- نطاق
- خطر
- الافتراضات
تقدم هذه المقالة مخططًا لهذه الشروط الأساسية الثلاثة لإدارة المشروع وتتضمن روابط واقتراحات لمزيد من القراءة.
نطاق
في إدارة المشروع ، النطاق هو مجموعة من الحدود التي تحدد مدى المشروع.
يصف النطاق ما سيتم تسليمه إلى العميل كنتيجة لمبادرة المشروع.
يتيح فهم النطاق لمدير المشروع وفريق المشروع فهم ما يقع داخل حدود المشروع أو خارجه. إذا كان هناك شيء ما "ليس في نطاقه" ، فإنه لا يؤخذ في الاعتبار في أعمال التخطيط للمشروع . تعتبر الأنشطة التي تقع داخل حدود بيان النطاق "في نطاقها" ويتم احتسابها في الجدول والميزانية. إذا كان النشاط يقع خارج الحدود ، فإنه يعتبر "خارج النطاق" وغير مخطط له.
سواء أكنت مدير مشروع أو جزءًا من فريق المشروع ، فستحتاج إلى النظر في ما إذا كان هناك شيء ما في نطاقه أو خارج نطاقه كلما تقدمت.
على سبيل المثال ، تخيل أن العميل قد طلب منك إنشاء موقع ويب. أثناء تحديد النطاق (أو تعيين الحدود) للمشروع ، فإنك تشير إلى العناصر التالية على أنها ضمن النطاق:
- تصميم الموقع وتخطيط مخطط الأسلاك
- إنشاء سرير اختبار
- ترميز إلى wireframe الموافق
- تطوير الرسومات لموضوع الموقع
- الاختبار والتصحيح قبل جعل الموقع عامًا
خلال سير المشروع ، يطلب منك العميل تضمين عرض فيديو عن الشركة. لم يتم تحديد الفيديو في نطاق المشروع وبالتالي فهو خارج النطاق.
على الرغم من أنك قد تكون سعيدًا بعمل الفيديو مقابل رسوم إضافية ، فإن ذلك يتطلب مراجعة النطاق وتقدير التكلفة والوقت للمشروع.
في حالة عدم وجود مستند نطاق واضح ومتفق عليه ، فقد تكون مشكلة الفيديو مثيرة للجدل بين فريقك وممثلي العميل. لقد سمح لك بيان نطاق واضح بنزع فتيل الموقف والتعامل مع تغيير بطريقة منظمة.
إذن كيف يمكنك تحديد ما هو داخل وخارج النطاق؟ ستحتاج أولاً إلى تحديد جميع تفاصيل المشروع الذي تعرفه حاليًا بناءً على المناقشات مع العميل أو مالك المشروع. ثم سترغب في عمل افتراضات رئيسية من شأنها أن تدفع بما يعتبر داخل النطاق أو خارجه.
الافتراضات
في مرحلة ما من حياتك ، ربما قيل لك: "لا تضع افتراضات". ومع ذلك ، فإن وضع افتراضات في إدارة المشروع هو نشاط يومي. تساعدك الافتراضات على تحديد النطاق والمخاطر وصقل تقديراتك للوقت والتكلفة. بالطبع ، من الضروري توثيق وفرض افتراضاتك.
فكر في أمر بسيط ، مثل إنشاء كتاب. لنفترض أن صديقك لديه فكرة عن كتاب طاولة قهوة وطلب منك إدارة المشروع. طلبه الأول هو للحصول على ميزانية حتى يتمكن من تأمين التمويل.
أثناء تحديد النطاق ، من الواضح أن صديقك غير متأكد من العديد من التفاصيل ، بما في ذلك عدد الصفحات ، وإدراج الصورة ، ونمط الغلاف ، ووزن الورق الذي سيتم استخدامه للصفحات. نظرًا لأن جميع هذه العوامل ستؤثر على مدى تعقيد التكلفة والإنتاج ، فسيتعين عليك إجراء افتراضات حول المواصفات والتحقق من صحة هذه الافتراضات باعتبارها مقبولة أو غير مقبولة مع صديقك.
بعد مناقشة إضافية ، يخبرك صديقك أنه ينوي تضمين 50 صورة في الكتاب. يمكنك تأسيس افتراضك على الصور الـ50 ، أو توقعًا أن يزيد هذا العدد بمرور الوقت ، يمكنك افتراض أنه سيكون هناك بين 75-90 صفحة مع الصور.
يمكنك أن ترى كيف تؤثر الافتراضات بشكل مباشر على الجدول أيضًا. على سبيل المثال ، تخيل أنك تقود مشروعًا في متنزه يتضمن إنشاء مجموعة سوينغ.
