عينة خطة مشروع اجتماع الشركة لتبدأ
التخطيط المسبق للمشروع
خطوتك الأولى هي تخطيط الخطة.
تبدأ من خلال مناقشة الحدث مع أصحاب المصلحة. إذا تم ذلك في العام الماضي ، ما الذي تم صوابه؟ ماذا حصل؟ من الذي أدار المشروع وهل يمكنه مساعدتك على تجنب المزالق هذا العام؟ منذ أن عيّن لك المدير التنفيذي المشروع ، ما الذي يريده / ها من الحدث؟ متى سيكون الحدث؟ أين؟ ما هي الميزانية؟
قم بتجميع أكبر قدر ممكن من المعلومات. سيكون هذا هو الهيكل العظمي الذي تبني عليه خطة المشروع.
بناء الفريق
ما هي الموارد الأخرى التي تحتاجها لإنجاح هذا المشروع؟ هل هناك أشخاص في أقسام أخرى يمكنهم مساعدتك في إنجاح هذا الحدث؟ ماذا تحتاج أن تفعل للحصول على مساعدة؟ هل يمكن أن تطلب فقط أو هل تحتاج إلى الحصول على موافقة رسمية من رئيسهم؟ كم الوقت الذي تحتاجه منهم؟ ما هي المهارات المحددة التي تحتاجها لتقديمها؟ هل يمكن لأي شخص آخر توفير هذه المهارة إذا كان الشخص الذي تريده غير متاح؟
بما أن هذا الاجتماع هو اجتماع على مستوى الشركة ، كيف يمكن أن يساعد HR؟
هل تحتاج إلى مساعدة من إدارة المرافق؟ ماذا عن قسم التسويق؟ هل تحتاج إلى مساعدة في هذا المجال؟
خطة جدول الأعمال
بمجرد معرفة مدة استمرار الاجتماع ، تبدأ في ملء كتل الوقت. هل تحتاج إلى متحدث افتتاحية؟ الذي سوف يكون؟ أنت ذاهب للحفاظ على الحضور معا أو سوف يمكنك تقسيمها إلى مجموعات أصغر لجزء من البرنامج؟
كم عدد المتكلمين الآخرين الذين ستحتاجهم؟ من سيشغل الجلسات الأصغر إذا خرجت؟
هل سيستغرق الحدث أكثر من يوم واحد؟ كيف ستغلق اليوم الأول؟ كيف ستتم إعادة فتحه في اليوم الثاني؟
كيف ستختتم في النهاية؟ هل تحتاج إلى خطاب الختامية؟ كيف ستتعامل مع الأمور اللوجستية للأشخاص الذين يقومون بالتدقيق في الفندق إذا قمت بحجز أحدهم؟
العثور على الفضاء
معرفة كم من الناس قادمون. ثم حدد حجم المساحة التي تحتاجها. أين سيعقد الحدث؟ هل هناك غرفة في مكتب الشركة أو هل تحتاج إلى مساحة أكبر؟ هل يرغب المدير التنفيذي في عقد الاجتماع خارج الموقع حتى يمكن للناس التركيز ، أم أنه يريد أن يتم عقده في المكتب لتقليل التكلفة؟
ما هي الخصائص الموجودة في منطقتك والتي يمكنها توفير المساحة التي تحتاجها؟ هل يعتبر الفندق بالقرب من المطار خيارًا جيدًا لتقليل وقت السفر للأشخاص الذين يصلون من خارج المدينة أو إذا وجدت شيئًا خارج المدينة سيكون أكثر هدوءًا؟
ما الذي تفرضه الملاعب المختلفة على منشآتها؟ ما الذي يتضمنونه وما الذي ستحتاجون إلى شرائه وإحضاره؟ هل ستعين شخصًا لك للعمل معه؟ ما هي سياستهم فيما يتعلق بالمواد والأشخاص من الخارج؟
إقتلعه
بعد أن جمعت الإجابات على معظم هذه الأسئلة على الأقل ، يمكنك البدء في وضع خطة المشروع.
تذكر أن ما نعرضه هنا هو قائمة مهام المشروع ، وهيكل انهيار العمل (WBS) فقط. لا تتضمن أي من التبعيات بين المهام أو الجداول الزمنية. ستضاف تلك في وقت لاحق.
عينة خطة مشروع اجتماع الشركة
في كيفية التخطيط لمشروع باستخدام الأدوات الأساسية لإدارة المشاريع ، ناقشنا التفكير في تخطيط المشروع واستخدام مهارات إدارة المشاريع أثناء عملية التخطيط. في ما يلي كيفية قيام هيكل انهيار عمل خطة المشروع (WBS) بالبحث عن مشروع للتخطيط لاجتماع الشركة:
1. قبل الخطة المشروع
- تحديد الميزانية
- ناقش مع المدير التنفيذي لوضع أهداف المشروع
- اتصل مدير المشروع السابق (م) للحصول على نصائح
- تحديد قائمة أصحاب المصلحة
- اتصل بأصحاب المصلحة للحصول على مدخلات.
