أضف في الواقع أن المشاريع هي كيف نبتكر ؛ كيف ننفّذ على الإستراتيجية وكيف نبني البنية التحتية لمنظمتنا وقدراتها ، من الواضح أن القادة الكبار يجب أن يفعلوا كل ما بوسعهم لدعم مديري مشاريع الشركة.
إن أحد أهم العوامل التي تعزز نجاح المشروع هو وجود راعٍ تنفيذي فعال ومشارك. لطالما ارتبط هذا الموقف بنجاح المشروع في دراسات الصناعة ، ومع ذلك ، فإن مراجعة الأدبيات التي تصف الممارسات الفعلية حول الرعاية تشير إلى أنه لا يزال أمامنا طريق طويل لإضفاء الطابع المؤسسي على حضور وممارسات دور الراعي في منظماتنا. قليل من السياق مناسب. أولاً ، دعونا نراجع المسؤوليات الأساسية للجهة الراعية.
المسؤوليات الأساسية للجهة الراعية للمشروع
- تحمل المسؤولية عن نتيجة المشروع. (غالباً ما يتم وصف هذه النقطة على أنها مسؤولية مشتركة مع مدير المشروع.)
- ميثاق المشروع ومنح السلطة على مدير المشروع وأعضاء الفريق الأساسي.
- دعم فريق المشروع للحصول على الموارد والرؤية.
- ضمان وجود ودعم قيم فريق فعالة ، بما في ذلك المساءلة والشفافية.
- دعم الفريق في مواجهة صعوبات غير عادية.
- مدرب مدير المشروع.
- الدفاع عن فريق المشروع ضد التدخل التنظيمي.
ماذا يحدث عندما يكون الراعي التنفيذي خارج الصورة
في غياب راعي تنفيذي داعم ، تقع جميع المسؤوليات المذكورة أعلاه على عاتق مدير المشروع المثقل بالفعل ، والذي يفتقر عادة إلى عرض النطاق الترددي والثقل السياسي لتحقيق هذه المهام.
يؤدي عدم وجود راعي فعال إلى زيادة مخاطر مشاكل المشروع ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: الفشل ، والأداء دون المستوى الأمثل مقابل الوقت ، والتكلفة وجودة الأهداف وزيادة اضطراب الفريق.
ببساطة ، إن وجود راعي تنفيذي فعال هو صانع إختلاف إيجابي للعمل المتعقّب في جلب أهم مبادراتنا المؤقتة والفريدة إلى خاتمة ناجحة. بالنظر إلى الأهمية الواضحة للدور ، قد يكون من المعقول الافتراض أن معظم المنظمات تأخذ عملها مع الجهات الراعية التنفيذية على محمل الجد. للأسف ، يقضي القليل من الوقت الذي يقضيه في العالم الحقيقي غير ذلك.
لمحة عن كيفية تعامل مؤسساتنا مع دور الجهة الراعية التنفيذية
بصفتي مدرسًا لإدارة الخريجين في إدارة المشاريع ، لديّ حظ جيد للتعرّف بانتظام على ممارسات إدارة المشاريع لأرباب عمل الطلاب في منطقة حضرية كبرى. من شركات Fortune 100 إلى الشركات الناشئة الصغيرة و غير الهادفة للربح ، فإن المنظمات الممثلة هي جزء من اقتصادنا.
في حين أنه من المنطقي أن نتوقع في هذا العصر أن تكون ممارسات إدارة المشاريع راسخة بشكل جيد بحيث أن معظم الشركات ستعرض ممارسات ناضجة حول دور الراعي التنفيذي ، في الواقع ، فإن الوضع هو عكس ذلك تمامًا.
بعض النتائج غير العلمية من استطلاع رأيي السنوي غير الرسمي لطلاب ماجستير إدارة الأعمال حول دور الراعي التنفيذي في شركاتهم:
- في المتوسط ، أكثر من خمسين في المئة من الطلاب يصفون شركتهم بعدم وجود ممارسات رسمية حول رعاية التنفيذي.
- قليل من الشركات لديها أي تدريب رسمي أو وصف موحد لدور ومسؤوليات الكفيل.
- لم أحصل بعد على تقرير طالب واحد بأن شركته توفر التدريب لرعاتها التنفيذية.
- هناك اتفاق ثابت قليل على مساءلة الراعي لنجاح المشروع.
