كيفية التواصل حتى يستمع الموظفون واتخاذ الإجراءات
تجري المنظمات مراجعة الأداء لتقديم التعليقات ، وتشجيع تطوير الموظفين وتقييم تقدم الموظف ومساهمته. يعد ما إذا كان الموظف يستوفي توقعات الوظائف وتجاوزها أمراً بالغ الأهمية بالنسبة لملاحظات تقييم الأداء.
يتحدى استعراض الأداء الرسمي مهارات الاتصال الخاصة بالمدير لأن الموظف يدرك أن مراجعة الأداء سوف تؤثر على تعويضه. هذا يمكن أن يسبب الصراع والقلق ويؤذي مشاعر. بغض النظر عن كيفية ممارسة مؤسستك لملاحظات الأداء ، عندما تحتاج إلى إجراء محادثة صعبة ، فإن هذه العبارات والأساليب سوف تساعد. في ما يلي بعض التكتيكات لتقديم التعليقات.
أداءك متميز
هذا الاتصال سهل ، ولكن يمكنك تحسين تأثيره وتأثيره. اذكر السبب وقدم أمثلة على أسباب تقييم أداء الموظف على أنه معلق. سوف يتعلم الموظف من الأمثلة الخاصة بك ويمكنك تشجيعها على القيام بالمزيد من الإجراءات التي تم تحديدها جديرة بالملاحظة.
أنت حاليا تؤدي والأداء الخاص بك يمكن تحسينها
التواصل مع الموظف من حيث الأداء وتلبية توقعات متطلبات الوظيفة ، ولكن لديه الفرصة لتحسين الأداء ويهدف إلى أن يصبح مساهمًا بارزًا.
حدد المجالات التي تحتاج إلى الاهتمام.
اذكر أنه على الرغم من أن أدائه يؤهله للحصول على زيادة لأنه ينفذ بنجاح متطلبات العمل الأكثر أهمية ، فأنت ترغب في رؤية تحسن في مجالات محددة.
وضح أنه إذا كان الموظف سيحصل على أكبر زيادة ممكنة في الراتب كل عام ، فإنه يحتاج إلى تحسين الأداء الحالي لتحقيق هذا الهدف.
ناقش المجالات التي يتمتع فيها بأكبر فرصة للتحسين.
الأداء الخاص بك ليس لقاء التوقعات
لاحظ أنه بينما ناقشنا أدائه خلال الاجتماعات الأسبوعية ، فإنه لا يتحسن وحان الوقت للحديث عن خطة عمل. يتوقع من جميع الموظفين كحد أدنى أداء توقعاتهم الوظيفية.
أشر إلى مجالات الأداء الرئيسية التي تحتاج إلى تحسين قبل أن تتمكن من تحديد أن أدائه يحقق الحد الأدنى من توقعات الوظائف.
أشر إلى أن الموظف لا يقوم بأداء الحد الأدنى من التوقعات الوظيفية التي ناقشتها لهذا العام. قد تضيف ، "ربما لا أقوم بتوصيل هذه المعلومات بوضوح حتى تفهم تداعيات استمرارك في الأداء الضعيف. لقد قررت أن خطوتنا التالية هي خطة تحسين الأداء التي نحدد فيها الأهداف ، ونضع الاتفاقات ، ونحدد المواعيد النهائية و مواعيد الاستحقاق والاجتماع بشكل متكرر لتقييم التقدم ".
الموظف لا يفهم ما تقول له
لا تستمر في تكرار نفس المعلومات عندما لا يبدو أن الموظف يفهم ما تحاول الاتصال به. اعثر على طرق أخرى لتقول نفس الشيء ، وآمل أن يقوم أحدهم بإبلاغ مخاوفك بوضوح. (ضع في اعتبارك أنه في بعض الأحيان عدم وجود وضوح الإشارات الخلاف.)
أخبر الموظف بأنك منفتح على أي أسئلة قد تساعد في توضيح النقاط التي لا يفهمها. أخيرًا ، اطلب منه أن يلخص فهمه لمجالات القلق الرئيسية الخاصة بك. (يمكنك بعد ذلك تحديد ما هو غير مفهوم وما مدى تباعدك في التواصل).
