المستوى 1 مهارات الإدارة

المهارات الإدارية للمبتدئين

يوضح المستوى 1 من هرم المهارات الإدارية المهارات الأساسية التي يجب على أي مدير بداية إتقانها. إنه أساس هرم المهارات الإدارية ، والذي يوضح المهارات التي يجب على المدير أن يتقنها لكي يكون ناجحًا ويظهر كيف أن هذه المهارات الإدارية تبني على بعضها البعض نحو النجاح.

مهارات الإدارة الأساسية

هناك أربع مهارات إدارية أساسية يجب على أي شخص إتقانها لتحقيق أي نجاح في وظيفة إدارية .

هذه المهارات الأساسية الأربع هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والتحكم ، وتتم مناقشتها بشكل منفصل بالتفصيل أدناه.

خطة

التخطيط هو الخطوة الأولى والأكثر أهمية في أي مهمة إدارية. كما أنها أكثر الخطوات التي يتم تجاهلها أو تخطيها عن قصد. بينما يختلف مقدار التخطيط والتفاصيل المطلوبة من مهمة إلى مهمة ، فإن تخطي هذه المهمة هو دعوة كارثة مؤكدة باستثناء الحظ الأعمى. هذا ما يعطينا مقولة 6p للتخطيط (أو 7 P اعتمادا على كيفية حسابك).

على الرغم من أن معظم الناس يربطون مصطلح التخطيط بالتخطيط العام للأعمال ، إلا أن هناك مستويات مختلفة للتخطيط:

وهناك أنواع مختلفة من التخطيط:

تنظم

يجب أن يكون المدير قادراً على تنظيم فرق ومهام ومشاريع من أجل إنجاز عمل الفريق بأكثر الطرق كفاءة وفعالية.

كمدير بداية ، قد تقوم بتنظيم فريق عمل صغير أو فريق مشروع. هذه المهارات نفسها ستكون مطلوبة في وقت لاحق في حياتك المهنية عندما يكون لديك لتنظيم قسم أو قسم جديد للشركة.

من الواضح أن هناك الكثير من التداخل بين التخطيط للعمل وتنظيمه. وحيث يركز التخطيط على ما يجب القيام به ، تكون المنظمة أكثر عملية وأكثر تركيزًا على كيفية إنجاز العمل بشكل أفضل.

عند تنظيم العمل ، تحتاج إلى:

سواء كنت قد تم تعيين فريق صغير أو مشروع لإدارته ، يجب أيضًا أن يكون المديرون المبتدئون قادرين على تنظيم المكاتب وأنظمة البيانات.

قد لا تتمكن من تحريك الأشخاص من حولك من أجل تجميع فريقك ، لكن يجب أن تفكر في ذلك. من ناحية أخرى ، قد تحتاج إلى نقل العديد من الأشخاص إلى مساحة صغيرة وسيتعين عليك تنظيم الأمور حتى يتمكن الفريق من العمل بفعالية في تلك المساحة. في وقت لاحق من حياتك المهنية ، قد تحتاج إلى تنظيم مكتب لاستيعاب فرق من عدة أقسام مختلفة واحتياجاتهم الخاصة.

ستحتاج أيضًا إلى أن تكون قادرًا على تنظيم جميع الأنظمة التي ستتعامل مع البيانات التي يحتاجها فريقك لجمعها أو توزيعها. في هذه الأيام ، ربما تكون هذه أنظمة كمبيوتر. يجب أن تقرر ما إذا كنت تريد ، على سبيل المثال ، إعداد صفحات ويب مشتركة على الإنترانت الخاصة بالشركة أو مجرد مجلد مشترك على خادم الملفات. كيف ستقوم بتنظيم الأنظمة بحيث يتمكن كل من يحتاج إلى المعلومات من الوصول إليها (وأنه غير متوفر لأولئك الذين لا ينبغي لهم رؤيتها ، مثل منافسيك)؟

إذا كان فريقك يحتاج إلى شيء ما أو ينتج عنه شيء آخر غير المعلومات ، فيجب أن تنظم بحيث يحصل فريقك على ما يحتاجه ، وعندما يحتاج إليه ، ويمكنه الخروج إلى الآخرين ما ينتج فريقك في الوقت المناسب.

