يمكن لأصحاب العمل تقديم رسالة توصية تتبع هذه الإرشادات
يفقد الموظفون مسار المشرفين عند تنقلهم أو تغيير وظائفهم أو التقاعد.
تتحرك الشركات وتغلق أو يتم دمجها أو اكتسابها. أقسام الموارد البشرية تفقد السجلات.
حتى الموظفين الذين يبذلون جهدًا للبقاء على اتصال مع مشرف سابق كمرجع محتمل ، وإعداد مراجعهم لفحص مرجعي ، يمكن أن يفقدوا مسار مؤيديهم بمرور الوقت. في أحد محاولاتي للحصول على مراجع حول موظف محتمل ، وجدت شركة واحدة عاطلة عن العمل ، انتقل أحد المشرفين إلى أماكن غير معروفة ، ومشرف واحد قد توفي. لحسن الحظ ، كانت إحدى الشركات الثلاث لديها مكتب للموارد البشرية لديه سجل للموظف وكان قادرا على تأكيد تفاصيل التوظيف - ولكن لا شيء آخر.
لدي مشاعر مختلطة حول خطاب توصية. كما ذكرت في كيفية الرد على طلب فحص مرجعي ، يستمر خطاب التوصية للأبد ، ولا يجوز تطبيق محتوياته بعد سنوات من كتابة خطاب التوصية . ولكن ، خطاب التوصية هو هدية محتملة لموظف قيم.
خطاب توصية يمكن أن ينقذ اليوم. مكتوبة على القرطاسية الشركة ، مع عنوان المطبوعة بشكل واضح والهاتف ، ورسالة توصية يوفر دفعة ضرورية في بعض الأحيان إلى أوراق اعتماد مقدم الطلب. كصاحب عمل ، لا سيما إذا كنت تتوقع تغييرات ، مثل وصفت للتو ، في حالة عملك ، قم بعمل موظفيك المغادرين.
تزويد الموظف بخطاب توصية .
اكتب خطاب توصية
يمكن أن يستمر خطاب التوصية إلى الأبد وهو عبارة عن لقطة لأداء الموظف في لحظة معينة من الزمن. وبناءً على ذلك ، فكر مليًا ورعايتك لكيفية كتابة خطاب توصية وإلى المعلومات التي ينقلها خطاب التوصية الخاص بك. اتبع سياسة شركتك فيما يتعلق بخطاب توصية ، في حالة وجود سياسة.
على أي حال ، اطلب من إدارة الموارد البشرية الخاصة بك مراجعة خطاب التوصية الخاص بك حتى تكون متأكدًا من أنك تقوم بحماية شركتك ومصالحك الخاصة. اكتب خطاب توصية للموظف يتبع هذه الإرشادات.
- قدِّم خطاب التوصية بشأن قرطاسية الشركة الأصلية مع العنوان المطبوع ، والهاتف ، ومعلومات الاتصال الإضافية في شكل حرف تجاري قياسي. يمكنك تزويد الموظف بعدة نسخ من خطاب التوصية على القرطاسية في ظرف قرطاسية. (قد يؤدي ذلك إلى تثبيط الممارسة السيئة المتمثلة في نسخ رسالة توصية بشكل متكرر - إلى الأبد).
- توجيه خطاب التوصية إلى صاحب العمل المعين الذي يطلب خطاب التوصية أو الذي يعتزم الموظف إرسال خطاب التوصية إليه. إذا كان خطاب التوصية عامًا ، فقم بمعالجة الرسالة إلى: "إلى من يهمه الأمر ".
- قم بتوقيع خطاب التوصية بالحبر وقم بتضمين اسمك ، والمسمى الوظيفي ، وامتداد الهاتف ، وعنوان البريد الإلكتروني .
- ابدأ بـ: هذا خطاب توصية لـ: اسم الموظف.
- صف علاقتك بالموظف ، والمسمى الوظيفي للموظف ، ووظيفة الموظف. على سبيل المثال ، "لقد كنت مشرفًا لدى مارك عندما كان يعمل كمشغل متخصص في الآلات التجارية في قسم المخرطة في Alcon Tool".
