أفضل الطرق لبدء رسالة
عند تحديد التحية التي يجب استخدامها ، يجب أن تفكر في معرفة ما إذا كنت تعرف هذا الشخص أم لا. إذا كنت تكتب إلى شخص ما له صفة مهنية تعرفها شخصياً لسنوات عديدة ، فمن المناسب استخدام اسمه الأول فقط.
خلاف ذلك ، من الأفضل استخدام السيد ، أو السيدة ، أو الدكتور كتحية رسالة تجارية مناسبة . إذا كان لديك أي شكوك حول التحية التي يجب عليك استخدامها ، عليك أن تخطئ على جانب الحذر واستخدم نمط العنوان الأكثر رسمية.
حاول ألا يميل إلى بدء رسالتك المهنية مع التحية غير الرسمية مثل "مرحبا" ، "تحية طيبة" ، "مرحبا هناك" ، أو "صباح الخير" إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي يمكن الاتصال به.
في حين أن تلك الأساليب غير الرسمية للترحيب تكون جيدة لرسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية للأصدقاء أو حتى لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي قد ترسلها إلى مجموعات من الأشخاص ، في رسالة مهنية ستحتاج إلى استخدام تحية شخصية ، واحدة مع إما أول و / أو الاسم الأخير ("عزيزي السيد دوي") أو المسمى الوظيفي ("عزيزي مدير التوظيف").
أمثلة على تحيات رسالة احترافية
- عزيزتي Firstname Lastname؛ على سبيل المثال ، عزيزي جون دو
- عزيزي السيد / ام اس. الكنية؛ على سبيل المثال ، عزيزي السيد دوي أو عزيزي السيدة الفلاني
- عزيزي السيد / ام اس. الاسم الاول الاسم الاخير؛ على سبيل المثال ، عزيزي السيد جون دو أو عزيزي السيدة جين دو
- عزيزي مدير التوظيف
- سيدي العزيز او سيدتي
- إلي من يهمه الامر
- عزيزي مدير الموارد البشرية
- عزيزي اسم الشركة المجند ؛ على سبيل المثال ، عزيزي شركة ABC Recruiter
كيف تجد شخص الاتصال
إذا كان ذلك ممكنًا ، فاستخدم اسم جهة اتصال عند الكتابة. هذا يجعل رسالتك أكثر شخصية ، ويخلق علاقة فورية مع القارئ.
إذا لم يكن لديك اسم جهة اتصال ، فيمكنك إجراء بعض الأبحاث لمحاولة معرفة الشخص المناسب لمعالجة خطابك .
في بعض الأحيان يكون الاسم موجودًا على موقع الشركة الإلكتروني ، أو قد تتمكن من العثور على الشخص المناسب على LinkedIn. ربما يعرف أحد زملائك أو معارفك من هو الشخص المناسب. يمكنك أيضًا الاتصال بمكتب الشخص المجهول الذي تكتبه واطلب من موظف الاستقبال ذكر اسمه عن طريق توضيح سبب الاتصال ( مثال: "أتقدم بطلب للحصول على وظيفة مع الشركة. هل يمكن أن تخبرني باسم التوظيف الخاص بك مدير حتى أعرف لمن يخاطب خطاب التغطية الخاص بي ؟ "). لا يتطلب الأمر الكثير من الوقت لجعل محاولة العثور على اسم ، والمشاعر التي تحملها تستحق العناء.
في بعض الأحيان ، على الرغم من بذل قصارى جهدك ، لا يمكنك العثور على اسم لتوجيه خطابك إليه. في هذه الحالة ، لديك مجموعة متنوعة من الخيارات ، جميعها احترافية ومناسبة. لمزيد من المعلومات لديك حول مكان إرسال الرسالة ، كان ذلك أفضل (على سبيل المثال ، إلى إدارة الموارد البشرية للشركة ، أو إلى مدير الإدارة المتعلقة بالتحقيق الخاص بك). بهذه الطريقة ، يمكنك اختيار أكثر استهدافًا عند اختيار التحية.
عندما يكون لديك اسم ولكنك غير متأكد من جنس الشخص الذي تكتب إليه ، من المقبول أن تخرج من الشرف ، واستخدم الاسم الأول والأخير فقط.
نصائح لكتابة وإرسال رسالة
بعد التحية ، ستبدأ فقرتك الأولى ، وهي عادة مقدمة تسمح للقارئ بمعرفة من أنت وما تكتب عنه. إذا كان لديك أحد معارفك الذين أحالوك إلى القارئ ، فيجب أن تذكرهم في هذا الوقت .
يتكون نص رسالتك عادة من فقرة أو نصين. هنا يمكنك شرح موضوع رسالتك وتقديم التفاصيل الداعمة لهذا الموضوع. ستحتاج إلى إبقائها موجزة وذات صلة بالشخص والموضوع. كن دقيقاً لكن لا تكرر نفسك أو تواصل وتفاصيل غير مهمة.
بعد ذلك ، ستحتاج إلى تلخيص رسالتك.
يجب أن يتضمن الملخص الخاص بك شكرًا للشخص على وقته واهتمامه. إذا كنت تخطط للمتابعة لاحقًا ، فيمكنك أيضًا تقديم تفاصيل متى وكيف ستتصل به.
قم بإنهاء خطابك المهني مع إغلاق ، مثل "مع خالص التقدير" أو "التحيات". إذا كنت تخطط لإرسال الرسالة عن طريق الخدمة البريدية ، فيجب أن يتبع توقيعك اسمك المكتوب. إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، فيجب أن يتبع اسمك المكتوب معلومات الاتصال الخاصة بك ، والتي يمكنك كتابتها يدويًا أو القيام بها تلقائيًا نيابةً عنك. فيما يلي كيفية إعداد توقيع البريد الإلكتروني التلقائي .
مقالات ذات صلة: لمن يهمه الأمر رسالة التحية التجارية خطاب رسالة تهنئة أمثلة