المشاريع الرسمية تتبع عملية المرحلة الخامسة على النحو التالي
- البدء: تشكيل فريق المشروع ، استئجار المشروع والانطلاق.
- التخطيط: وضع اللمسات الأخيرة على نطاق المشروع ، وتحديد تفاصيل العمل التفصيلية ، وتقييم المخاطر ، وتحديد متطلبات الموارد ، ووضع اللمسات الأخيرة على الجدول الزمني والتحضير للعمل الفعلي.
- التنفيذ: تنفيذ العمل الفعلي المطلوب في تعريف المشروع ونطاقه.
- المراقبة والتحكم: الإدارة الفعلية وإعداد التقارير والتحكم في الموارد والميزانيات خلال مرحلة التنفيذ.
- إغلاق المشروع: تسليم المشروع ، وتقييم الدروس المستفادة ، وتأجيل فريق المشروع.
تدفق المشروع التقليدي
بغض النظر عن حجم المشروع ، فإن الحركة خلال المراحل هي نفسها. يبدأ المشروع أو يبدأ بميثاق يحدد مدير المشروع ويصف أهمية المشروع.
بمجرد بدء المشروع ، ينتقل إلى مرحلة التخطيط. هنا ، تحدد فرق العمل الأساسية والعمل المطلوب إنجازه لتحقيق نطاق المشروع ووضع تقديرات وتقييمات للوقت والتكاليف والموارد والمخاطر.
بعد مرحلة التخطيط ، يبدأ العمل ويحدث بترتيب محدد ضروري للانتقال من الأنشطة السابقة أو السابقة إلى الأنشطة اللاحقة.
تلعب اعتمادات المشروع دورا هاما في هذه المرحلة.
بينما يقوم التنفيذ بمتابعة مدير المشروع ويقوم أعضاء الفريق برصد المشروع الشامل والإبلاغ عنه والتحكم فيه ، مع التركيز على أنشطة المسار الحرج. يستمر هذا العمل حتى اكتمال مرحلة التنفيذ ويتم تسليم المشروع إلى العميل.
تشمل المرحلة النهائية ، وهي إغلاق المشروع ، اختتام التسليم وتقييم الدروس المستفادة وتأجيل فريق المشروع بحيث يمكن للأعضاء الانتقال إلى مبادرتهم التالية.
بالنسبة للمشروعات التنموية الرشيقة أو التكرارية ، يتم التخطيط والتنفيذ في طفرات قصيرة أو سباقات ، مع تكرار المراحل حتى يكتمل المشروع بما يرضي العميل.
شرح مفصل لكل مرحلة
الاستهلال: إن البدء في مشروع متين لن يؤدي فقط إلى نجاح مشروعك ، ولكنه سيضع أيضًا الأساس لجميع المراحل المستقبلية. أثناء البدء ، ستحصل على أعضاء فريق المشروع المعينين ، وإطلاعهم على الأهداف العامة للمشروع ومطالبة العميل أو صاحب المشروع بأكبر قدر ممكن من الأسئلة حتى تتمكن من تخطيط المشروع بكفاءة. كما أنه وقت رائع لبناء حماس الفريق حول المشروع وجمع أي تفاصيل في اللحظة الأخيرة قد تؤثر على تخطيط المشروع. تشمل الخطوات الإضافية ما يلي:
- تحليل اسهم الملاك
- تعيين الراعي التنفيذي
- تطوير وثيقة الميثاق والاتصالات
- اجتماع رسمي رسمي
التخطيط : بمجرد بدء المشروع وجمع كل المعلومات ذات الصلة ، ستبدأ عندئذٍ التخطيط لمشروعك. تعتمد مرحلة التخطيط على حجم مشروعك وكمية المعلومات التي يجب عليك تنظيمها ومدى قوة فريقك.
