بحكم التعريف ، تعتبر المشروعات مبادرات مؤقتة وفريدة ، على النقيض من أنشطة العمليات العادية. وبينما تعتمد العديد من الشركات على مدراء مشاريع مدربين ومعتمدين لقيادة مبادراتهم ، فإن مهارات المشاريع مطلوبة بشكل متزايد لجميع المهنيين.
تقدم هذه المقالة مقدمة لتخطيط مشروع لأي مهني يهتم باعتماد الممارسات التي تعمل بشكل جيد لمديري المشاريع المحترفين.
خذ الوقت الكافي لتعريف وتخطيط مشروعك:
يدرك مديرو المشروع أن جزءًا كبيرًا من إجمالي مدة المشروع يتم إنفاقه في التخطيط . كثير منا يميل إلى التسرع في بدء العمل ، والذي يشبه في عالم المشاريع تخطي قراءة التعليمات على قطعة الأثاث الجديدة التي اشتريتها من أحد تجار التجزئة "بتجميعها بنفسك". هناك احتمالات ، فإن الاندفاع للقيام بالعمل دون قراءة التعليمات سيخلق بعض المشاكل الخطيرة في مرحلة ما من مساعيك.
بدلاً من التسرع مباشرة في العمل ، من المهم أن نطرح بعض القضايا الحرجة:
- ما الذي تقوم بإنشائه بالضبط؟ أن تكون محددة قدر الإمكان.
- متى يجب أن يكتمل؟
- ما هي الموارد (الأشخاص ، المعدات ، والميزانية) التي يمكنك الوصول إليها ، لإكمال المشروع؟
العناصر الثلاثة المذكورة أعلاه هي المكونات الأساسية لبيان النطاق. يعمل كل مدير مشروع على توضيح النطاق قبل بدء العمل.
تحديد نطاق مبادرة الطرف عطلة الشركة:
قد تتم قراءة بيان نطاق العينة لحفلة العطلات الخاصة بالشركة كما يلي:
هدفنا هو التخطيط وتقديم حفل عطلة للشركة لـ 100 موظف ولآخرين المهمين قبل نهاية ديسمبر ، بتكلفة لا تتجاوز 10،000 دولار. سيتألف تخطيطنا وتنسيقنا من لجنة الأعضاء الأربعة التي يشرف عليها المدير التنفيذي. سيتضمن الحفل بار مفتوح ووجبة مطبوخة وحلوى وترفيه.
مجرد أخذ الوقت لصياغة هذا البيان البسيط ولكن المهم يقدم توجيهات قوية للفريق المشارك في المشروع. الجميع يفهم طبيعة المشروع ، والإطار الزمني ، والموارد والميزانية.
كسر النطاق لأسفل في كتل منفصلة من العمل:
ينشئ مديرو المشاريع شيئًا يسمى بنية تفصيل العمل لوصف شروط واضحة وقابلة للتنفيذ ، كل عمل المشروع الذي يجب أن يكمله شخص ما في إطار زمني معين. في حالتك ، قد يشمل تحليل العمل ما يلي:
- تحديد الموقع.
- تأكد من توفر الغرفة وقفلها بإيداع.
- حدد خيارات الطعام.
- أكد الشريط وما يتضمنه الشريط.
- التعرف على خيارات الحلوى.
- إنشاء وتوزيع الدعوات مع خيارات الطعام.
- وضع اللمسات الأخيرة على خيارات الطعام استنادًا إلى الدعوات التي تمت إعادتها.
- قرر نوع الترفيه.
- استعراض خيارات للترفيه واختيار.
- تأكيد إعداد غرفة الطعام.
- شراء الهدايا الجدول للضيوف.
- تنسيق وتسليم الحدث.
سيقوم مديرو المشاريع بتطوير هذا الانهيار لعمل المشروع دون النظر إلى الموارد أو التوقيت ، ولكن بشكل أكبر في شكل تبادل الأفكار. بمجرد تحديد جميع الأعمال اللازمة لتحقيق نطاق المشروع ، فقد حان الوقت لوضعها في المكان ، وتعيين المسؤوليات ، وطلب تقديرات الوقت والتكاليف من أعضاء فريقك.
إنشاء خطة المشروع من تقسيم العمل:
بعد إكمال تقسيم العمل البسيط المحدد في الصفحة السابقة ، يجب عليك الآن:
- تأكد من تحديد جميع العناصر الرئيسية لتحقيق نطاق المشروع.
- قم بتأكيد من الذي يتعامل مع بنود العمل وإنشاء مصفوفة المسؤولية التي تحدد مهام العمل الرئيسية للطرف المسؤول.
- اطلب من كل عضو في الفريق مراجعة مهامه ، وتحديد تقديرات الوقت والتكلفة ، وتسجيل المواعيد النهائية ، وتلخيص احتياجات الموارد والتأكد من أنهم قاموا بتقييم دقيق للعمل الذي يجب أن يخضعوا للمساءلة.
بمجرد الانتهاء من الخطوات المذكورة أعلاه ، يجب على فريق المشروع العمل معًا لتسلسل الأحداث بالترتيب الصحيح ، مع ملاحظة أي تعارضات في الموارد أو تحديات الجدولة المحتملة. ملاحظة: سيقوم مدير المشروع بإكمال هذه الخطوة من خلال تطوير رسم تخطيطي للشبكة ، وحساب المسار الحرج ثم جدولة الموارد ، وغالبًا بمساعدة برامج الكمبيوتر.
بالنسبة للمشروع الأصغر الخاص بك باستخدام الطرق غير الرسمية ، قد يكون كل ما هو ضروري هو أسلوب بسيط لملاحظة لاحقة في وضع العناصر في التسلسل. ستتيح لك هذه العملية تطوير الصورة الكاملة للخطوات المعنية والمواعيد النهائية للتخطيط وتقديم حفل عطلة رائع!
دع العمل يبدأ:
الآن بعد أن استغرقت وقتًا مناسبًا لتوسيع نطاق المشروع ، وتحديد المهام الرئيسية ، وتسلسل المهام ، وتقييم متطلبات الوقت والموارد ، فأنت على استعداد لوضع الفريق للعمل على مسئولياته المحددة. يتمثل دورك كمدير للمشروع غير الرسمي في مراقبة العمل ودعم أعضاء الفريق والمساعدة في تحديد التحديات وحلها عند حدوثها. يجتمع مدير المشروع الجيد بانتظام مع أعضاء الفريق لتقييم التقدم وتحديد المخاطر الناشئة والانتقال إليها.
الخط السفلي:
يمكن تطبيق نفس الأساليب المذكورة أعلاه على أي حالة مشروع في القسم أو وحدة العمل الخاصة بك. تطوير نطاق واضح ، وتحديد العمل ، وتعيين الموارد ، ووضع التقديرات وجدول زمني ، ومن ثم رصد ومراقبة العمل. سيتم التعرف على ممارساتك وتقديرها من قبل مديري المشاريع المهنية في مكان عملك ، وستكون نتائجك أفضل بكثير من مجرد القفز إلى العمل دون التفكير فيه. أفضل النجاح مع مبادرتك القادمة!
-
تم تحديثه بواسطة Art Petty