هناك عدد من الأسئلة التي تدور في ذهنك:
- كيف أبدأ؟
- ما هي الخطوات اللازمة لنقل المشروع من البداية إلى الإغلاق؟
- كيف يمكنني بناء فريق مشروع عالي الأداء؟
- من أطلب المساعدة في هذه العملية؟ هل يوجد راعي تنفيذي؟
تركز هذه المشاركة على مساعدة أي شخص جديد في قيادة مشروع أو لجنة أو مبادرة فريق لنشاط فريد للمنظمة. سواء كنت تقوم بتنظيم حفل عطلة أو قيادة مبادرات تطوير منتجات جديدة ، فإن أدوات وعمليات إدارة المشاريع موجودة لجعل إحتمالية نجاحك أعلى بكثير.
أولاً ، فهم المراحل الخمس لعملية المشروع:
بينما أشجعك على قراءة المزيد حول كل مرحلة من المراحل الخمس بالتفصيل ، فاعلم أنها:
- البدء: إطلاق المشروع.
- التخطيط: تخطيط كل أعمال المشروع.
- التنفيذ: في الواقع أداء العمل.
- إدارة والتحكم: كل العمل الذي تقوم به خلال المشروع لرصد التقدم.
- الإغلاق: استكمال وتسليم المشروع وتأجيل الفريق.
هذه الخطوات متطابقة لكل مشروع.
13 الخطوات الأساسية للمشروع المبتدئ:
- تعريف النطاق: الخطوة الأولى والأكثر أهمية في أي مشروع هي تحديد نطاق المشروع . ما هو من المفترض أن تنجزه أو تخلقه؟ ما هو هدف المشروع؟ بنفس القدر من الأهمية هو تحديد ما لم يتم تضمينه في نطاق مشروعك. إذا لم تحصل على تعريف كافٍ من رئيسك في العمل ، فوضّح النطاق بنفسك وأرسله إلى الطابق العلوي للتأكيد. على الرغم من أن هذا المثال بعيد قليلاً عن موضوع العمل ، إلا أنه يمكننا جميعًا التواصل مع حفل زفاف. عند التخطيط لحفل زفاف ، قد يكون لديك نطاقك: تحضير حفل زفاف لـ 100 ضيف ، كامل مع العشاء ، بار مفتوح ، كعكة الزفاف وفرقة حية للرقص في موعد محدد بتكلفة لا تتجاوز 20،000 دولار.
- تحديد الموارد المتاحة: ما هو الناس ، والمعدات ، والأموال التي ستكونون متاحين لك لتحقيق أهداف المشروع؟ بصفتك مدير مشروع ، لن يكون لديك عادةً سيطرة مباشرة على هذه الموارد ، ولكن سيتعين عليك إدارتها من خلال إدارة المصفوفة .
- فهم الجدول الزمني: متى يجب إتمام المشروع؟ عند تطوير خطة مشروعك ، قد تكون لديك بعض المرونة في كيفية استخدامك للوقت أثناء المشروع ، لكن المواعيد النهائية عادة ما تكون ثابتة ، كما هو الحال في حفل الزفاف. إذا قررت استخدام ساعات العمل الإضافي للوفاء بالجدول الزمني ، فيجب موازنة ذلك مع حدود ميزانيتك.
- قم بتجميع فريق مشروعك: اجمع الأشخاص المشاركين في فريقك وبدء حوار. هم الخبراء التقنيين. هذا هو السبب في أن المشرفة الوظيفية قامت بتعيينهم للمشروع. مهمتك هي إدارة الفريق.
- تفاصيل العمل ، الجزء الأول: ما هي القطع أو المكونات الرئيسية التي يجب إنشاؤها لإنجاز المشروع؟ على سبيل المثال ، يتطلب حفل زفاف على مستوى عال: قاعة الاستقبال ، والطعام ، والشراب ، والكعك ، والضيوف ، والترفيه. بالطبع ، يمكن تقسيم كل من هذه العناصر الكبيرة إلى العديد من العناصر الإضافية. هذه هي الخطوة التالية.
- تفاصيل العمل ، الجزء 2: في مثالنا على حفل زفافنا أعلاه ، من المحتمل أن يكون لديك فريق أو شخص مسؤول عن مكونات مختلفة. العمل مع أعضاء فريقك لتوضيح التفاصيل اللازمة لتحقيق كل عنصر رئيسي. يجب أن يفهم الشخص المسؤول عن الطعام الخيارات ، وقيود التكلفة ، وأن يقوم باختيارات تدعم تحقيق النطاق . أدرج الخطوات الصغيرة في كل خطوة من الخطوات الأكبر. يعتمد عدد المستويات العميقة التي تذهب إليها في خطوات أكثر تفصيلاً على حجم مشروعك وتعقيده.
