxley ذات الصلة.
يجب أن تكون سياسات أمان المعلومات والاحتفاظ بالبيانات خاصة بالشركة ومصممة وفقًا للقوانين التي تعمل بموجبها شركتك.
3 شركات مبادئ تكنولوجيا المعلومات تحتاج إلى معالجة
ومع ذلك ، هناك على الأقل ثلاثة مبادئ تقنية معلومات واسعة يجب على الشركة الالتزام بها عند إنهاء الموظف وبعد انتهائه .
- إن الإخطار الفوري بإنهاء الخدمة إلى قسم تكنولوجيا المعلومات - حتى توجيهه قبل اجتماع الإنهاء ، أمر يستحق التقدير ، لذا يمكن أن تمنع تقنية المعلومات من الوصول أثناء انعقاد الاجتماع.
- يجب على كل شركة أن تطبق سياسة صارمة تنص بوضوح على من يقوم بإخطار من هو الشخص الذي ينتهي أو ينتهي العمل. يجب أن تفوض هذه السياسة أيضًا بإعطاء هذه الإخطارات فورًا حتى تتمكن جميع الإدارات المعنية من اتخاذ إجراء سريع.
يجب أن يكون الاتصال بأمن المعلومات من بين الأشخاص الذين يتم إخطارهم ، ويجب أن تتضمن مسؤوليات هذا الشخص إجراء أبحاث وتوثيق وإلغاء وصول الموظف إلى معلومات الشركة المخزنة إلكترونيًا وأنظمة المعلومات الخاصة بها.
- إلغاء حكيم للوصول. وبمجرد إخطارها ، تكون تقنية المعلومات مسؤولة عن إلغاء الوصول الفوري والحفاظ على أي سجلات قد تحتاجها الشركة الآن أو في المستقبل.
ماذا تفعل عندما يتم إنهاء العمل
في حالة الموظف الذي تم إنهائه ، يجب على قسم تكنولوجيا المعلومات إلغاء جميع أجهزة الكمبيوتر والشبكات والبيانات التي حصل عليها الموظف السابق على الفور.
يجب أيضًا إزالة الوصول عن بُعد ، ويجب أن يُطرد الموظف السابق من جميع الممتلكات المملوكة للشركة ، بما في ذلك الموارد التكنولوجية مثل الكمبيوتر المحمول والملكية الفكرية مثل ملفات الشركة التي تحتوي على العملاء والمبيعات والمعلومات التسويقية.
ومع ذلك ، ففي حالة الموظف الذي يكون نهاية عمله وشيكًا فقط ، يجب أن تتشاور تقنية المعلومات مع مدير الموظف والموارد البشرية وغيره من صانعي القرار الرئيسيين لتحديد الطريقة المناسبة التي يمكن بها إبطال إلغاء الوصول على حساب الأيام المتبقية للشخص. من التوظيف.
وكما ينبغي توثيق منح الوصول والتصاريح الأمنية للرجوع إليها في المستقبل ، ينبغي توثيق عملية إلغاء الوصول ، لا سيما لأغراض قانونية. يجب أن يكون الهدف ، بطبيعة الحال ، هو إلغاء الوصول بطرق تجعل من المفهوم التجاري جيدًا من الناحية المالية ، والتقنية ، والقانونية.
الحفاظ الوقائي للبيانات
تحتاج كل شركة إلى وجود نسخ احتياطية من البيانات وسياسات احتفاظ تفي باحتياجاتها التجارية وتلتزم بالقوانين المعمول بها. تتناول هذه السياسات النسخ الاحتياطي ، واستعادة ، والحفاظ على بيانات الشركة بشكل عام.
ومع ذلك ، يجب على الشركة أيضًا أن تسن سياسات تفصِّل متى وكيف ينبغي أن تستمر تكنولوجيا المعلومات في الحفاظ على البيانات والسجلات والسجلات وغيرها من المواد التي قد تكون ذات أهمية قانونية ، وربما كانت الشركة والموظف السابق في خوض معركة قانونية.
من المهم بشكل خاص القيام بذلك في حالة الموظف السابق الذي شغل منصبًا رفيع المستوى أو ترك الشركة تحت سحابة من الشك.
يجب أن يكون تخصيص وتطبيق هذه المبادئ الثلاثة هو العمل الجماعي لموظفي الشركة التنفيذيين وإدارات تقنية المعلومات والموارد البشرية والمستشار القانوني المتخصص في الطب الشرعي بالكمبيوتر والقوانين التي تحكم استخدام الشركة لتقنية الحوسبة.
يجب أن تكون نتائج هذا الجهد التعاوني حماية أكبر لبيانات الشركة بالإضافة إلى الاستعداد الأفضل للتقاضي فيما يتعلق بسرقة بيانات الشركات ، والقرصنة ، وغيرها من أشكال الاستخدام غير القانوني أو غير السليم لتكنولوجيا الحوسبة. يضمن العمل مع IT كشريك قيم أن هذه الأهداف تتحقق في حالة إنهاء العمل.