أساسيات إدارة الميزانية للمديرين الجدد

سوبر ستوك / سوبر ستوك / جيتي

نشرت 8/1/2015

هناك احتمالات ، عندما يتم ترقية شخص ما إلى دوره الإداري الأول ، ستكون هذه هي المرة الأولى التي يدير فيها ميزانية الإدارة.

يتلقى معظم المديرين الجدد تدريباً رسمياً ضئيلاً أو معدوماً في كيفية تطوير توقعات الميزانية ، أو تتبع نفقاتهم ، أو كيفية إجراء تعديلات منتصف السنة. يتم تسليمها في الغالب جدول بيانات أو تقرير من مديريها ، أو من قسم الشؤون المالية ، ومن المتوقع أن تعرف كيفية القيام بذلك ، أو تتعلم من خلال التجربة والخطأ.

في حين أن "التجربة والخطأ" يمكن أن يكون وسيلة فعالة لتعلم مهارة جديدة ، سيكون من الأفضل إذا لم يضطر المدير الجديد إلى ارتكاب الكثير من الأخطاء المؤلمة.

في ما يلي بعض الدروس المستفادة من تجربتي التجريبية والخطأ ، والتي أعتقد أن معظم المديرين الجدد يمكنهم الاستفادة منها:

استثمر الوقت لتعلم مباشرة من البداية

ليس هناك وقت أفضل لطرح الأسئلة "الغبية" أكثر من كونك جديدًا على شيء ولم تفعله أبدًا. من الأفضل أن تسأل وقضاء وقتك في التعلم مقدمًا ، بدلاً من الانتظار حتى يقوم شخص ما بالإشارة إلى أخطائك . اطلب وقتًا من مديرك (أو سلفك إذا استطعت) لمراجعة الفلسفة الأساسية والأهداف الشاملة والتنسيق وكل عنصر سطر. إذا كان لدى مؤسستك شخص تمويل ، فاطلب من ذلك الشخص قضاء بعض الوقت معك أيضًا. سيكون معظمهم راضين وراغبين في مشاركة خبراتهم. بعد كل شيء ، إذا كان بإمكانهم تدريبك على كيفية القيام بالأشياء وفقًا لمواصفاتهم مقدمًا ، فستكون أقل صداعًا لهم في وقت لاحق.

خذ دورة "التمويل والميزانية للمدراء غير الماليين"

تحقق مع كليات إدارة الأعمال بالجامعة المحلية ، تحت عنوان "التعليم التنفيذي". تقدم معظم كليات الأعمال دورات دراسية غير معتمدة لمدة يوم إلى ثلاثة أيام. أثناء أو بعد الدورة ، خذ الوقت الكافي لمراجعة التقرير السنوي لشركتك ، وفهم النسب والتقارير المالية المختلفة.

إدارة الميزانية الخاصة بك وزارة مثل انها الأعمال التجارية الخاصة بك

عندما نعمل في المؤسسات الكبيرة ، ننتهي من معالجة أموال "الشركة" مثلما تنمو على الأشجار. لم يحدث ذلك ، ومن وظيفتك الآن كمدير أن تأخذ الملكية الشخصية لموارد وزارتك.

كن لاعب فريق

إن أمكن ، راجع ميزانية مديرك. على الرغم من أهمية الحصول على ملكية ميزانيتك ، فإن وحدتك جزء من كيان أكبر. اطلب من مديرك أن يعرض لك المواضع التي تناسب ميزانيتك ويدعم الصورة الكبيرة ، بالإضافة إلى الاعتمادات المتبادلة مع نظرائك. قد تكون هناك أوقات يحتاج فيها قسم آخر إلى أموال للأهداف التي تمثل أولوية أعلى من أهدافك. لا تنتظر أن يُطلب منك ذلك أو إذا أخذته بعيداً - كن استباقياً واعرضه لمساعدة مديرك النظير. سوف ينظر إليك على أنها استراتيجية وتعاونية .

لا تلعب ألعاب غبية

فقط لأن "الجميع يفعل ذلك ،" لا يعني أنه ليس غبيا وسيئا للشركة. مثال على لعبة الميزنة الغبية النموذجية التي يلعبها المدراء هو "استخدامه أو فقده إنفاقه". عندما تقترب من نهاية العام ، وميزانيةك تعمل وفق توقعاتك. في السنوات السابقة ، عندما كنت أقل من ذلك ، تم تعيين ميزانية العام المقبل على أساس ذلك العام الفعلي.

لذا ، حتى لا يتم خفض ميزانيتك مرة أخرى ، يمكنك الذهاب في جولة تسوق - شراء أشياء لا تحتاجها أو تخزينها في حال احتجت إليها.

تتبع النفقات الخاصة بك شهريا وتصنع تصحيحات استباقية

لا تفترض أن "شخصًا ما" سيخبرك عندما تتجاوز الميزانية. في الواقع ، قد تضطر إلى طلب تقارير شهرية أو تتبع نفسك. لا تنتظر حتى نهاية العام ، عندما تكون مفاجأة (بالنسبة لك ورئيسك). بحلول ذلك الوقت ، فوات الأوان للتحقيق وإجراء التصويبات. كن مسؤولاً ، وقاس نفسك ، وقم بالإبلاغ عن مديرك بشكل استباقي.

كن شفافًا وشارك فريقك

شارك ميزانيتك مع فريقك ، وربما حتى شاركهم في إعداد التوقعات. إن إشراك فريقك ومساعدتهم في فهم عملية وضع الميزانية يخلق إحساسًا بالملكية المشتركة ويشجع موظفيك على إيجاد طرق مبتكرة لإدارة النفقات.

كن استراتيجي

لا تأخذ فقط الواقع العام الماضي وإضافة عشرة في المئة لتوقعات العام المقبل. ابدأ بتطوير استراتيجية وأهداف ، ثم حدد الموارد المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. إذا كنت تحتاج إلى أكثر من العام الماضي ، فيمكنك إعداد حالة نشاط تجاري لتبرير طلبك للحصول على تمويل إضافي.

لا تفرط في ذلك

في حين أن إدارة الميزانية تعد من الأدوار المهمة للمدير ، فلا تغفل أبداً الأصول الأكثر أهمية: شعبك! تأكد من أنك تنفق ما لا يقل عن خمسة أضعاف الوقت الذي يستغرقه فريقك في تكوين الأرقام.