في مهمة التحكم ، تقوم بمراقبة العمل الذي يتم تنفيذه ، يمكنك مقارنة التقدم الفعلي بالخطة والتحقق من أن المنظمة تعمل كما صممتها.
إذا كان كل شيء يسير على ما يرام ، فلن تحتاج إلى القيام بأي شيء سوى المراقبة. ومع ذلك ، هذا نادرا ما يحدث. شخص يمرض ؛ التكرار لكل نوع من قاعدة البيانات يستغرق وقتا أطول من المتوقع ؛ منافس رئيسي يسقط أسعارها. حريق يدمر المبنى المجاور ويجب عليك إخلاء لعدة أيام ، أو بعض العوامل الأخرى تؤثر على خطتك. تملي خطوة التحكم الآن عليك اتخاذ إجراء لتقليل التأثير وإعادة الأمور إلى الهدف المطلوب في أسرع وقت ممكن.
وهذا يعني العودة إلى مرحلة التخطيط وتعديل الخطط. قد يتطلب ذلك تغييرًا في المنظمة وإعادة توجيه أعضاء الفريق نحو الأهداف الجديدة. ثم ، التحكم في الخطة الجديدة وتعديلها إذا لزم الأمر. تستمر هذه الدورة حتى تكمل المهمة.
بعض الجوانب الإضافية للمراقبة والتحكم
- نقاط النجاح لا تربح: لا فائدة من المراقبة إذا لم تتخذ إجراءً بناءً على المعلومات. لا تتبع فقط. تأكد من أنك تقوم بقياس الأمور الصحيحة ومن ثم اتخاذ الإجراء المناسب لإصلاح أي مشاكل تشير إليها القياسات.
- لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه : ما لم تقاس شيئًا ، فأنت لا تعرف ما إذا كان يتحسن أم أسوأ. لا يمكنك التحكم في التحسن إذا لم تكن تقيس ما هو أفضل وما هو أسوأ. تساعدك هذه المقالة في معرفة كيفية قياسها.
- لا تدع العملية تسير في طريق النتائج: بينما تتناول هذه المقالة على وجه التحديد مسألة overplanning ، فإنها تنطبق أيضًا على مهمة المراقبة. لا تركز كثيرًا على مهمة المراقبة التي لا تتحكم بها وقم بإجراء التغييرات الضرورية.
- تدريب الموظف: متى تخطّط : سيراقب المدير الجيد دائمًا ما يقوم به موظّفوه ، لكنّه لن يتدخل لتدريب موظّفيه إلا في ظروف محدّدة. إن معرفة متى يُسمح لموظف أن يرتكب خطأً يمكنه أن يتعلم منه ومتى تحتاج إلى التدخل وتدريبه هو إجراء موازنة. يجب عليك موازنة فرصهم للتعلم والنمو ضد الضرر الذي يمكن أن يفعلوه لأنفسهم وفريقهم والشركة.
- إعطاء ملاحظات سلبية : عندما يحتاج المدير إلى التدخل والتحكم في نشاط الفريق أو الفرد ، غالباً ما يكون من الضروري إعطاء ردود فعل سلبية. تأكد من القيام بذلك بشكل صحيح كما هو موضح هنا.
- راقب تقدم فريقك: بالنسبة للكثيرين ، فإن إدارة المشروع هي أول دور إداري لهم . في خطوات إدارة المشاريع الناجحة ، نرى أيضًا مهمة مراقبة الفريق.
- رئيسك يراقبك : على المديرين التزام تجاه شركتهم لمراقبة أنشطة موظفيهم لضمان الامتثال للقوانين والسياسات المعمول بها. أنت تراقب سلوكهم ، وتمسكهم بالزي الرسمي ، والطريقة التي يستقبلون بها الزبائن. كما أن الحاجة إلى مراقبة أنشطتها الإلكترونية بنفس القدر والأسباب واحدة. تأكد من إعلام الموظفين بأنهم يخضعون للمراقبة. دعهم يعرفون ما يتم رصده ولماذا. دعهم يعرفون ما هو مقبول وما هو غير مقبول.