كيفية كتابة رسالة توصية

بالنسبة لبعض الوظائف ، يطلب أرباب العمل خطابات توصية مكتوبة. بل قد يطلبون منهم كجزء من عملية التقديم . في هذه الحالات ، يجب على المتقدمين تقديم خطابات توصية (عادة ما تكون اثنين أو ثلاثة) مع سيرتهم الذاتية وخطاب التقديم.

تحمل هذه الرسائل من التوصية أهمية كبيرة لمتلقيها. إذا طُلب منك كتابة واحدة ، فمن المهم تضمين التفاصيل التي تبني حالة قوية لمقدم الطلب.

(إذا كنت لا تشعر بالراحة في تأييد مقدم الطلب ، فمن الأفضل أن ترفض كتابة رسالة بدلاً من كتابة شيء فاتر).

إليك ما تحتاج إلى معرفته لكتابة رسالة فعالة تدعم طالب الوظيفة.

فكر في نوع الرسالة التي تكتبها

إذا طُلب منك تقديم مرجع لمهمة محددة ، فيجب عليك كتابة الرسالة مع متطلبات هذه المهمة بعين الاعتبار. اقرأ بعناية النشر أو الوصف الوظيفي ، وابحث عن مهارات ومعرفة محددة يمكنك تضمينها في الرسالة لمرشحك. في رسالتك ، لاحظ وجود تطابق بين مؤهلات مقدم الطلب ومسؤوليات الوظيفة.

مع رسالة توصية عامة ، ركز على أنواع أو فئات الوظائف التي يقدمها الشخص. ستكون الأمثلة الخاصة بك في هذا النوع من الرسائل أكثر اتساعًا وأقل تحديدًا.

جمع المعلومات قبل أن تبدأ

اطلب من الشخص الذي تكتب إليه أن يزودك بنسخة من نشر الوظيفة وسيرتك الذاتية أو سيرتك الذاتية قبل أن تبدأ بتأليف رسالتك.

يمكن أن يكون من المفيد أيضًا مراجعة رسالة الغلاف الخاصة بهم لمعرفة كيف ينهون مؤهلاتهم للحصول على الوظيفة.

عندما تكتب توصية أكثر عمومية ، اطلب من موضوع رسالتك توضيح أهدافها للعمل. اطلب منهم الحصول على مثال أو اثنين من الوظائف التي يتقدمون بطلب للحصول عليها. اطلب منهم أيضًا مشاركة أصولهم الأكثر تسويقًا لهذا النوع من العمل ، خاصة تلك التي قد تكون لاحظتها في علاقتك مع الشخص الذي توصي به.

كلما كان لديك المزيد من المعلومات حول الوظائف أو أنواع الوظائف التي يتقدم بها المرشح ، كلما كانت توصيتك أكثر فاعلية.

ما يجب تضمينه في رسالة توصية

يجب أن توضح الفقرة الأولى من رسالتك كيف تعرف الشخص الذي تكتب له. قم بالإشارة إلى المسمى الوظيفي والمسمى الوظيفي للفرد في الوقت الذي تفاعلت فيه ، بالإضافة إلى طبيعة علاقتك ، بما في ذلك ما إذا كنت تشرف على الشخص الذي توصي به.

عادة ، يمكنك أيضًا تضمين طول الوقت الذي تعرف فيه الشخص.

نص الرسالة

يجب أن يشير نص رسالتك إلى المهارات والصفات ومناطق المعرفة والأصول الأخرى للشخص الذي توصي به. ابدأ بوضع قائمة بنقاط القوة التي ترغب في إيصالها في توصيتك.

ثم قم بتكوين جمل تظهر دليلك على تأكيداتك - وهذا سيجعل رسالتك أكثر مصداقية. تقديم أمثلة محددة من الحالات التي لاحظت فيها المرشح باستخدام المهارات التي يسلطها الضوء على مدير التوظيف.

قد يتكون هذا من مشروع أو دور حيث قاموا بتطبيق مهارة معينة بنجاح. يمكن أن تكون الإشارة إلى الإنجازات التي تمت إضافة القيمة إليها إلى مؤسستك وتوضيح نقاط القوة التي مكّنت الشخص من توليد تلك النتائج مقنعة بشكل خاص.

فيما يلي مزيد من المعلومات حول ما يجب تضمينه في خطاب توصية .

إغلاق الرسالة

في بيانك الختامي ، قد يكون من الفعّال جدًا ذكر أنك ستوظف الشخص مرة أخرى. أو ذكر اعتقادك بأن الشخص سيكون إضافة رائعة للشركة.

تبادل معلومات الاتصال الخاصة بك

كجزء من الإغلاق ، يمكنك أيضًا مشاركة رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني مع ذكر حرصك على مشاركة منظور إضافي للمرشح. بهذه الطريقة ، يمكن لأصحاب العمل المحتملين التواصل بسهولة إذا كان لديهم أي أسئلة متابعة.

تنسيق رسالتك

فيما يلي إرشادات لتنسيق رسائل التوصية بما في ذلك الطول والتنسيق والخط وكيفية تنظيم الرسائل. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بكتابة خطاب توصية ، فقد تجد أنه من المفيد استخدام نموذج .

إرسال رسالتك

قد يُطلب منك إرسال الرسالة إلى الشخص الذي توصي به أو مباشرة إلى صاحب العمل. إذا كنت ترسل عبر البريد الإلكتروني ، قم بإرفاق نسخة من رسالتك برسالة البريد الإلكتروني كمستند PDF أو Microsoft Word. عادة ما يحدد نشر الوظيفة أو صاحب العمل كيفية إرسال التوصية ومن الذي يجب إرسالها إليه.

مراجعة نماذج توصية الرسالة

غير متأكد ما يكتب؟ مراجعة خطاب عينات التوصية ، بما في ذلك خطابات التوظيف ، وخطابات التوصية الأكاديمية ، ورسائل الشخصيات والمراجع الشخصية.

عندما لا يمكنك كتابة توصية إيجابية

إذا واجهت صعوبة في صياغة رسالة مقنعة بصراحة للمرشح ، فلا بأس من رفض الطلب. في الواقع من الأفضل أن نقول لا ، من كتابة خطاب لا يؤيد بشدة الشخص الذي توصي به.

يمكنك ببساطة أن تقول شيئًا غامضًا مثلك لا تشعر بالراحة التامة عند كتابة توصية أو عدم وجود نوع التعرض الذي قد يمكّنك من توفير النوع المناسب من الأحرف. فيما يلي كيفية رفض طلب توصية .