- بالنسبة للمكونات الرئيسية لخطاب التوصية ، صف المسؤوليات الرئيسية لوظيفة الموظف. على سبيل المثال ، "المسؤوليات الرئيسية لعلامة Mark كانت تعمل x machine؛ الحفاظ على أدوات ومعدات الشركة ؛ إنشاء منطقة عمل آمنة ومحفوظة جيدًا ؛ استكشاف مشاكل الجودة والآلات والأداء ؛ يشغل منصب قائد فريق نوبة العمل اليومية ؛ دعم لي كمشرف بديل في غيابي. ويعمل كرئيس فريق مشاركة الموظفين.
- بعد ذلك ، في نص خطاب التوصية ، قدم تقييمك العام لمساهمة الموظف وقيمته. يجب أن يعكس البيان أن التقييم هو لأداء مارك في وقت معين. على سبيل المثال ، "كان مارك موظفاً قيماً ساهم بشكل جيد فوق القاعدة عندما كان يعمل في القسم الخاص بي. وهذا واضح وقد تم الاعتراف به من خلال تكليفه بأدوار قيادية ".
- اذكر لماذا ترك مارك وظيفتك في خطاب التوصية إذا كانت الأسباب داعمة لفرصة العمل التالية لعلامة مارك. على سبيل المثال ، "ترك Mark Alcon Tool لقبول منصب المشرف في شركة أخرى. لم تكن وظيفة المشرف متاحة هنا منذ عدة سنوات. "
- قم بإنهاء رسالة التوصية في ملاحظة إيجابية. على سبيل المثال ، "لقد كنا نأسف لرؤية مارك يذهب ولكن تمنى له كل التوفيق في وظيفته الجديدة كمشرف".
- أخيرًا ، اذكر أن صاحب العمل المحتمل يمكنه الاتصال بك إذا كان يحتاج إلى معلومات إضافية. قم بتوقيع واستكمال خطاب التوصية.
هذه هي المكونات المناسبة لخطاب توصية الموظف.
ما لا يكتب في خطاب توصية
هناك بعض التحذيرات المناسبة قبل كتابة خطاب توصية للموظف. عند كتابة خطاب توصية لا تدلي ببيانات من هذا النوع. لا:
- قدّم التفاصيل التي قد لا تعرفها على وجه اليقين إذا كانت خارج نطاق عمل الموظف لدى شركتك. على سبيل المثال ، لا تسمي الشركة التي تعتقد أن الموظف ذهب إليها للعمل. قد لا تعرف ما إذا كان الموظف يعمل هناك في أي وقت. لقد أخبرتك مارك أنه قبل وظيفة ما كمشرف. لا ينبغي أن يقدم خطاب التوصية الخاص بك معلومات متضاربة محتملة قد تتسبب في مشاكل لاحقة للموظف في البحث عن وظيفته.
- توقع المستقبل. الأداء الوحيد الذي يمكنك ملاحظته هو الأداء الذي واجهته أثناء عمل الموظف لك. أي شيء آخر هو تحديق الكرة الكريستال وغير مناسب لخطاب توصية. هذا غير مناسب: "أنا متأكد من أنك ستحصل على نفس الأداء النموذجي من مارك الذي قمنا به عندما كان يعمل مع Alcon Tool." يعيش التغيير. تحدث أحداث لا يمكن التنبؤ بها. بالنسبة لك أو لصاحب العمل المحتمل بعد مرور عشر سنوات على الطريق ، لا يمكن التحقق منه.
- توفير معلومات شخصية أو محميّة أو سرية من أي نوع مثل المرتب أو رقم الضمان الاجتماعي أو العرق أو الدين أو الحالة الاجتماعية أو تكوين الأسرة أو المشاكل الطبية أو العمر. (ذكرت رسالة توصية حقيقية تلقيتها ذات مرة أن المشرف كانت على يقين من أن بيتي ستحسن حضورها وتكون موظفة ممتازة الآن بعد أن كان طلاقها نهائياً ، وتم حل مشاكل رعاية أطفالها ، وانتقل زوجها السابق خارج الولاية أنا متأكد من أن المشرف كان يعني هذه التوصية بطريقة إيجابية.)
- تقديم أي شيء بخلاف المعلومات الواقعية التي يمكنك مباشرة ، مع تجربة شخصية ، تقرير.
ينبغي وضع نسخة من خطاب التوصية ، بعد مراجعة الموارد البشرية ، في ملف الموظفين الخاص بالموظف.