في هذه المقالة ، نستكشف التحديات التي تواجهها فرق المشاريع ذات الأداء الضعيف ، بالإضافة إلى المقاربات التي يستخدمها كبار قادة الفرق ومديري المشاريع لتجاوز مراحل تكوين وتشكيل تاكمان إلى مرحلة تؤكد الأداء.
تحذير عادل: لا توجد قائمة سحرية لـ " القيام بهذه الأشياء وسيظهر فريق رائع. هذا عمل شاق يتطلب تطبيق كل من العلم وراء أداء المجموعة وفن قيادة الآخرين.
خمسة خباثات مشتركة لفرق المشروع التي تكافح
قضاء بعض الوقت في المراقبة والعمل مع فرق المشروع التي تكافح وستلاحظ العديد من المجالات التي ينهار فيها الاتصال ويعاني الأداء. حفر تحت السطح بحثا عن الأسباب الجذرية لعدم الأداء ، وهذه القضايا المشتركة الخمسة تظهر دائما.
1. لا يوجد هدف واضح وغلفنة . لا يدرك المشاركون في الفريق أهمية المشروع وارتباطه بالعميل أو المؤسسة. لأعضاء فريق المشروع ، هذا هو "مجرد مشروع آخر".
2. ليس للعميل مقعد على الطاولة. يؤدي عدم الوضوح المحيط بالزبون إلى بيئة مشروع ضبابي حيث يتلمس أعضاء الفريق طريقهم خلال كل شيء بدءًا من المتطلبات وحتى التوقيت والتكاليف.
3. إدارة المشروع موجودة ، لكن قيادة المشروع مفقودة في العمل. القيم غامضة أو غير موجودة. المسؤولية والمساءلة ليست راسخة. الأدوات والقوالب موجودة ، لكن المهارات الناعمة لا يمكن العثور عليها في أي مكان.
4. أدوار غير محددة بشكل واضح وغير واضحة. يعاني الأداء عندما لا يفهم الناس أدوارهم أو الأدوار التي يلعبها أعضاء الفريق.
5. الكثير من المشاريع تطارد موارد قليلة جدا. في منظمات أسلوب إدارة المصفوفة اليوم ، غالبًا ما يتم توزيع أعضاء الفريق عبر مبادرات متعددة. عندما تتكاثر المشاريع مثل الأرانب التي تتكاثر ، يكافح أعضاء الفريق المرهقون للتركيز والقيام بعملهم الأفضل.
ثمانية إجراءات يجب عليك اتخاذها لإنشاء فريق مشروع عالي الأداء:
في حين أنه من الجيد الاعتقاد بأن هناك قائمة بسيطة لمتابعتها لبناء فريق عالي الأداء ، إلا أن الحياة والمشروعات والأشخاص ليسوا بهذه السهولة. الاقتراحات أدناه هي أكثر "الحد الأدنى من الشروط المطلوبة للنجاح" أكثر من "القيام بذلك وسيعمل كل شيء". تذكر ، بناء فرق كبيرة هو مزيج من علم علم النفس البشري وعلم الأعصاب وفن القيادة. استخدم الأفكار بصحة جيدة كأساس لتطوير فريقك عالي الأداء!
1. تحويل المشروع إلى مهمة ملحمية! خذ درسًا في الإدارة من عالم ألعاب الفيديو وتأكد من أن أعضاء الفريق يدركون طبيعة مهمتهم وأهميتها بالنسبة إلى العملاء (العملاء) ، والتنظيم ، وتطورهم كمحترفين. يجب أن ينظر أعضاء الفريق إلى كل مشروع على أنه فرصة للتقدم من خلال تطبيق مهاراتهم وتطوير مهارات جديدة وتعلمها.
بالإبداع ، يمكن وضع أصغر المبادرات حتى كجزء من مهمة أكبر.
2. التعرف على نموذج SCARF والاستفادة منه من عالم علم الأعصاب. هذا الاختصار يعني: الوضع ، اليقين ، الاستقلالية ، الصلة ، والإنصاف. يجب على كل شيء عن هيكل الفريق والإدارة تعزيز هذه القضايا الشخصية الحيوية لكل عضو في الفريق. يولي قائد المشروع الفعّال اهتمامًا شديدًا لهذه الصفات ويضع تصرفاتها لتعزيز المفاهيم الإيجابية لكل فرد في فريق المشروع.
3. خذ درسا قياديا هاما من البحث في القيادة في المواقف الخطيرة . يجب أن يثق أعضاء الفريق بأن قائد الفريق يهتم بكل عضو في الفريق ويركز بشكل حاسم على ضمان سلامتهم ونجاحهم. بصفتك قائد الفريق ، اسأل وأجب: " لماذا يثق بي أعضاء الفريق في قيادتهم إلى الأمان والنجاح؟" ثم تحديد السلوكيات التي يجب أن تعرضها يوميًا لتعزيز التزامك تجاههم.