- قم بتطوير خطة أولية: قم بتجميع كل خطواتك في خطة. من الطرق الجيدة للقيام بذلك استخدام جدول الأسبقية لتحديد العناصر التي يجب أن تسبق العناصر الأخرى. تتطلب ممارسات إدارة المشاريع الرسمية تطوير ما يسمى مخطط الشبكة وتحديد المسار الحرج . في حين أن هذا قد يكون أبعد من احتياجاتك أو مستوى المعرفة ، فإن القضية الأساسية هي ترتيب الأنشطة بالترتيب الصحيح ومن ثم تخصيص الموارد للأنشطة. تتضمن الأسئلة التي يجب طرحها ما يلي: ماذا يحدث أولاً؟ ما هي الخطوة التالية؟ ما الخطوات التي يمكن أن تستمر في نفس الوقت باستخدام موارد مختلفة؟ من سيفعل كل خطوة؟ كم من الوقت سوف يستغرق؟ هناك العديد من حزم البرامج الممتازة المتاحة التي يمكنها أتمتة الكثير من هذه التفاصيل لك. اسأل الآخرين في مواقع مماثلة ما يستخدمونه.
- إنشاء خطة خط الأساس الخاصة بك: احصل على تعليقات حول خطتك الأولية من فريقك ومن أي أصحاب مصلحة آخرين. ضبط الجداول الزمنية وجداول العمل لتناسب المشروع في الوقت المتاح. إجراء أي تعديلات ضرورية على الخطة الأولية لإنتاج خطة أساسية.
- طلب تعديلات المشروع: لا يكاد يكون هناك ما يكفي من الوقت أو المال أو المواهب المخصصة لمشروع ما. مهمتك هي أن تفعل المزيد مع الموارد المحدودة مما يتوقعه الناس. ومع ذلك ، هناك في كثير من الأحيان حدود وضعت على مشروع غير واقعي ببساطة. تحتاج إلى تقديم قضيتك وتقديمها إلى رئيسك في العمل وتطلب تغيير هذه الحدود غير الواقعية. اطلب التغييرات في بداية المشروع. لا تنتظر حتى تواجه مشكلة في طلب التغييرات التي تحتاجها. ومع ذلك ، إذا كان مشروعك يتضمن حفل زفاف ، فلا تتوقع أن تكون ناجحًا في طلب العديد من التغييرات المهمة!
- العمل خطتك ، ولكن لا تموت من أجلها: جعل الخطة مهمة ، ولكن يمكن تغيير الخطة. لديك خطة للقيادة للعمل كل صباح. إذا تم حظر أحد التقاطعات عن طريق حادث ، فستغير خطتك وتذهب بطريقة مختلفة. افعل نفس الشيء مع خطط مشروعك. يمكنك تغييرها حسب الحاجة ، ولكن احرص دائمًا على مراعاة النطاق والموارد.
- راقب تقدم فريقك: لن تحرز تقدمًا كبيرًا في بداية المشروع ، لكن ابدأ بعد ذلك بمراقبة ما يفعله الجميع على أي حال. هذا سيجعل من السهل القبض على القضايا قبل أن تصبح مشاكل.
- وثيقة كل شيء: حافظ على السجلات. في كل مرة تقوم فيها بتغيير خطة خط الأساس ، اكتب ما كان التغيير ولماذا كان ضروريًا. في كل مرة يتم فيها إضافة شرط جديد للمشروع يتم تدوينه حيث تم الحصول على المتطلبات وكيفية تعديل الجدول الزمني أو الميزانية بسببه. لا يمكنك تذكر كل شيء ، لذا اكتبها حتى تتمكن من البحث عنها في مراجعة نهاية المشروع والتعلم منها.
- إبقاء الجميع على علم: إبقاء جميع أصحاب المصلحة في المشروع على علم بالتقدم طوال الوقت. دعهم يعرفون نجاحك أثناء إكمال كل معلم ، ولكن أبلغهم أيضًا بالمشكلات فور ظهورها. أيضا ، ابق فريقك على اطلاع. إذا تم النظر في التغييرات ، أخبر الفريق عنهم بأقصى قدر ممكن. تأكد من أن كل شخص في الفريق على علم بما يفعله الآخرون.
الخط السفلي
لا يتعين عليك أن تكون مدير مشروع رسمي لقيادة مبادرة المشروع. ومع ذلك ، يجب عليك تطبيق أدوات ومنطق إدارة المشروع على أعمال توضيح أهدافك ، وتفصيل العمل ، وبناء فريق ، وتنفيذ ومراقبة العمل. أفضل ما في النجاح!