تعلم كيفية تطوير خطة للاستعانة بمصادر خارجية

كثير من المناقشات حول الاستعانة بمصادر خارجية في وسائل الإعلام تجعلها تبدو معقدة ، لكنها في الحقيقة بسيطة للغاية. حتى في بيوتنا ، فإننا "نستعين" بعدة مهام: الطهي ، والحفاظ على مروجنا ، ورعاية الأطفال ، على سبيل المثال لا الحصر. عندما لا يكون لدينا الوقت ، أو التركيز ، أو المهارات اللازمة للقيام بالعمل بأنفسنا ، فإننا نبحث عن شخص يمكنه ، وشخص يقوم بعمله مقابل سعر نستطيع دفعه. تعمل الشركات بنفس الطريقة ، على الرغم من أن قراراتها قد تتضمن المزيد من العوامل وصناع القرار.

عملية تطوير خطة الاستعانة بمصادر خارجية

ولكن مثلما تتخذ العائلات قرارات مختلفة ، يمكن للشركات أن تتخذ قرارات مختلفة ومذهلة حول الاستعانة بمصادر خارجية. لا يوجد نموذج يعمل لجميع الشركات ، ولكن هناك عملية تحتاج جميع الشركات إلى النظر فيها:

تحقيق

في الماضي ، العديد من الشركات ربما لم تكن تعرف حتى ما هي الاستعانة بمصادر خارجية. واليوم ، يعرفون عن الاستعانة بمصادر خارجية ، ولكن قد لا يدركون عدد برامج التعهيد (والاعتماد على مصادر خارجية) التي يعملون بها بالفعل: مراكز النسخ ، وغرف البريد ، وإدارة المرافق ، وتكنولوجيا المعلومات ، وحتى أجزاء من الإدارة القانونية للشركات. قد لا يؤدي التعاقد الخارجي إلى حل كل مشكلة ، ولكن التعرف على الجيل السابق من العقود سيحدد المشاريع الجديدة ويوفر رؤية قيّمة.

تحديد الأهداف

لكي تنجح في إنشاء برنامج الاستعانة بمصادر خارجية ، تحتاج إلى تحديد أهداف محددة ، مثل الحد من تكاليف الشركات الإجمالية بنسبة خمسة في المئة ، والتركيز على الكفاءة في مكان واحد ، أو النظر فقط في الوظائف التي يتم تنفيذها في وحدة أعمال واحدة.

الأهداف لا تحتاج إلى تفاصيل هائلة. مع زيادة تجربة الاستعانة بمصادر خارجية ، ستتغير التعريفات.

مشاركة

أنت بحاجة إلى مشاركين من العديد من مجالات الخبرة لتقديم مدخلات للخطة وللتحقق من الافتراضات ولتقديم رأي الخبراء. عندما تنتقل من خطة عامة إلى مشاريع محددة ، ستكرر هذه العملية وستنشئ مجموعات فرعية بمعرفة أكثر تحديدًا.

هوية

الآن بعد أن لديك أهداف وخبراء لتحديد وتفسير المعلومات ، حان الوقت لتحديد مشاريع محددة لبرنامج الاستعانة بمصادر خارجية. تقوم كل شركة بتطوير معايير مختلفة ، وتحركها الثقافة بقدر ما تقوم بتحليلها المالي أو التشغيلي ، ولكن هناك معايير مشتركة ينبغي عليك النظر فيها:

• القرارات السابقة: ربما تكون شركتكم قد اتخذت قرارات سابقة بشأن استخدام غير الموظفين ، مثل العمال المؤقتين أو عقود الخدمات. العمل مع المشتريات و PMO (مكتب إدارة المشروع ) للحصول على التفاصيل. انظر كيف عالجت القضايا الواردة في هذه القائمة ، وجمع الدروس المستفادة.
• الخبرة: هل تقوم بوظائف أو تنتج منتجات دون خبرة كافية ، أم أنك تواجه مشاكل في الاحتفاظ بالمديرين؟ هل لدى الإدارة الحالية خطة لمعالجة هذه المشاكل؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، قد يكون هذا مشروعًا جيدًا للاستعانة بمصادر خارجية.
• الجودة: حتى إذا كانت الوظيفة لديها أشخاص يتمتعون بالمهارات المناسبة والمديرين ذوي الخبرة ، فقد لا تحصل على مستوى الخدمة الذي تحتاجه. هل يقوم المدير بإجراء استطلاعات العملاء؟ ماذا يقول العملاء عن المنتجات أو الخدمات؟ تعتبر الفجوة في الجودة أو عدم الاهتمام بخدمة العملاء علامة أخرى للاستعانة بمصادر خارجية.
• التكلفة: إن الخدمة عالية الجودة بشكل استثنائي ليست بالضرورة قيمة جيدة. كيف تقارن التكاليف الخاصة بك مع المنافسين؟ هل تنتج الوظيفة تقارير شهرية: تكاليف الوحدة ، تكلفة التشغيل ، اتجاهات التكلفة متعددة السنوات؟ إذا لم تتمكن هذه الوظيفة من إنتاج هذه التقارير ، فقد توفر خدمة خارجية توفير شفافية أكبر في عملياتك.

• Scale: عندما تفحص شركتك بالكامل ، ستقوم بالعديد من الاكتشافات غير المتوقعة. حافظ على تركيزك! مشروع واحد كبير هو مرشح أفضل للاستعانة بمصادر خارجية من عدد من المشاريع الصغيرة. وسيتطلب ذلك المشروع الكبير الوحيد موارد إدارية وتنظيمية أقل بكثير. احتفظ بقائمة شاملة ، ولكن اختر المرشحين فقط من تقديم تأثير كبير في الموجة الأولى من المشاريع.
• الأمان: لديك الآن فكرة جيدة عن المشاريع المحتملة. لقد حان الوقت لترشيحهم وفقًا لمعايير الأمان. الأمن هو موضوع معقد ومثير للجدل. تنطبق معايير مختلفة على الصناعات المختلفة ، وبعض الشركات أكثر وعيا بالأمن من منافسيها. فهم المعايير الداخلية والصناعية ، والحد من مشاريع الاستعانة بمصادر خارجية وفقا لذلك. قم بتضمين القانونية ، وأمن المعلومات ، وأمن الشركات ، والامتثال (إذا كان ينطبق) ، وأي أقسام "مخاطرة" في مناقشاتك.

• تحديد الأولويات: يجب تسجيل كل عنصر أعلاه (وربما خصائص أخرى) ومن ثم يجب تعيين "قيمة الاستعانة بمصادر خارجية" لكل مشروع. مما لا شك فيه أنه سيكون هناك الكثير من الجدل حول الخصائص التي هي الأكثر أهمية ، إذا كانت درجاتها دقيقة ، وإذا كان ينبغي النظر في خصائص أخرى. لا تتفاجأ إذا استمرت هذه العملية لأشهر أو حتى سنوات.
• التواصل: في الوقت الذي حددت فيه الأولوية للمشاريع المحتملة ، عقدت الكثير من الاجتماعات وتحدثت مع الكثير من الناس. توقع أن تكون هذه المناقشات معلومات عامة في الأقسام التي استهدفتها للاستعانة بمصادر خارجية. افترض دائمًا أن هذه المناقشات ستصل إلى عدد الموظفين لديك ، غالبًا في الوقت الفعلي. يجب أن تكون اتصالات الشركة المدروسة بعناية جاهزة وجاهزة. لا تدع الشائعات تصبح مصدر معلومات أفضل من الحقائق.

تنفيذ خطة الاستعانة بمصادر خارجية

في نهاية هذه العملية ، سيكون لديك خطة الاستعانة بمصادر خارجية الأولية. هناك العديد من الخطوات الأخرى أثناء تنفيذ هذه الخطة: تأكيد البيانات وإنشاء لجان فرعية لمشاريع محددة وتحديد البائعين وإدارة الطيارين ومنح العقود وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن تطوير خطتك يوفر لك الخطوات الأولى والأكثر أهمية.