لا تنسى تنظيم نفسك. سوف نذهب إلى هذا المستوى الأعلى في المستوى 3 من هرم المهارات الإدارية ، ولكن حتى كمدير بداية ، يجب أن تكون قادرًا على تنظيم نفسك ووقتك ومساحتك بحيث يمكنك أن تكون أكثر فعالية.

وأخيرا ، تذكر أنه نادرا ما يكفي لتنظيم الأشياء مرة واحدة. مع التغييرات المستمرة في الموارد والأهداف والعوامل الخارجية ، ستحتاج عادة إلى إعادة التنظيم للتكيف من أجلها.

مباشرة

الإخراج هو خطوة العمل. لقد خططت ونظمت العمل. الآن عليك توجيه فريقك لإنجاز العمل. ابدأ بالتأكد من أن الهدف واضح للجميع في الفريق.

هل يعرف الجميع ما هو الهدف؟ هل يعلم الجميع ما هو دورهم في الوصول بالفريق إلى الهدف؟ هل لديهم كل ما يحتاجونه (الموارد ، السلطة ، الوقت ، وما إلى ذلك) للقيام بدورهم؟

اسحب ، لا تدفع

سوف تكون أكثر فعالية في توجيه الفريق نحو هدفك إذا سحبت (قادتهم) بدلاً من الضغط (اجلس واعط الأوامر ). أنت تريد تحفيز الأشخاص على فريقك ومساعدتهم وإلهامهم نحو أهداف الفريق.

مراقبة

يحاول بعض الكتاب "تطويع" هذه المهارة من خلال تسمية "تنسيق" أو مصطلحات مشابهة. أفضّل المصطلح الأقوى والسيطرة لأنه من الضروري أن يكون المدير قادراً على التحكم في أنشطة الفريق.

في الخطوات المذكورة أعلاه ، تكون قد خططت للعمل ، ونظمت الموارد لتحقيق ذلك بأكبر قدر من الكفاءة ، وقامت بتوجيه الفريق لبدء العمل. في خطوة التحكم ، تراقب العمل الجاري تنفيذه. أنت تقارن بالتقدم الفعلي للخطة. أنت تتحقق من أن المنظمة تعمل كما صممتها.

إذا كان كل شيء يسير على ما يرام ، فإنك لا تحتاج إلى القيام بأي شيء سوى المراقبة. ومع ذلك ، هذا نادرا ما يحدث. شخص ما يمرض ، يستغرق فرز قاعدة البيانات وقتا أطول من كل ما هو متوقع ، منافس رئيسي يسقط أسعارها ، ويدمر الحريق المبنى المجاور ، ويجب عليك الإخلاء لعدة أيام ، أو بعض العوامل الأخرى تؤثر على خطتك. تملي خطوة التحكم الآن عليك اتخاذ إجراء لتقليل التأثير وإعادة الأمور إلى الهدف المطلوب في أسرع وقت ممكن.

في كثير من الأحيان هذا يعني العودة إلى مرحلة التخطيط وتعديل الخطط. في بعض الأحيان قد يتطلب تغيير في المنظمة. وسيكون عليك إعادة توجيه الجميع نحو الأهداف الجديدة وإلهامهم. ثم ، بالطبع ، يمكنك التحكم في الخطة الجديدة وتعديلها إذا لزم الأمر. تستمر هذه الدورة حتى تكمل المهمة.

أدوات التحكم للمدراء

في خطوة التحكم ، تقوم بتعيين معايير للأداء والجودة ثم تقوم بمراقبتها للتأكد من استيفائها. هناك العديد من الأدوات المتاحة لك حيث توجد أشياء تحتاج إلى مراقبتها.