عند إعداد مشروعك ، يتم إعطاؤك الميزانية وتعيين أعضاء الفريق ، أحدهم مسؤول عن المواد. عندما تقوم بإنشاء جدولك ، فإنك تطلب من الشخص المسؤول عن المواد عند وصول الأسمنت. يجيب هذا الشخص بأنه غير متأكد من موعد وصول الأسمنت لكنه يعتقد أنه سيكون في الفترة ما بين 1 يونيو و 10 يونيو. بينما تقوم ببناء نطاقك وجدولك الزمني ، عليك افتراض أن الأسمنت سيصل في موعد أقصاه 10 يونيو. يوضح المثال فوائد اثنين للقيام الافتراضات.
الفائدة الأولى هي أن افتراض استلام الأسمنت في موعد أقصاه 10 يونيو يسمح لك بالتخطيط لأنشطة تعتمد على الأسمنت القادم. والميزة الثانية هي أنه يزود الشخص المسؤول عن المواد بموعد نهائي لتسليم الأسمنت ، والذي يمكنه بعد ذلك ترحيله إلى مورده. وقد وضعت عن غير قصد مهلة رئيسية للمشروع للمضي قدما.
وضع الافتراضات يضع معايير مرجعية غالباً ما تتم إعادة النظر فيها خلال المشروع لمساعدة فريق المشروع في البقاء ضمن النطاق وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لكن ماذا يحدث عندما تكون الافتراضات خاطئة؟ هذا هو المكان الذي تلعب فيه المخاطر.
خطر
بمجرد إنشاء نطاقك وتحديد الافتراضات التي تقف وراء النطاق والتقديرات ، ستحتاج إلى البدء في تقييم مناطق الخطر . الخطر هو نفسه في إدارة المشاريع كما هو الحال في العالم الحقيقي. هو خطر أو فرصة يمكن أن تحدث ضررًا. (ملاحظة: يقدم معهد إدارة المشاريع وهيئة إدارة المشاريع للمعرفة PMBOK تعريفات تفصيلية للمخاطر وأنواعها ويحدد إطار إدارة مخاطر المشروع.)
تحتوي جميع المشاريع على مخاطر ، وإذا كنت مدير المشروع أو مالك المشروع ، فليس من مسؤوليتك فقط توقع المخاطر ، ولكن أيضًا مهمتك هي توصيل التأثير المحتمل لتلك المخاطر على فريق المشروع والاستعداد للتخفيف من المخاطر.
تأتي المخاطر بدرجات متفاوتة. في بعض الأحيان ، يمكن أن تعني المخاطر أن المشروع سوف يعمل بشكل مختلف قليلاً أو أن يأخذ منعطفًا غير متوقعًا صغيرًا. ولكن في بعض الحالات ، يمكن أن تؤدي المخاطر إلى نتائج كارثية تؤدي إلى قلب مشروعك.
دعونا نستخدم سيناريو الملعب من مثال الاسمنت المذكور أعلاه. أحد المخاطر هو أن الاسمنت لا يصل بحلول التاريخ المتوقع في 10 يونيو. ما هي الآثار المحتملة لهذا الخطر؟ تأخرت جميع الأنشطة التي تلي بعد أن تم صب الاسمنت نتيجة لهذه المشكلة.
يمكن أن تكون المخاطر إيجابية أيضًا. فكر في التأثير على المشروع إذا ظهر الاسمنت في وقت أبكر مما كان متوقعًا. في حين أن هذا يبدو وكأنه نتيجة إيجابية ، فإنه لا يزال يخلق مشكلة بالنسبة لتوقيت وتسلسل جميع الخطوات الأخرى في المشروع.
يعمل مديرو المشاريع مع فرق المشروع الخاصة بهم من أجل تبادل الأفكار وتحديد المخاطر المحتملة. إنهم يأخذون العملية خطوة أبعد وينظرون إلى الخطورة المحتملة للمخاطر واحتمالية حدوثها. وعلاوة على ذلك ، يحدد هؤلاء الأفراد الأشخاص الأنسب لتحديد متى يحدث الخطر ويقومون بوضع خطط متفق عليها لتخفيف المخاطر.
العديد من الشركات لديها نماذج مفصلة للمخاطر التي طورتها مع مرور الوقت ومن تجربة مع مشاريع أخرى. قامت بعض الصناعات بتجميع بيانات المخاطر التي يتم استخدامها كنقطة انطلاق لتحليل المخاطر. تمارس العديد من الصناعات تحليلات إحصائية مفصلة للغاية لتخطيط المخاطر كذلك.
الخط السفلي
المصطلحات: النطاق والافتراضات والمخاطر ، كلها مهمة في عالم إدارة المشاريع. استخدم هذه المقالة كنقطة بداية لاستكشاف هذه المصطلحات وغيرها من شروط إدارة المشروعات بمزيد من التفصيل.