يجب أن تكون النتيجة النهائية للتخطيط خطة أو جدول مشروع واضح ، سيتبع الجميع من خلاله المهام الموكلة إليهم. يعد استخدام برنامج تخطيط مشروع مثل Microsoft Project أو Basecamp مفيدًا للغاية عند التخطيط لمشروع ما. إذا لم يكن لديك إمكانية الوصول إلى أحد هذه البرامج ، فقم بإجراء بحث عام عبر الإنترنت للحصول على برنامج تخطيط مشروع مجاني. على الرغم من أن استخدام برنامج تخطيط المشروع مفيد ، إلا أنه ليس ضروريًا دائمًا. استخدام Excel و Word لإنشاء خطتك وتوصيله إلى الفريق بنفس القدر من الفعالية. المهام المحددة في مرحلة التخطيط تشمل:
- وضع خطة اتصال لمختلف أصحاب المصلحة
- تطوير هيكل تفصيلي للعمل.
- تحديد المسار الحرج .
- تخطيط الموارد على خطة المشروع وتحسين عملية التسلسل للعمل استناداً إلى تبعيات المشروع وقيود الموارد.
- تطوير جدول مفصل.
- تقييم المخاطر ووضع خطة لتحديد المخاطر وتخفيفها.
التنفيذ: الآن بعد أن أصبحت لديك خطة مشروع متينة ، يمكن للفريق البدء في تنفيذ المشروع في مقابل المهام المسندة إليه. إنها المرحلة التي يبدأ فيها الجميع فعليًا في إنجاز العمل. ستحتاج إلى بدء مرحلة التنفيذ رسميًا من خلال الاجتماعات الشخصية لضمان حصول الجميع على ما يحتاجونه لبدء تنفيذ الجزء الخاص بهم من المشروع. إن بدء الفريق في المسار الصحيح يعد جزءًا لا يتجزأ من نجاح المشروع ، لذا قم بتوضيح الجدول الزمني وخطة الاتصالات بوضوح.
المراقبة والتحكم: عندما يكون المشروع في مرحلة التنفيذ ، ستبدأ في مراقبةه والتحكم فيه لضمان تحركه كما هو مخطط له. هناك مجموعة متنوعة من الطرق التي يمكنك من خلالها مراقبة المشروع والتحكم فيه. إن عمليات تسجيل الوصول غير الرسمية مع قادة الفرق وتنظيم الاجتماعات اليومية "الوقوف" أو الاجتماعات الرسمية الأسبوعية أكثر فعالية. المعلومات التي تخرج من هذه الاجتماعات أو قنوات الاتصال ستقوم بإبلاغ حلقة التغذية المرتدة وفي النهاية أي إعادة تخطيط وتعديلات ضرورية للمشروع. تشمل الأنشطة الهامة الإضافية في هذه المرحلة ما يلي:
الالتزام بخطة الاتصال المحددة مسبقًا لضمان وعي أصحاب المصلحة بحالة المشروع.
رصد فرق العمل وأنشطة العمل على الطريق الحرج.
تحديد الفرص لتحسين أداء الجدول الزمني من خلال تتبع سريع أو استكمال الأنشطة بالتوازي أو عند الضرورة ، مما يؤدي إلى انهيار الجدول الزمني من خلال إضافة الموارد.
رصد التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المخطط لها.
في بعض الحالات ، مراقبة وحساب والإبلاغ عن القيمة المكتسبة لخطة المشروع.
مراقبة وتخفيف المخاطر وتحسين خطة المخاطر حسب الحاجة.
إغلاق المشروع: بمجرد اكتمال جميع تفاصيل ومشروعات مشروعك واعتمادها من قبل العميل أو مالك المشروع ؛ يمكنك أخيرا إغلاق مشروعك. إن إغلاق المشروع لا يقل أهمية عن بدء المشروع وتخطيطه وتنفيذه. ستحتاج إلى توثيق جميع المعلومات من المشروع وتنظيمها بدقة حتى يمكنك الرجوع إليها إذا لزم الأمر. كما أنه الوقت المناسب لإجراء التشريح في المشروع حتى يتمكن جميع أعضاء الفريق من التفكير فيما حدث بشكل صحيح أو خطأ أثناء المشروع. كما يجب توثيقه بحيث يمكن مشاركة النتيجة مع أعضاء المشروع الآخرين وتقديمها في مجلد محفوظات المشروع. وأخيرًا ، من المهم تأجيل فريق المشروع رسميًا ، وتقديم التعليقات وتقييمات الأداء كما هو موضح في سياسة شركتك.
-
تم تحديثه بواسطة Art Petty