الموظف لا يتفق مع ما تقول له
عندما تحاول التواصل بوضوح مع المشاكل التي تلاحظها بأداء الموظف ولا يوافق الموظف ، فإن الاستجواب هو أحد الأساليب الموصى بها.
- هل يمكنك تقديم أمثلة توضح لي ما الخطأ في تقييمي لأدائك؟
- ما رأيك في سوء فهمك للأداء الذي لاحظته بانتظام هذا الربع؟
تتوافق التعليقات التي تلقيتها من زملائك في العمل وأعضاء الفريق والمديرين الآخرين مع ملاحظاتي.
وبالتالي ، أعلم أنك لا توافق على تقييمي ، لكنني لم أسمع أي شيء اليوم يجعلني أرغب في تغييره. في الوقت الراهن ، سوف يقف تقييمي. سأكون سعيدا بمناقشة أدائك أكثر في شهر واحد في اجتماعنا الأسبوعي بعد أن رأيت دليلا على التحسن في هذه المجالات ...
تلخيص لضمان الفهم
أخبر الموظف: "جون ، هل ستلخص مناقشتنا هنا اليوم حتى أعرف أنني وأنت في نفس الصفحة ؟" التعبير عن الثقة في قدرة الموظف على التعلم أو النمو أو التغيير أو التحسين: "أنا واثق من أنك ستتمكن من إجراء التغييرات التي ناقشناها اليوم. وأعتقد أنك ستتمكن من إجراء هذه التحسينات لأنك تمتلك المواهب والمهارات اللازمة لأداء أعلى من المتوسط ، أنا متاح لمساعدتك عندما تواجهك عوائق في نجاحك أو إذا كنت تشعر بأنك ستفوت الموعد المحدد أو الموعد النهائي ، فقط أخبرني عندما يحدث ذلك بمجرد علمك به ".
ضع خطة للمتابعة
الدولة: "لنضع خطة معًا لمتابعة هذه التحسينات. أريد الحصول على نقاط للتعليقات بشكل متكرر حتى نعرف متى تحدث مشكلة. خذ الوقت بين الآن والخميس لوضع خطة لإجراء هذه التغييرات. الخميس ، أنا وأنت يمكن أن نتفق على الأهداف والجداول الزمنية للخطة. سأفكر في ذلك أيضا وأستعد لأفكاري ".
توصل إلى اتفاق على خطة العمل
اطلب من الموظف: " هل توافق على أن هذه خطة قابلة للتحقيق؟ لقد وضعنا هذه الخطة معًا ، وأنا واثق من أنك ستتمكن من إنجاز التحسينات المطلوبة ضمن الحدود الزمنية التي طورناها. هل توافق؟ ما هي مخاوفك؟ يمكننا التحدث عنه اليوم؟ "
الإعلان عن قرار الدفع الذي سيكون غير شعبي
أخبر الموظف: "استنادًا إلى أدائك هذا العام ، فقد قررت أنك لست مؤهلاً للحصول على زيادة في الراتب. لأنك لم تحقق توقعات عملك ، فلن تتلقى زيادة في هذه الدورة. سأكون سعيدًا لمناقشة هذا الأمر. أكثر من 4 إلى 6 أشهر بعد أن لاحظت تحسنًا مستمرًا في أدائك. "
حدد مقدار الزيادة في الراتب ومقدار الأجر الذي ستحققه الزيادة في راتب راتب الموظف بزيادة جديدة في الراتب. النسب المئوية لا تحفز دائما. على الرغم من أنه من المرجح أن يقوم الموظف بالرياضيات ، فإن هدفك هو جعله على دراية بالتغيير في الأجور. مثال: " زيادة راتبك 500 دولار ، وبذلك يصل إجمالي الراتب إلى 55000 دولار".
عند التواصل بوضوح وتجنب رد الفعل الدفاعي ، يمكنك التعبير عن توقعاتك بطريقة يسمعها الموظف. تحدث حتى يستمع الموظف ويستوعب ويحسن - بعد كل شيء ، أليس هذا هو الهدف؟