4. تأكد من وجود العميل من اليوم الأول وفي كل اجتماع لاحق . لا يمكنك بدء المشروع إذا كان العرض الخاص بالعميل غير واضح. سواء كانت مبادرتكم مركزة على جمهور محدد للغاية أو مجموعة أكثر عمومية من المجموعات المستهدفة ، فهناك تقنيات يمكنك استخدامها لخلق الوضوح. بالنسبة لمبادرات تطوير المنتجات الجديدة التي تهدف إلى جذب عملاء جدد ، قم بإنشاء شخصيات العملاء التفصيلية لكل نوع. بالنسبة إلى جهود البناء أو التطوير الكبيرة ، تأكد من أن ممثل العميل هو جزء من تحديد نطاق المشروع والموافقة عليه. في الحالات التي لا يمكن للعميل فيها أن يكون حاضرًا فعليًا ، تقوم بعض الفرق بإنشاء وكيل - وهو قطيع أو حيوان محشو - يحتل مقعدًا في كل اجتماع. يُطلب من المجموعة أن تطلب وتحاول الإجابة عن كل قرار: "ماذا سيقول العميل لهذه المسألة".
5. اطلب من أعضاء فريقك تحديد ميثاق الدور. يجب على الجميع في الفريق أن يسألوا ويجيبوا: " في نهاية هذا المشروع ، ما الذي سيقوله أعضاء فريقي؟" شاركوا وناقشوا وصف الدور الذي يتوافق مع الإجابات.
6. علم فريقك بمجموعتي المهارات الحاسمة: كيفية التحدث وكيفية اتخاذ القرار . في وقت مبكر من عملية تشكيل الفريق ، حدد توقعات التواصل بين الأشخاص وتأكد من تعزيز المساءلة. لإعدادات المجموعة ، قم بتعليم الفريق لاستكشاف المشكلات من خلال أساليب التيسير التي تركز على المسألة الرمادية للمجموعة في موضوع واحد في كل مرة. علمهم تحليل العواطف والمخاطر والأفكار وقضايا المعلومات ومعالجة كل واحد على حدة قبل التسرع في الحكم. من أجل صنع القرار ، ساعد الفرق على فهم كل خيار كبير من وجهات نظر متعددة (الإطارات) وتعليمهم تقييم خيارات متعددة لكل قرار. لا يتم تدريس هذه المهارات في برامج إدارة المشاريع وليست مطلوبة كجزء من الشهادة المهنية ، ومع ذلك فهي ضرورية لمساعدة فريق على تعلم العمل معًا.
7. الاستفادة من تدريب الفريق. التدريب هو أداة قوية لدعم أداء الفريق وغالبا ما يكون غير مستغل. يمكنك استخدام موارد خارجية أو داخلية لهذا الدور ، على الرغم من أن المدرب يجب أن يكون خارجيًا موضوعيًا قادرًا على مراقبة وتقديم تعليقات سلوكية صريحة على أداء الفريق وفعاليته. المدرب هو مورد لا يقدر بثمن في المساعدة على رصد وتحديد الأعطال في المناقشات وعمليات صنع القرار المشار إليها في رقم ستة أعلاه. استفد من المدرب لتحدي الافتراضات وكن على اطلاع على التحيزات الجماعية المختلفة بما في ذلك المجموعات الجماعية.
8. الكفاح من أجل وقت واهتمام أعضاء فريقك. يعمل قادة المشروع الكبار بجد نيابة عن أعضاء فريقهم لضمان أن لديهم القدرة على التركيز والقيام بعملهم الأفضل. كقائد مشروع ، هذا يعني أنك ستضطر إلى المشاركة في السياسة التنظيمية مع قادة المشروع والوظيفيين الآخرين والتفاوض نيابة عن أعضاء فريقك. ستثبت دعوتك وقدرتك على تقديم الدعم المتبادل لقادة المشاريع الآخرين لاحتياجاتهم من الموارد أهمية حاسمة في أداء الفريق على المدى القصير ونجاحك على المدى الطويل.
خط القاع الآن:
إذا تركت أداء فريق المشروع للصدفة ، فمن غير المرجح أن يظهر الأداء العالي. نظرًا لأهمية المشاريع في مكان العمل لدينا ، فإن كل من المسؤولين التنفيذيين الذين يوافقون على المشاريع ويرعونها إلى قادة الفرق ومديري المشروعات وأعضاء الفريق لديهم مصلحة في النتائج. العمل بجد من منصبك كمدير مشروع أو عضو فريق لضمان وجود الأدوات والأفكار الموضحة أعلاه ، وتحسنت احتمالاتك لإنشاء فريق عالية الأداء إلى حد كبير.