كيفية تقديم ملاحظات لموظفي الدفاع

التعليقات هي واحدة من أقوى الأدوات في مجموعة أدوات المدير لتعزيز أداء مكان العمل.

• تركز الملاحظات الإيجابية على تحديد السلوكيات التي تعزز الأداء العالي وتعزيزها.
• تتركز التعليقات البناءية - التي يشار إليها غالبًا بالردود السلبية - على تحديد وتشجيع التغيير في السلوكيات التي تنتقص من الأداء العالي.

تكون التغذية الراجعة الفعالة خاصة بالسلوك (سواء كان سلبي أو إيجابي) ويتم تسليمها في أقرب وقت ممكن إلى الحدوث.

في حين يقدّر المحترفون المحرضون ردود فعل إيجابية وبناءة على حد سواء ، فإن المديرين غالباً ما يكونون غير مرتاحين في تقديمها ، ولا سيما أي شيء يعتبر سلبي. في الاستطلاعات والدراسات البحثية ، يشعر المديرون الذين يكافحون من تقديم تعليقات بناءة بالقلق من أنهم لن يكونوا محبوبين أو يخشون خلق حادثة من خلال عرض النقد.

من خلال متابعة ومتابعة الاقتراحات الواردة في هذه المقالة ، يمكن للمدير أن يخفف من تقديم ردود فعل سلبية ويحول المحادثة إلى حدث بنّاء.

10 نصائح لمساعدتك في تقديم تعليقات سلبية:

1. احصل على العواطف تحت السيطرة. لا تريد أن تنتقد تصرفات شخص آخر عندما تكون غاضبًا أو مستاءً. إذا كانت الحرارة سريعة ، خذ الوقت لترك الأشياء تهدأ. في حين يتم تقديم التغذية الراجعة البناءة بشكل فعال على مقربة من الحادث المرصع قدر الإمكان ، إذا تم تسخين الموقف ، فإنه من الجيد تحديد موعد الاجتماع لليوم التالي.

1. لا تقدم أبدًا ردود فعل سلبية أمام أعضاء الفريق . ابحث عن مكان خاص. قم بإجراء الاجتماع في مكتبك أو جدولة قاعة مؤتمرات لمناقشة التعليقات.

2. ركز على السلوك المرصود ، وليس على الشخص. تذكر أن الغرض من التعليقات البناءة هو القضاء على السلوكيات التي تنتقص من الأداء العالي. إذا اعتبر الفرد أنه يتم التعرض لهجوم شخصي ، فسوف يتحول بسرعة إلى موقف دفاعي وسيفقد فرصة إجراء مناقشة ذات مغزى.

1. كن محددًا . ملاحظات فعالة محددة. الإقتراح ، "جون ، أنت بالتأكيد أثارت ذلك" ، قد يكون صحيحاً ، لكنه لا يخبر جون بما فعله خطأ. وينطبق نفس الشيء على إخبار ماري أنها تأخرت في العمل كثيرًا. بدلا من ذلك ، وصف السلوك محددة للغاية وتحديد الآثار التجارية للسلوك. على سبيل المثال: "مريم ، عندما تأخرت عن نوبتك ، تتطلب منا أن نحتجز شخصًا ما من نوبة العمل السابقة. وهذا يتطلب منا أن ندفع أجرًا إضافيًا ؛ فهو يزعج زميلك ، وقد يقلل من الجودة إذا لم يفهم العمل ، هل تفهم؟
2. كن في الوقت المناسب . إذا تلقيت من قبل قائمة طويلة من تعليقات التعليقات السلبية على مراجعة الأداء السنوية ، فإنك تفهم مدى عجز هذه المدخلات بعد مرور وقت طويل على هذه الحقيقة. يجب تقديم التعليقات من جميع الأنواع في أقرب وقت ممكن بعد الحدث.
3. ابقى هادئا . بغض النظر عن مدى إزعاجك ، فإنه لا يفقد مطلقًا السيطرة على عواطفك. كما هو مذكور أعلاه ، إذا كنت بحاجة إلى وقت لجمع عواطفك ، فقم بتأجيل المناقشة لبضع ساعات أو في اليوم. ذكّر نفسك بأن الهدف من التعليقات هو تعزيز التحسين واقتراب المناقشة مع هذا الموقف الإيجابي.
4. تأكد من ثقتك في الشخص . هذا يعزز الخطوة الثالثة ، لكن هنا تخبرهم بأنك ما زلت تثق بهم كشخص وفي قدراتهم ؛ هو فقط أدائهم الذي تريدهم أن يتغيروا. قل شيئًا مثل "أنت ممثل خدمة عملاء جيد ، لذلك فأنا متأكد من أنك ترى الحاجة إلى أن تكون أكثر صبرا مع العملاء".

1. التوقف عن التحدث ودعوة الطرف الآخر للمشاركة . بعد أن تخبر الشخص ما هي الإجراءات المحددة الأخيرة غير المناسبة ، ولماذا تتوقف عن الكلام. امنح الشخص الآخر فرصة للرد على بياناتك وطرح أسئلة توضيحية.
2. تحديد والاتفاق على خطة عمل مقبولة للطرفين. نتفق على ما هو الأداء المستقبلي المناسب للموظف. إذا كانت هناك أشياء محددة يحتاج الموظف للبدء بها أو يحتاج إلى التوقف عن فعلها ، فتأكد من تحديدها بوضوح. إذا كان هناك شيء تحتاج إلى القيام به ، ربما تدريب إضافي للموظف ، وافق على ذلك أيضًا.
3. تأسيس وقت للمتابعة. يعد تحديد تاريخ ووقت واضحين لمراجعة الإجراءات والتحسين جزءًا مهمًا من عملية التعليقات. أنه ينشئ المساءلة ويحسن من احتمال تحسين الأداء.

وتذكر أنه بعد تقديم التعليقات البناءة والموافقة على قرار ومتابعة الخطة ، تابع المهمة. لا تحتمل الإرادة السيئة تجاه الموظف لأنها ارتكبت خطأ. لا تحوم فوقهم خشية أن يرتكبوا خطأ آخر. راقب أداءهم كما تفعل جميع الموظفين ، ولكن لا تستحوذ على الهوس.