شرح عناصر إدارة المشاريع
المشاريع هي وسيلة لتحقيق هدف ، وسيتم الوصول إلى الهدف في نهاية المطاف.
قد ينتقل نشاطك التجاري إلى مشروع آخر ... أو لا. ربما كان هدفا لمرة واحدة.
المشاريع تدفع الحاجة المزدهرة في القوى العاملة. وتشير التقديرات إلى أنه سيتم إضافة أكثر من 15 مليون وظيفة جديدة لإدارة المشاريع حول العالم بحلول عام 2020.
ما هي إدارة المشاريع؟
إدارة المشروع ليست العملية الكاملة لشركتك. إنها مجرد جزء واحد ، خطة مفصلة لكيفية تحقيق عملك و هدفك.
من السهل أن تقول أنك تريد الوصول إلى Box A ، لذلك ستحتاج إلى 25 خطوة في هذا الاتجاه. ولكن يجب أيضًا مراعاة اعتبارات الوقت في خطة مشروعك ، ومن المرجح أن تعمل في حدود الميزانية. يمكنك الزحف إلى هذه الخطوات الـ 25 أو يمكنك الركض. يعتمد ذلك على مدى السرعة التي يجب عليك الوصول إليها من أجل إكمال المشروع بنجاح. يمكنك توفير المال عن طريق السفر سيرا على الأقدام ، أو يمكنك استئجار سائق. يعتمد ذلك على الميزانية التي خصصتها للمشروع.
لا يوجد نهج أو نظام أو خطة واحدة تناسب الجميع. من المرجح أن يكون لكل مشروع تتخذه أنت وشركتك جدول زمني خاص به وهدفه وميزانيته. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن يكون مدير المشروع الموهوبين والدهاء في مكان لتشغيل العرض.
عناصر المشروع
يجب أن يقوم مدير المشروع الناجح بإدارة أربعة عناصر أساسية للمشروع في آن واحد: النطاق والموارد والوقت والمال.
هذه العناصر مترابطة ويجب أن تدار معاً إذا كان المشروع ومدير المشروع ناجحين.
- النطاق: يشمل هذا حجم المشروع وأهدافه ومتطلباته.
- الموارد: ستحتاج إلى الأشخاص والمعدات والمواد.
- الوقت: هذا لا يعالج فقط مقدار الوقت الذي سيستغرقه المشروع بشكل عام. يجب أن يتم تقسيمها إلى فترات مهمة وتبعيات ومسار حرج.
- المال: لديك فهم قوي للتكاليف ، والحالات الطارئة ، والربح.
أهم عنصر: نطاق
نطاق المشروع هو تعريف ما هو المفترض أن يحققه المشروع وميزانيات الوقت والمال التي تم إنشاؤها لتحقيق هذه الأهداف. يجب أن يكون لأي تغيير في نطاق المشروع تغيير مطابق في الميزانية أو الوقت أو الموارد أو الثلاثة.
إذا كان نطاق المشروع هو بناء مبنى لإدخال ثلاثة أدوات على ميزانية قدرها 100000 دولار ، فمن المتوقع أن يقوم مدير المشروع بذلك. إذا تم تغيير النطاق إلى مبنى لأربعة عناصر واجهة ، يجب أن يحصل مدير المشروع على تغيير مناسب في الوقت والمال والموارد.
مصادر
هناك ثلاثة جوانب لفهم وإدارة الموارد: الأشخاص ، والمعدات ، والمواد.
يجب أن يقوم مدير المشروع الناجح بإدارة الموارد المخصصة للمشروع بفعالية ، بما في ذلك أعضاء فريق المشروع ، وموظفي الموردين ، والمقاولين من الباطن.
يجب عليه التأكد من أن موظفيه يمتلكون المهارات والأدوات التي يحتاجونها لإنجاز المهمة ، ويجب عليه أن يراقب باستمرار ما إذا كان لديه عدد كافٍ من الأشخاص في المكان المناسب لإكمال المشروع في الموعد النهائي. مهمته هي التأكد من أن كل شخص يفهم المهمة والمواعيد النهائية للمشروع.
