يمكن أن تشمل النفقات الإقامة والسداد الشخصي للسيارة بالأميال ورحلات الطيران والنقل البري ونصائح للمسافرين والوجبات والنصائح إلى النوادل وخدمة الغرف وغيرها من النفقات العرضية التي قد يتعرض لها الموظف أثناء وجوده على الطريق.
يتم العثور على النفقات التي تسددها إحدى المؤسسات في سياسة سفر أعمال الشركة. تعرف على سياسة شركتك لأن التكاليف المتنوعة مثل التنظيف الجاف والعضوية في صالة الألعاب الرياضية يمكن تغطيتها في رحلات طويلة.
يُعد ترفيه العملاء في المؤتمرات ، ومكالمات البيع ، وزيارات الموقع بمثابة نفقات أخرى قابلة للاسترداد ، ولكن تعرف سياسات شركتك بحيث لا تتجاوز الحدود الموضوعة على تكاليف الترفيه.
عادة ، تدفع المنظمات نفقات سفر الموظفين بهذه الطرق الثلاث.
- يتم إصدار بطاقات ائتمان الشركة للموظفين الذين يجب عليهم السفر كثيرًا للعمل. قد يتحمل الموظفون معظم النفقات التي يتحملونها في رحلة عمل إلى بطاقة ائتمان الشركة. لاسترداد النفقات الطارئة مثل النصائح والوجبات السريعة ، سيحتاج الموظفون إلى ملء تقرير النفقات .
بطاقات الشحن مناسبة للموظفين لأنها لا تضطر إلى الحصول على المال لدفع تكاليف الأعمال قبل السداد. كن على دراية بسياسات شركتك ، على الرغم من ذلك ؛ قد تحتاج إلى تشغيل الإيصالات والمستندات الداعمة الأخرى.
- النقد: المنظمات التي ليس لديها بطاقات ائتمان شركة موظف تتطلب من الموظفين تعبئة تقرير استرداد النفقات لكل النفقات أثناء وجود الموظف على الطريق. أنها تتطلب عموما إيصالات وبعض مستوى التبرير لكل نفقة.
ونادراً ما تطلب المنظمة من الموظفين دفع ثمن سلع التذاكر الكبيرة مثل الأجرة الجوية والسعي لاحقاً للحصول على تعويض. طلب شراء شركة أو بطاقة ائتمان شركة تدفع مقابل نفقات كبيرة مقدمًا. ولكن غالباً ما يُطلب من الموظفين دفع مبالغ نقدية من أجل نفقات السفر اليومية التي يتم تسديدها لاحقاً.
- بدل البدل اليومي: بدل يومي هو بدل يومي بمبلغ معين من المال يعطى له الموظف لتغطية جميع النفقات. يكون الموظف مسؤولاً عن القيام بخيارات نفقات سفر سليمة ضمن حدود مقدار المال الذي يخصص له يومياً.
تدفع بعض الشركات مباشرة للنقل والإسكان ، ولكن تمنح الموظفين المسافرين بدل يومي مقابل جميع النفقات الأخرى بما في ذلك وجبات الطعام والنقل البري. من المعروف أن الموظفين تحت الإنفاق على المصروفات للحفاظ على النقد الإضافي من بدل المعيشة اليومي. الشركات عموما تسمح بذلك.
ننصح الموظفين الذين يسافرون بغرض العمل بالبقاء على اطلاع دائم على سياسات سفر الشركة والتكاليف التي تغطيها للسداد. المصاريف التي تقع خارج نطاق السياسات لا يتم تسديدها أو تغطيتها بشكل عام.
تتطلب معظم الشركات إيصالات ما عدا تلك التي تدفع بدل يومي. من المحتمل أيضًا أن يكون لدى شركتك نموذج يتوقعون أن يستخدمه الموظفون لتحويل نفقات السفر.
للبقاء على رأس النفقات القابلة للسداد ، غالباً ما يُمنح الموظفون مهلة زمنية يحتاجون فيها إلى تقديم تقرير المصروفات وإدخال الإيصالات القابلة للتطبيق. سيكون لدى الإدارة المالية إرشادات تساعدها في الحفاظ على وضعها الحالي.
إذا كانت لديك أسئلة حول ما يشكل نفقات السفر المناسبة في مؤسستك ، فتحقق من مديرك و HR.
أنت لا تريد إنفاق المال والحصول على مفاجأة في وقت لاحق.
أكثر من 10 نصائح لخفض تكلفة سفر الأعمال هل يجب على الموظفين مشاركة الغرف؟