- عندما يقوم الطلاب بمقابلة مديري المشاريع في شركاتهم حول رضاهم عن أداء ودعم رعاتهم ، فإن غالبية من شملهم الاستطلاع أعربوا عن إحباطهم.
ويعزز استعراض المسوحات الأكثر رسمية من اتحادات الصناعة والشركات الاستشارية الخاصة الصلاحية العامة للمدخلات المقدمة من طلابي.
وعلى الرغم من أن الوضع الحالي لممارسة الرعاية التنفيذية قد يترك مجالاً للتحسين ، فإن مديري المشاريع ليس لديهم خيار سوى الاستمرار في المضي قدماً في مبادراتهم. ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات التي يمكن أن يتخذها مديرو المشاريع لتوظيف الدعم التنفيذي الذي تمس الحاجة إليه.
كيفية الحصول على الدعم التنفيذي لمشروعك
- تجنيد الراعي. إذا كان لمشروعك انعكاسات إستراتيجية لشركتك ، إما مباشرة للعملاء أو بشكل غير مباشر عن طريق تمكين أنشطة داخلية أكثر كفاءة وفعالية لدعم العملاء ، يجب أن تقوم بتوظيف كفيل. العمل مباشرة مع التقرير الخاص بك إلى مدير أو رئيس مكتب إدارة المشاريع الخاص بك لتعزيز أهمية المشروع وطلب المساعدة. شدد على دور ومسؤوليات الكفيل على النحو المحدد أعلاه ، ويشير إلى بحوث الصناعة التي تربط نجاح المشروع والرعاية الفعالة.
- تدريب الراعي الخاص بك. التأكيد على الدور كاستراتيجية ، لا تكتيكية أو كرئيسة للصور. يأتي معظم المدراء التنفيذيين إلى دور أحد الكفيل دون تدريب رسمي أو حتى سياق لمسؤولياتهم. بينما أنت في دور مربك إلى حد ما لتدريب مسؤول تنفيذي ، فإن معظم هؤلاء الأفراد سيقدرون سياقك وتوجيهك. يجب أن تكون المسائل المتعلقة بالمساءلة ، وتعزيز القيم ، وحماية الفريق هي محور اهتمامك الأساسي عند صعودك إلى كفيلك التنفيذي.
- الانخراط بنشاط وإشراك الراعي الخاص بك. أفضل العلاقات بين مدير المشروع / الراعي التنفيذي هي تفاعلية للغاية. من المهم أن يقوم الطرفان بوضع بروتوكول اتصال واضح للتحديث بشأن أنشطة المشروع بالإضافة إلى الإبلاغ عن حالات الطوارئ والاستجابة لها. يجب أن يشجع مدير المشروع الراعي التنفيذي على حضور اجتماعات الفريق أو الفريق من وقت لآخر لإظهار اهتمام حقيقي ، وأن يعمل كمشجع نشط للمؤسسة من أجل نجاحات الفريق.
- اطلب دعم التدريب من كفيلك. من المفيد دائمًا أن يكون لديك شخص يتمتع بخبرة أكثر مما تلاحظه ويقدم لك ملاحظات وتعليقات إيجابية وبناءة حول أدائك. دع الكفيل يعلم أنك ترحب بهذه المدخلات في محرك الأقراص الخاص بك للتحسين ، وعندما يتم استلامها ، قم بقبولها بأمان.
- الاستفادة من رعاية بعناية للقضايا الكبيرة . احرص على عدم النظر إلى راعيك أو معاملتهم أكثر من اللازم بشأن القضايا التكتيكية. أعلى وأفضل استخدام للراعي هو المساعدة في تأمين الموارد ؛ العمل كمتحدث باسم فريق المشروع لمجموعة الإدارة الأوسع ومساعدتك على تعزيز قيم الفريق الأساسية. هناك إجراء موازنة يجب على مدير المشروع احترامه عند التفكير في سحب الكفيل إلى أنشطة الفريق
الخط السفلي
دور الراعي التنفيذي هو أحد الأجزاء المهمة من اللغز لتحقيق النجاح لمبادرات المشاريع. يدرك مدراء المشاريع الناجحين مدى أهمية هذا الدور ويعملون للحصول على دعم تنفيذي على المستوى الصحيح والشدة. إذا كان دور الراعي غائبًا أو غامضًا ، خذ على عاتقه توظيف وتدريب الرعاة التنفيذيين لدعمك أنت وفريقك وشركتك على النجاح.