يقوم العضو الأقدم في كل مجموعة من الموظفين بتقديم التقارير إلى مدير المشروع عندما يكون مسؤولاً عن إدارة الموظفين المباشرين ، ولكن قد يكون للموظفين أيضًا مديرًا خطيًا يقدم التوجيه الفني. في حالة إدارة المصفوفة مثل فريق المشروع ، فإن مهمة مدير المشروع هي توفير توجيه المشروع للمديرين التنفيذيين. إدارة تعاقدات العمل من الباطن عادة ما تعني إدارة فريق القيادة للعمال المتعاقدين من الباطن والذين بدورهم يديرون هؤلاء العمال.
يجب على مدير المشروع في كثير من الأحيان شراء المعدات والمواد وإدارة استخدامها كذلك حتى يتمكن الفريق من العمل بكفاءة.
وهو مسؤول عن وجود المعدات والمواد المناسبة في الموقع الصحيح في الوقت المناسب.
زمن
العناصر الثلاثة لإدارة الوقت الناجحة هي المهام والجدول الزمني والمسار الحرج.
بناء الجدول الزمني للمشروع عن طريق قائمة ، من أجل ، جميع المهام التي يجب أن تكتمل. يجب أن يتم بعضها بالتسلسل بينما البعض الآخر يمكن أن يتداخل أو يتم بالترادف. تعيين مدة لكل مهمة. تخصيص الموارد المطلوبة. تحديد الأسلاف - ما هي المهام التي يجب إكمالها قبل الآخرين - والخلفاء ، المهام التي لا يمكن البدء بها حتى بعد الانتهاء من كل مهمة أخرى. يشار إلى هذا الجانب من إدارة المشروع في بعض الأحيان باسم إدارة الشلال لأن مهمة واحدة تتبع أخرى في ترتيب متسلسل أكثر أو أقل.
يمكن لبرمجيات إدارة المشاريع تبسيط مهمة إنشاء وإدارة الجدول الزمني للمشروع.
بعض المهام لديها القليل من المرونة في تواريخ البدء والانتهاء المطلوبة. وهذا ما يسمى "تعويم". مهام أخرى ليس لها أي مرونة. لديهم صفر تعويم. ويسمى الخط من خلال جميع المهام مع صفر تعويم المسار الحرج . يجب إكمال جميع المهام على هذا المسار - ويمكن أن تكون هناك مسارات متعددة ومتوازية - في الوقت المحدد إذا كان المشروع سيأتي قبل الموعد النهائي. مهمة إدارة الوقت الرئيسية للمدير المشروع هي مراقبة المسار الحرج.
مال
الاعتبارات الثلاثة في إدارة الأموال هي التكاليف ، والحالات الطارئة ، والأرباح.
كل مهمة لها تكلفة ، سواء كانت ساعات العمل لمبرمج الكمبيوتر أو سعر شراء ساحة مكعب من الخرسانة. يتم تقدير وإجمالي كل من هذه التكاليف عند إعداد ميزانية المشروع .
ستكون بعض التقديرات أكثر دقة من غيرها. ولذلك ينبغي أن تتضمن ميزانية المشروع بدل طوارئ - الأموال المخصّصة في الميزانية "فقط في حالة" التكلفة الفعلية لعنصر مختلف بشكل كبير عن التقديرات.
الربح هو المال الذي تريد الشركة تحقيقه من المهمة. انها وضعت على رأس التكلفة.
لذا فإن ميزانية المشروع تتكون من التكلفة المقدرة ، بالإضافة إلى النفقات الطارئة ، بالإضافة إلى أي ربح. تتمثل مهمة مدير المشروع في الحفاظ على التكلفة الفعلية عند أو دون التكلفة المقدرة وتحقيق أقصى ربح تحققه الشركة في المشروع.
إدارة المشروع هو الفن والعلوم
إدارة المشاريع الناجحة تأخذ الممارسة. يمكن أن تمنحك هذه الأفكار فهماً أساسياً لإدارة المشاريع ، لكن اعتبارها مجرد بداية. إذا كان عملك أو مسارك الوظيفي يشمل إدارة المشروع ، وإذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك ، تحدث إلى مديري المشاريع الناجحين والقراءة والممارسة. يمكن أن تكون إدارة المشروع مهنة مجزية للغاية.