على الرغم من أن هذا التعريف قد يبدو معقدًا ، إلا أن مديري إدارة المشاريع هم في الحقيقة متأصلون في الحس السليم والعملية.
إذا كنت ترغب في توفير إدارة المشاريع لعملائك أو هدفك هو أن تصبح مدير مشروع ، فاعتبر أساسيات إدارة المشاريع خطوة بخطوة. قبل أن تبدأ ، حدد ما إذا كانت الخدمة التي أنت على وشك تقديمها (أو المهمة التي تقوم بها) هي مشروع بالفعل.
الإدارة العامة مقابل إدارة المشاريع
كيف تقرر ما إذا كان شيء ما أو ليس مشروعًا؟ لكسر ذلك ، افصل بين مجالي الإدارة المختلفة إلى الإدارة الوظيفية (أو العامة) وإدارة المشاريع.
الإدارة الوظيفية أو العامة هي التشغيل المستمر للمهمة. ومن الأمثلة على ذلك ما إذا كنت تمتلك شركة تكنولوجيا ولديك عميل تقدم له دعمًا احتياطيًا وتدير باستمرار حسابه السنوي عن طريق الاحتفاظ بنسخة احتياطية من خوادمه وتقديم تقرير نشاط أسبوعي له. إذا قمت بذلك لمدة خمس سنوات ولديك عقد قابل للتجديد مع العميل ، فإن عملك مستمر وبالتالي عام أو وظيفي.
إذا كان العميل يرغب في تطبيق نظام جديد لإدارة المحتوى ولديه سنة واحدة لتطوير النظام الجديد ويطلب منك قيادة تطويره ، فقد قام العميل الخاص بك بإشراكك في مشروع.
وبالمثل ، إذا كنت تعمل مع الموارد البشرية ووظيفتك هي إدارة ميزانية القسم والإشراف على الزملاء المبتدئين ، عندئذ يكون لديك وظيفة وظيفية لأنها مهمة مستمرة لا تحتوي على إنهاء محدد.
من ناحية أخرى ، إذا كان لديك نفس وظيفة الموارد البشرية وتطلب منك مديرة قسمك تنفيذ برنامج توظيف جديد (وتزويدك بالموعد النهائي والميزانية) ويجعلك مدير المشروع ، فهذا مشروع لأنه لديه تاريخ البدء والانتهاء والمهمة تحدث مرة واحدة فقط.
تصور مشروعك إلى ثلاثة أجزاء
الآن بعد أن فهمت جوهر ما يشكل مشروعًا ، يمكنك إلقاء نظرة فاحصة على إدارة المشروع. باستخدام برنامج التوظيف كمثال ، الآن بعد أن عرفت أن هناك حاجة لمشروع ، فإن الخطوة التالية هي تحديد النطاق والوقت والميزانية المطلوبة.
إدارة المشروع هي تخطيط وتنظيم ومراقبة نطاق وميزانية ووقت مشروع برنامج التوظيف. للمساعدة في تصور المشروع ، ارسم هرمًا بسيطًا. يمثل كل سطر من الهرم أحد الأجزاء الرئيسية الثلاثة للمشروع (أي النطاق والوقت والميزانية). المساحة الفارغة في وسط الهرم هي جودة المنتج الذي يتم تسليمه. الهرم هو أداة مهمة يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء تخطيطك لمشروعك نظرًا لتزايد أو انكماش أجزاءك الرئيسية الثلاثة ، تتأثر جودة المنتج.
نطاق المشروع
غالبًا ما يكون تحديد النطاق الجزء الأصعب والمعقد من إدارة المشروع.
تفاصيل المشروع غير معروفة بشكل عام في البداية ، لذلك فإن تقدير ما هي الأنشطة والمهام اللازمة لتنفيذ المشروع يجب أن يكون مدروسًا. يتألف النطاق من جميع الأنشطة والمهام المختلفة التي سيتم تنفيذها من أجل إنتاج المنتج النهائي الذي ستقدمه. سيساعدك تحديد نطاق المشروع على تحديد الوقت والميزانية اللذين ستحتاجهما لإنهاء المشروع. طريقة جيدة للبدء هي ببساطة كتابة ما تعتقد أنه ضروري لإكمال المهمة. المقبل ، والتشاور مع الآخرين للحصول على رؤية شاملة لجميع الأنشطة المعنية.
وقت المشروع
بمجرد إنشاء نطاق أولي ، يمكنك البدء في تخصيص وقت لكل نشاط ومهمة ، بالإضافة إلى ذلك ، للنظر إلى الصورة الأكبر للمشروع. اسأل نفسك عن الأنشطة التي ستحدث في نفس الوقت والتي ستحدث بالتسلسل.
أيضًا ، انتبه جيدًا إلى عدد الأشخاص الذين سيراجعون أنشطة المشروع لأن ذلك سيؤثر على الوقت الذي سيستغرقه إكمال الخطوة. من المفاجئ طول المدة التي يمكن أن تستغرقها مهمة بسيطة عندما يحتاج ثلاثة أشخاص إلى مراجعتها. بعد حساب الوقت الذي سيستغرقه إكمال الأنشطة والمهام التراكمية ، ستكون مستعدًا لإنشاء جدول زمني للمشروع يتبعه فريق المشروع.
ميزانية المشروع
في هذه المرحلة ، حددت ما (النطاق) وطول (وقت) المشروع ، والآن حان الوقت لتحديد الميزانية. مثل الكثير من الوقت لحساب المشروع ، سيكون عليك في كثير من الأحيان استشارة الآخرين ، بما في ذلك قادة القسم لتحديد ميزانية دقيقة. تتكون الموازنة من اعتبارات متعددة ، بما في ذلك استخدام الأشخاص والمواد المشاركة في الأنشطة المضطلع بها وطول المدة التي ستحتاج إليها (أي الأشخاص) والمواد المستخدمة.
التواصل هو مفتاح
في كثير من الأحيان يرغب العميل (أو المدير) في إكمال المشروع ضمن وقت وميزانية محددين مسبقًا دون النظر في نطاق المشروع. تكمن المشكلة في ذلك في أنه دائمًا ما يكون نطاق المشروع غير ممكن بشكل معقول نظرًا لضيق الوقت والميزانية. ونتيجة لذلك ، يتفاوض جزء من إدارة المشروع على شروط نطاق المشروع مع عميل أو رئيس. خلال عملية التفاوض ، بالإضافة إلى طول المشروع بالكامل ، يعد الاتصال الواضح الجيد أهم المهارات التي تحتاج إليها. كلما تحدثت التحديات بشكل أكثر وضوحًا ، كلما كان العميل أو رئيسه أكثر سعادة.