- تحديد موعد مفضل لهذا الحدث
- حدد عدد السماعات / المقدمين المطلوبين
- تحديد عدد موظفي الدعم اللازمين
- حدد عدد الموظفين الذين سيحضرون
- قائمة المواقع المحتملة لهذا الحدث
2. بناء فريق المشروع
- احصل على مندوب من التسويق
- احصل على مندوب من الموارد البشرية
- تحقق مما إذا كانت عملية الشراء ستعين شخصًا ما للمساعدة
- اطلب من سوزان التعامل مع جميع تفاصيل المتحدثين
- احصل على مندوب من المرافق
- تحديد موعد اجتماع فريق المشروع
3. تطوير جدول الأعمال
3a خطة يوم واحد
- ضبط وقت البدء
- ضبط الوقت وترتيب المكان والموظفين للتسجيل
- ضبط طول الجلسة الصباحية
- تعيين طول الخطابات
- حساب عدد السماعات اللازمة للجلسة الصباحية
- تجنيد مكبرات الصوت
- خطط استراحة منتصف الصباح (الوقت والطول)
- ترتيب تحديث قاعة المؤتمرات أثناء الاستراحة (الماء ، سلة المهملات ، إلخ.)
- خطة استراحة الغداء (الوقت ، الطول ، الموقع ، القائمة ، من يدفع)
- خطة جلسة بعد الظهر (الطول ، عدد المتحدثين)
- توظيف المتحدثين بعد الظهر
- إغلاق خطة يوم واحد (الوقت ، من ، طول)
3 ب خطة اليوم الثاني
- ضبط وقت البدء
- ضبط طول الجلسة الصباحية
- حساب عدد السماعات اللازمة للجلسة الصباحية
- تجنيد مكبرات الصوت
- خطط استراحة منتصف الصباح (الوقت والطول)
- ترتيب تحديث قاعة المؤتمرات أثناء الاستراحة (الماء ، سلة المهملات ، إلخ.)
- خطة استراحة الغداء (الوقت ، الطول ، الموقع ، القائمة ، من يدفع)
- خطة جلسة بعد الظهر (الطول ، عدد المتحدثين)
- توظيف المتحدثين بعد الظهر
- الخطاب الختامي للخطة (الوقت ، من ، الطول)
- ترتيب توقيت المغادرة مع الفندق
4. خطة الفضاء
- تحديد عدد الحضور
- خطة ترتيب الجلوس (الصفوف مقابل الجداول)
- حساب المساحة اللازمة
- استقصاء الأماكن المتاحة بهذا القدر من المساحة (التكاليف والموقع والخدمات المشمولة)
- عد عدد من المتحدثين كل يوم وإجمالي
- تحديد عدد ونوع موظفي الدعم اللازمين
- معرفة عدد الحضور / المتحدثين / الموظفين سوف تحتاج إلى غرف
- التفاوض على التكاليف والتواريخ مع المواقع المتاحة
- توقيع العقد مع الموقع المحدد
5. نشر الحدث
- قم بإنهاء كافة التفاصيل مع موقع الحدث
- تأكد من إخطار الحضور
- إخطار جميع المتحدثين بالموضوع ووقت العرض / اليوم
- إخطار جميع موظفي الدعم من الواجبات والتحولات
- احصل على الرد على الحضور من الحضور
- إخطار الحضور البديلة حسب الحاجة
6. متابعة
- الحصول على مسودات الخطب من جميع المتحدثين
- مراجعة الخطب النهائية
- احصل على علامات الأسماء لجميع الحاضرين والمتحدثين والموظفين
- شراء أي مواد وهدايا للحاضرين
- أعد التأكيد على موقع الحدث
7. استعراض ومعدل
- إرسال استبيان الرضا لجميع الحاضرين
- إرسال استبيان مراجعة لجميع المتحدثين
- أرسل شكراً لجميع المتحدثين والموظفين
- عقد اجتماع مغلق مع فريق المشروع
مزيد من التخطيط
يوضح هيكل انهيار عمل خطة المشروع (WBS) أعلاه عينة للتخطيط لاجتماع الشركة. انها مجرد مخطط. وسيظل فريق المشروع بحاجة إلى العمل على هذه البنود والتوسع في العديد منها. بالإضافة إلى ذلك ، سيحتاجون إلى العمل على الوقت اللازم لكل مهمة ، والأهمية النسبية للمهام والعلاقات البينية / التبعيات بين المهام.